3 módja annak, hogy írjon e -mailt értekezlet -meghívónak

Tartalomjegyzék:

3 módja annak, hogy írjon e -mailt értekezlet -meghívónak
3 módja annak, hogy írjon e -mailt értekezlet -meghívónak

Videó: 3 módja annak, hogy írjon e -mailt értekezlet -meghívónak

Videó: 3 módja annak, hogy írjon e -mailt értekezlet -meghívónak
Videó: Generate Studio Quality Realistic Photos By Kohya LoRA Stable Diffusion Training - Full Tutorial 2024, Március
Anonim

Figyelembe véve azt a tényt, hogy naponta több mint 300 milliárd e -mailt küldenek és fogadnak, nem meglepő, hogy az emberek „fáradtságot” tapasztaltak az e -mailekben. Ezért olyan fontos, hogy olyan hatékony e-maileket írjon, amelyek világosan és tömören átvilágítják az álláspontját-nem szeretné, ha az emberek nem olvasnák el teljesen az értekezlet-meghívó e-mailjeit, mert az túl hosszú vagy nem világos. Ne aggódjon-ez a wikiHow végigvezet mindenen, amit meg kell tennie, amikor e-mailt ír egy értekezlet-meghívóhoz, például arról, hogyan írhat erős témakört, mit kell mondania az e-mail törzsében, és hogyan használhatja a naptár app, hogy megkönnyítse a dolgokat.

Lépések

Módszer 1 /3: Erős tárgysor írása

E -mail írása értekezlet -meghívóhoz 1. lépés
E -mail írása értekezlet -meghívóhoz 1. lépés

1. lépés. Írjon egy rövid, releváns témát a találkozó dátumával és témájával

Ezeknek a részleteknek a beillesztése azt jelenti, hogy az emberek az e -mail megnyitása nélkül is tudni fogják, hogy mikor és mit kell megbeszélni. Írhatja például: „Találkozás 12/8: Új jelentési irányelvek”.

Figyelem:

Ha elhagyja a találkozó témáját, az emberek valószínűleg válaszolni fognak, és megkérdezik, hogy releváns -e az osztályuk számára, vagy kötelező -e a részvételük, ezért feltétlenül tüntesse fel a témát!

Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 2. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 2. lépés

2. lépés: Kérjen megerősítést a részvételről a tárgysorban

Ha tudnia kell, hogy ki jön a találkozóra, kérjen megerősítést a tárgysorban. Így tudják, hogy mielőbb az e -mail megnyitása előtt a lehető leghamarabb válaszolniuk kell. Írhatja: „Péntek 10/6 péntek HR értekezlet, kérjük, mielőbb erősítse meg.”

Azt is írhatja: „Kérem, válaszoljon: HR értekezlet 10/6.”

Írjon e -mailt értekezlet -meghívónak 3. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívónak 3. lépés

3. Tájékoztassa őket, ha sürgősségi értekezletről van szó a tárgysorban

Ha sürgető vagy időérzékeny kérdés, amely azonnal megbeszélést indokol, adjon hozzá sürgősséget a témához. Például írhat valamit a következőképpen: „Sürgősségi ülés hétfő 2/31: Kiberbiztonság”.

Fontos megjegyezni a találkozó tárgyát is, hogy képet kapjunk arról, mire számíthatnak

Írjon e -mailt értekezlet -meghívónak 4. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívónak 4. lépés

4. lépés. Mondja el, hogy a részvétel kötelező vagy javasolt

Ha nagy cégnél dolgozik, előfordulhat, hogy egyes emberek jelenléte nem szükséges minden találkozónál. Adja meg a témakörben az illetékes osztályt, vagy tájékoztassa a címzetteket, ha részt kell venniük. Írhatja például: „Kötelező marketing értekezlet 10/6.”

Ha a megbeszélés nem kötelező, akkor ezt írhatja: „Javasolt találkozó 10/6 a hatékony kutatási taktikáról.”

Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 5. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 5. lépés

5. lépés. A félreértések elkerülése érdekében használjon teljes szavakat a tárgysorban

A rövidítések hatékonynak tűnhetnek, de nem annyira specifikusak, mint a teljes szavak, és zavart okozhatnak. Például az „SAP” jelenthet „rendszereket és feldolgozást” vagy „mintavételi és elemzési tervet” attól függően, hogy ki ismeri és nem ismeri a nyelvet.

Rendben van azonban olyan általános rövidítések használata, mint az „RSVP”, a „HR” és a „Wed”

2. módszer a 3 -ból: Az e -mail törzsének kialakítása

Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 6. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 6. lépés

1. lépés Írjon egy rövid, barátságos bevezetőt és egy rövid megjegyzést

A bemutatkozás szükséges, ha nagy cégnél dolgozik, vagy ha még nem ismer mindenkit. Azt is fontos megemlíteni ebben a rövid bevezetőben, ha bármilyen dokumentumot vagy kelléket ki kell tölteni és/vagy be kell vinni az ülésre.

Tegye bemutatkozását személyessé vagy relevánsvá a munkához. Például: „Helló csapat, nagyon várom a jövő heti új programbemutatót!”

Tipp:

Emlékeztesse a címzetteket, ha bármilyen feladatot el kell végezniük, vagy bármit magukkal kell vinniük az értekezletre. Például: „Emlékeztetőül hozzon 4 nyomtatott példányt a szállítói névjegyzékből.”

Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 7. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 7. lépés

Lépés 2. Sorolja fel a találkozó dátumát és idejét a saját sorában, hogy kiemelkedjen

Ez alapvető információ ahhoz, hogy az emberek részt vehessenek az értekezleten, ezért szeretné, ha világos lenne és kiemelkedne a szöveg többi részéből. Behúz 2 sor fölé és alá, és/vagy tegye félkövér betűvel.

  • Példa: „Október 6., 10:30 - 11:45”
  • Ha az értekezlet online, akkor sorolja fel az időzónát, hogy a különböző időzónákban tartózkodók ne maradjanak le a rossz kommunikáció miatt. Írhatja például: „Október 6., 10.30–11.45 (PST)”
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 8. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 8. lépés

Lépés 3. Sorolja fel a helyet a dátum és idő után

Tedd kiemelkedővé a helyet, mint a dátumot és az időt-különösen akkor, ha új helyen találkozol, ha nehéz megtalálni, vagy ha tudod, hogy a címzettek egy része nem ismeri a helyet. Virtuális értekezletekhez (akár élő fórumon, akár videocsevegésen keresztül) adja meg a fórumra vagy a videohívásra mutató linket a könnyű hozzáférés érdekében.

Amikor utasításokat ad, legyen a lehető legrészletesebb. Példaként: „Kérjük, jöjjön a Timaren épület 592 -es konferenciatermébe (Nix utca 209.). Az 592 -es szoba az épület 2. szintjében található, így fel kell szállnia a lifttel a földszinten, 12 -kor kell kilépnie, és fel kell mennie az épület déli oldalán (balra) lévő lifttel. az 59. emeletre.”

Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 9. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 9. lépés

4. lépés: Ossza meg a találkozó célját

Tájékoztassa a címzetteket, hogy mit fog elérni a találkozó. A találkozó rövid napirendjének felajánlása segíti őket abban, hogy felismerjék, mely feladatokat kell előzetesen elvégezni. Egyszerűen megfogalmazhatja a témát (például „Kiberbiztonsági frissítés”), vagy megadhat egy idővonalat:

  • 10:30 - 10:45 A projekt állapotfrissítéseinek megosztása
  • 10:45 - 11:10 Hasonlítsa össze és válasszon életképes ajánlatokat
  • 11:10 - 11:30 Ötletbörze és célok az induláshoz
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 10. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 10. lépés

5. lépés: Olvassa el az e -mailben a nyelvtani és ténybeli hibákat

A lektorálás legfontosabb dolgai az értekezlet dátuma, ideje és helye, ezért győződjön meg róla, hogy helyesen van megadva! Korrigálhatja a bemutatkozást, a napirendet vagy egyéb megjegyzéseket is, amelyeket esetleg tartalmazott, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden alapot lefedett.

Mielőtt elküldené, olvassa el hangosan e -mailjét, hogy az írás világos és tömör legyen

3. módszer a 3 -ból: Az Outlook vagy az integrált naptáralkalmazás használata

Írjon e -mailt értekezlet -meghívónak 11. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívónak 11. lépés

1. lépés: Kattintson az „Új találkozó” lehetőségre az Outlook kezdőlapján

Ha a vállalata kommunikációs adatbázist használ integrált naptárral, például az Outlook -szal, használja azt az értekezlet beállításához. Általában ez az előnyben részesített kapcsolat azoknak az embereknek, akikkel dolgozik.

Ha a cége nem használja az Outlookot vagy hasonlót, akkor a munkához kapcsolódó e-mail címével küldheti el a meghívót

Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 12. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 12. lépés

2. lépés. Válassza ki az időt és a dátumot az „Ütemezéssegéd” ablakban

Új értekezlet létrehozása után megjelenik a naptár ablak. Kattintson az „Ütemezési asszisztens” elemre, és jelölje ki a találkozó elérhető időpontját és dátumát.

Győződjön meg arról, hogy ez az idő, amikor Ön és a tervezett résztvevők rendelkezésre állnak. Vállalata alkalmazásától függően előfordulhat, hogy módosítania kell a megtekintési beállításokat, hogy mindenki megjelenítse az ütemtervet (a sajátján kívül)

Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 13. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 13. lépés

3. lépés. Vegye fel a résztvevőket a nevük beírásával vagy a címjegyzék használatával

Kattintson a szövegsávra a nevek manuális beviteléhez, vagy lapozzon a címjegyzékben, és válassza ki a neveket a listából. Használja az „Ütemezéssegéd” funkciót mások elérhetőségének ellenőrzéséhez.

Ha az emberek nem érhetők el, a nevük kiemelve jelenik meg. Az asszisztens még az Ön és a résztvevők ütemtervének megfelelő ajánlott időréseket is megjeleníti

Írjon e -mailt értekezlet -meghívónak 14. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívónak 14. lépés

4. lépés Állítsa be a találkozó kezdési és befejezési idejét

Győződjön meg arról, hogy az értekezlet dátuma megegyezik a korábban kiválasztott dátummal, és kattintson a naptár gombra a szükséges módosítások elvégzéséhez. Ezután válassza ki a megfelelő kezdési és befejezési időt az időlistától jobbra található legördülő nyilakkal.

A záróidők hozzáadása a leginkább tiszteletben tartja az emberek idejét, hogy tudják, mire számíthatnak, és megtervezhessék ingázásukat vagy munkájukat a találkozó körül

Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 15. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívóhoz 15. lépés

Lépés 5. Kattintson a „Találkozó” fül alatt a „Találkozó” gombra a képernyő tetején

Erre a gombra kattintva visszatér az általános találkozó képernyőre, és látnia kell a bejegyzés ütemezését. Innen hozzáadhat témát, helyet és jegyzeteket.

Ha nem látja a bejegyzés ütemezését a találkozó képernyőn, menjen vissza, és ismételje meg a folyamatot, amíg meg nem jelenik

Írjon e -mailt értekezlet -meghívónak 16. lépés
Írjon e -mailt értekezlet -meghívónak 16. lépés

6. lépés: A téma, a hely és a jegyzetek megadásakor legyen konkrét

Tájékoztassa a címzetteket, hogy miről is szól a találkozó néhány rövid szóval (pl. „Közelgő terméktesztelés”). Legyen konkrét a helyszínnel kapcsolatban, és adja meg az útvonaltervet, ha ez nem egy tipikus találkozóhely, vagy ha nehéz elérni. Adjon hozzá minden további megjegyzést (például minden előkészítő munkát), amely releváns az értekezlethez.

  • Add meg a hely címét, még akkor is, ha úgy gondolod, hogy már tudják.
  • Ha elkészült, kattintson a „Küldés” gombra.

Tipp:

Kerülje a túl széles témákat, például az „ötletelést”, mert ez nem sokat mond az embereknek a találkozó céljáról. Ehelyett azt mondhatná: „ötletbörze a szállítóknak új termékért”.

Tippek

  • Az e -mail vagy a meghívó lektorálásakor tartsa röviden és lényegre törően.
  • Használjon barátságos, professzionális írásmódot.
  • Ellenőrizze kétszer a címzettek listáját, és győződjön meg arról, hogy mindenkit meg kell hívni, akinek ott kell lennie.
  • Írja be a címeket a „bcc” sorba, ha azt szeretné, hogy az összes cím rejtve maradjon a címzettek előtt.

Figyelmeztetések

  • Ne küldje el a meghívót vagy e -mailt dátum, idő és hely nélkül. Valószínűleg frusztrálja a meghívottakat, és rengeteg választ fog kapni, amelyek ezt az információt kérik.
  • Ne írjon nagy betűvel, mert kiabálásként fogják értelmezni, és rendkívül szakszerűtlen.

Ajánlott: