Az archiválás az információ tárolása vagy megőrzése. A szervezetek minden nap átalakítják a papír alapú dokumentumokat digitálisra, hogy meghosszabbítsák a dokumentumok élettartamát. Ez, a számítógépek által ma generált hatalmas adatmennyiséggel együtt, azt jelenti, hogy a dokumentumok archiválásának csak egyre nagyobb jelentősége lesz. Ha tudja, hogyan kell archiválni a dokumentumokat, felszabadíthat helyet, hogy számítógépe hatékonyabban tudja kezelni az aktuális dokumentumokat.
Lépések
1. lépés. Archiválja a dokumentumokat zip fájlban
Különösen hasznos a fontos, de ritkán szükséges fájloknál, a zip fájlok csökkentik a dokumentumok merevlemezén elfoglalt helyét.
- Egyszerűen jelölje ki azokat a fájlokat, amelyeket zip formátumba szeretne konvertálni.
- Kattintson a jobb egérgombbal az egérrel, majd válassza a "Küldés" lehetőséget.
- A fájlokat egy "Tömörített (zip) mappába" szeretné küldeni.
- A zip mappára duplán kattintva ellenőrizze, hogy a fájlok valóban ott vannak-e. Ha igen, törölheti az eredeti fájlokat.
2. lépés. Migrálja a dokumentumokat egy külön tárolóeszközre
A digitális archiválás népszerű választási lehetőségei a külső szalagos meghajtók, a külső merevlemez -meghajtók vagy a meghajtók.
Lépés 3. Ha van CD- vagy DVD -felvevője, készítsen biztonsági másolatot a dokumentumokról CD -re vagy DVD -re
A biztonsági mentések egy másik módja az archiválásnak, bár valószínűleg ismeri ezt a módszert más néven - lemez írása. Például a Windows Live fájlrendszert és Mastered formátumot használ (más eszközökön való kompatibilitás szempontjából jobb) a fájlok CD -re vagy DVD -re másolására.
- Helyezzen be írható CD -t vagy DVD -t a számítógép CD- vagy DVD -felvevőjébe az Élő fájlrendszerhez.
- Amikor megjelenik a párbeszédpanel, kattintson a "Fájlok írása adatlemezre" gombra.
- Nevezze el a lemezt, majd kattintson a "Tovább" gombra.
- Várja meg, amíg egy üres mappa megjelenik a lemezen. Ez azt jelenti, hogy a lemez formázva van, és készen áll a fájlok másolására.
- Nyissa meg az archiválni kívánt dokumentumokat tartalmazó mappát, és húzza a fájlokat az üres lemezmappába.
- A Mastered formátumhoz írható CD -t vagy DVD -t helyezzen be a számítógép CD- vagy DVD -felvevőjébe.
- Amikor megjelenik a párbeszédpanel, kattintson a "Fájlok írása adatlemezre" gombra.
- Nevezze el a lemezt, és kattintson a "Formázási beállítások megjelenítése" gombra.
- Válassza a "Mester" lehetőséget, majd kattintson a "Tovább" gombra.
- Várja meg, amíg egy üres mappa megjelenik a lemezen. Ez azt jelenti, hogy a lemez formázva van, és készen áll a fájlok másolására.
- Nyissa meg az archiválni kívánt dokumentumokat tartalmazó mappát, és húzza ezeket a fájlokat az üres lemezmappába.
4. lépés: Dokumentumok küldése a külső tárolóba
- Amellett, hogy az archivált fájlok tárhelyeként működnek, a biztonságos külső tárolóhelyek megvédik az adatokat a katasztrófáktól, például a tűztől és a merevlemez meghibásodásaitól.
- Mivel sok ilyen cég kínálja ezt a szolgáltatást, közvetlenül fel kell vennie a kapcsolatot egy céggel, hogy megtudja, hogyan működnek, és milyen garanciákat tartalmaz a dokumentumok archiválása a helyszínen.
5. lépés. Szoftvert használjon a digitális archiváláshoz
- A dokumentum kinézetének megőrzésének egyik legismertebb módja a PDF fájl létrehozása. Az Adobe által kínált szoftver - amely Adobe Acrobat néven ismert - megkönnyíti a dokumentumok PDF formátumba konvertálását különböző szoftverprogramokból. Számos ingyenes program is létrehozza ezeket a fájlokat.
- Az a tény, hogy a specifikációk nyilvánosak, azt jelenti, hogy az Adobe szoftver jövőbeli verziói képesek lesznek olvasni a dokumentumok korábbi verzióit.
- Ezenkívül a PDF -olvasók ingyenesen letölthetők az Adobe webhelyéről.
6. lépés. Legyen naprakész a dokumentumok archiválásának technológiájával
A technológia gyors kibontakozásával a ma aktuális lehet holnap elavult. Ez problémát okozhat az archivált fájlok új rendszerbe történő áttelepítésekor.
Tippek
- Katalogizálja az archivált fájlokat, hogy Ön vagy más személyek idővel megtalálják a szükséges fájlokat. Ez lehet olyan egyszerű, mint a fájlok vagy mappák elnevezése a tartalom nevével és a fájlok dátumával. Például, ha archiválja az üzleti nyilvántartásokat, akkor egy mappát „Üzleti fájlok 1997. I. negyedév” -nek nevezhet el. Nagyobb rendszerekben az archívumok nagy valószínűséggel metaadatokat használnak katalógus célokra.
- A fájlok archiválásának másik oka az, hogy néha törvényi előírások teszik szükségessé az információk mentését.
Figyelmeztetések
- A multimédiás adatok gyakran specifikus hardverhez vagy szoftverhez kapcsolódnak, és előfordulhat, hogy nem hozzáférhetők a saját rendszereken kívül.
- Az egyik veszély a fájlok sérülésének veszélye. Győződjön meg róla, hogy jól tesztelt rendszert használ az adatok biztonsági mentéséhez.
- A dokumentumok archiválására szolgáló rendszer hiánya a fájlok akaratlan elvesztéséhez vezethet, különösen, ha véletlenül törölték őket.
