A Microsoft Access egy adatbázis -létrehozó program, amely bárki számára lehetővé teszi az adatbázis egyszerű karbantartását és szerkesztését. A kis projektektől a nagyvállalatokig bármire alkalmas, és nagyon látványos program. Ez kiválóan alkalmas adatbevitel elvégzésére, mivel nem kell táblázatokkal és táblázatokkal dolgoznia.
Lépések
1. rész a 6 -ból: Új adatbázis létrehozása
1. lépés: Kattintson a Fájl fülre, és válassza az „Új” lehetőséget
Az adatbázis az, amely az összes adatot különböző formákban tartalmazza. Választhat, hogy létrehoz egy üres adatbázist, egy üres webes adatbázist, vagy választhat a különböző sablonok közül.
- Az üres adatbázis egy szabványos Access adatbázis, és jó a helyi használatra. Egy üres adatbázis létrehozása egy táblát is létrehoz.
- A webes adatbázisokat úgy tervezték, hogy kompatibilisek legyenek az Access webes közzétételi eszközeivel. Egy üres adatbázis létrehozása egy táblát is létrehoz.
- A sablonok előre elkészített adatbázisok, amelyeket széles körű felhasználásra terveztek. Válasszon sablont, ha nem szeretne sok időt tölteni az adatbázis szerkezetének összeállításával.
2. lépés Nevezze el adatbázisát
Miután kiválasztotta az adatbázis típusát, adjon neki egy nevet, amely tükrözi, hogy mire való. Ez különösen akkor lesz hasznos, ha több különböző adatbázissal fog dolgozni. Írja be az adatbázis fájlnevét a "Fájlnév" mezőbe. Az új adatbázis fájl létrehozásához válassza a "Létrehozás" lehetőséget.
2. rész a 6 -ból: Adatok hozzáadása az adatbázishoz
1. lépés. Határozza meg az adatok legjobb struktúráját
Ha üres adatbázist hoz létre, érdemes elgondolkodnia az adatok rendszerezésének legjobb módján, és hozzá kell adnia a megfelelő struktúrát. Az Accessben többféleképpen formázhatja és léphet kapcsolatba adataival:
- Táblázatok - Ez az adatok tárolásának fő módja az adatbázisban. A táblázatok összehasonlíthatók az Excel táblázatokkal: az adatok sorokba és oszlopokba vannak rendezve. Emiatt az adatok importálása Excelből és más táblázatkezelő programokból viszonylag egyszerű folyamat.
- Űrlapok - Az űrlapok az adatok hozzáadásának módja az adatbázishoz. Míg az adatokat közvetlenül az asztalokba viheti be az adatbázisba, az űrlapok használata gyorsabb és vizuálisabb adatbevitelt tesz lehetővé.
- Jelentések - Ezek összefoglalják és megjelenítik az adatbázisban lévő adatokat. A jelentések az adatok elemzésére szolgálnak, és válaszokat adnak bizonyos kérdésekre, például arra, hogy mennyi nyereséget értek el, vagy hol tartózkodnak az ügyfelek. Ezeket általában nyomtatásra tervezték.
- Lekérdezések - Így szerezheti be és szűrheti adatait. Lekérdezések segítségével megjeleníthet több táblázatból származó bejegyzéseket. Lekérdezéseket is használhat adatok létrehozásához és frissítéséhez.
2. lépés. Hozza létre az első táblázatot
Ha üres adatbázist indít, akkor automatikusan egy üres táblával kezdi. Kezdheti az adatok bevitelét ebbe a táblázatba, kézzel vagy más forrásból történő másolással és beillesztéssel.
- Minden adatnak saját oszlopot (mezőt) kell adnia, míg minden rekordnak külön sornak kell lennie. Például minden sor ügyfél, míg minden mező más információ az adott ügyfélről (keresztnév, vezetéknév, e -mail cím, telefonszám stb.).
- Átnevezheti az oszlopcímkéket, hogy könnyebben megmondhassa, melyik mező mi. Kattintson duplán az oszlop fejlécére a név megváltoztatásához.
3. lépés: Importálja az adatokat egy másik forrásból
Ha támogatott fájlból vagy helyről szeretne importálni, beállíthatja az Access szolgáltatást, hogy megragadja az információkat, és hozzáadja az adatbázisához. Ez akkor hasznos, ha letörli az adatokat egy webszerverről vagy más megosztott erőforrásról.
- Kattintson a Külső adatok fülre.
- Válassza ki az importálandó fájltípust. Az „Importálás és linkelés” szakaszban néhány lehetőséget talál az adattípusokra vonatkozóan. A Tovább gombra kattintva további lehetőségeket láthat. Az ODBC az Open Database Connectivity rövidítése, és olyan adatbázisokat is tartalmaz, mint az SQL.
- Keresse meg az adatok helyét. Ha a kiszolgálón van, meg kell adnia a szerver címét.
- A következő ablakban válassza a "Adja meg, hogyan és hol szeretné tárolni az adatokat az aktuális adatbázisban" lehetőséget. Válassza az "OK" lehetőséget. Kövesse az adatokat az adatok importálásához.
4. lépés. Adjon hozzá egy másik táblázatot
A különböző nyilvántartásokat különböző adatbázisokban kívánja tartani. Ez segít az adatbázisok zökkenőmentes működésében. Előfordulhat például, hogy van egy táblázat az ügyféladatokról, és egy másik táblázat a rendelési információkról. Ezután össze tudja kapcsolni az ügyfél adatait a rendelési információs táblával.
A Főoldal Létrehozás szakaszában kattintson a táblázat gombra. Egy új táblázat jelenik meg az adatbázisban. Az adatokat ugyanúgy adhatja meg, mint az első táblázathoz
3. rész a 6 -ból: Asztali kapcsolatok beállítása
1. lépés: A kulcsok működésének megértése
Minden táblázatnak lesz egy elsődleges kulcsa, amely minden bejegyzéshez egyedi. Alapértelmezés szerint az Access létrehoz egy azonosító oszlopot, amely minden bejegyzésnél növekszik. Ez van beállítva elsődleges kulcsként. A táblázatok idegen kulcsokkal is rendelkezhetnek. Ezek a mezők az adatbázis másik táblájához kapcsolódnak. A linkelt mezők ugyanazokat az adatokat tartalmazzák.
- Például a Rendelések táblázatban rendelkezhet Ügyfél -azonosító mezővel, amely nyomon követheti, hogy melyik ügyfél melyik terméket rendelte meg. Hozhat létre kapcsolatot az adott mezőhöz az Ügyfél tábla azonosító mezőjével.
- A kapcsolatok használatával az adatok következetesek, hatékonyak és olvashatók.
2. lépés Kattintson az Adatbázis -eszközök fülre
Kattintson a Kapcsolatok gombra a Kapcsolatok részben. Ez egy új ablakot nyit meg az adatbázis összes táblázatának áttekintésével. Minden mező megjelenik a táblája neve alatt.
A kapcsolat létrehozása előtt létre kell hoznia az idegen kulcs mezőjét. Például, ha az Ügyfél -azonosítót szeretné használni a Rendelések táblában, hozzon létre egy mezőt a Rendelések táblában Ügyfél, és hagyja üresen. Győződjön meg arról, hogy a formátum megegyezik a hivatkozott mezővel (ebben az esetben számokkal)
Lépés 3. Húzza el az idegen kulcsként használni kívánt mezőt
Dobja az idegen kulcshoz létrehozott mezőbe. A megjelenő ablakban kattintson a Létrehozás gombra a mezők kapcsolatának beállításához. A két táblázat között egy sor jelenik meg, amely összeköti a mezőket.
Jelölje be a „Referenciális integritás érvényesítése” jelölőnégyzetet a kapcsolat létrehozásakor. Ez azt jelenti, hogy ha az adatok módosulnak az egyik mezőben, akkor a másik mező automatikusan frissül. Ez segít megőrizni az adatok pontosságát
4. rész a 6 -ból: Lekérdezés
1. lépés: A lekérdezések szerepének megértése
A lekérdezések olyan műveletek, amelyek lehetővé teszik az adatbázisban lévő adatok gyors megtekintését, hozzáadását és szerkesztését. A lekérdezéstípusok széles választéka létezik, az egyszerű kereséstől a meglévő adatokon alapuló új táblák létrehozásáig. A lekérdezések nélkülözhetetlen eszközök a jelentések készítéséhez.
A lekérdezések két fő típusra oszlanak: Kiválasztás és Művelet. A kiválasztott lekérdezések adatokat szednek le a táblázatokból, és számításokat végezhetnek. A műveleti lekérdezések adhatnak hozzá, szerkeszthetnek és törölhetnek adatokat a táblázatokból
2. lépés: A Lekérdezés varázslóval hozzon létre egy alapvető Select lekérdezést
Ha alapvető kiválasztási lekérdezést szeretne létrehozni, a Lekérdezés varázsló segítségével végigvezetheti a lépéseken. A Lekérdezés varázsló a Létrehozás lapról érhető el. Ez lehetővé teszi, hogy egy táblázatból megtekinthesse az adott mezőket.
Kiválasztási lekérdezés létrehozása kritériumokkal
1. lépés: Nyissa meg a Lekérdezéstervező eszközt
A kritériumok segítségével szűkítheti a kiválasztási lekérdezést, és csak a szükséges információkat jelenítheti meg. A kezdéshez kattintson a Létrehozás fülre, és válassza a Lekérdezés megtervezése lehetőséget.
2. lépés. Válassza ki az asztalát
Megnyílik a Táblázat megjelenítése mező. Kattintson duplán a táblára, amelyen le szeretné futtatni a lekérdezést, majd kattintson a Bezárás gombra.
3. lépés. Adja hozzá a lekérni kívánt mezőket
Kattintson duplán a táblázat minden mezőjére, amelyet hozzá szeretne adni a lekérdezéshez. A mezők hozzáadódnak a Tervezési rácshoz.
4. lépés. Adja hozzá a feltételeit
Többféle feltételt is használhat, például szöveget vagy függvényeket. Ha például csak az 50 USD -nál magasabb árakat szeretné megjeleníteni az „Árak” mezőben, akkor írja be
=50
a kritériumokba. Ha csak az Egyesült Királyságból érkező ügyfeleket szeretné megjeleníteni, akkor gépeljen
Egyesült Királyság
a Feltételek mezőbe.
Lekérdezésenként több feltételt is használhat
5. lépés. Kattintson az Futtatás gombra az eredmények megtekintéséhez
A Futtatás gomb a Tervezés lapon található. A lekérdezés eredményei megjelennek az ablakban. A lekérdezés mentéséhez nyomja le a Ctrl + S billentyűkombinációt.
Kiválasztási lekérdezés létrehozása paraméterekkel
1. lépés: Nyissa meg a Lekérdezéstervező eszközt
Egy paraméter lekérdezés lehetővé teszi, hogy megadja, hogy mit szeretne lekérni minden lekérdezés futtatásakor. Ha például adatbázisa van különböző városokból érkező ügyfelekkel, akkor futtathat egy paraméter lekérdezést, és megkérdezheti, hogy melyik városhoz szeretné megjeleníteni az eredményeket.
2. lépés. Hozzon létre egy kiválasztási lekérdezést, és adja meg a táblázatot (táblázatokat)
A táblázat áttekintésében duplán kattintva adhat hozzá mezőket, amelyeket le kell tölteni a lekérdezésben.
Lépés 3. Adjon hozzá egy paramétert a Kritériumok szakaszhoz
A paramétereket „” jelöli a paraméter körül. A zárójelben lévő szöveg megjelenik a lekérdezés futtatásakor megjelenő üzenetben. Például a város megadásához kattintson a Város mező Criteria cellájára, és írja be
[Melyik város?]
A paramétereket a „?” Karakterrel fejezheti be vagy ":", de nem a "!" vagy „.”
4. lépés. Készítsen többparaméteres lekérdezést
Több paraméter használatával egyéni tartományt hozhat létre a lekérdezési eredményekhez. Például, ha a mező Dátum mező, akkor gépeléssel visszaadhat egy dátumtartományt
[Írja be a kezdő dátumot:] és [Írja be a befejezés dátumát:] között
. A lekérdezés futtatásakor két felszólítást kap.
Táblázat készítése lekérdezés létrehozása
Lépés 1. Kattintson a Létrehozás fülre, és válassza a Lekérdezés tervezése lehetőséget
A lekérdezések segítségével konkrét adatokat húzhat le a meglévő táblázatokból, és új táblázatot hozhat létre ezekből az adatokból. Ez különösen akkor hasznos, ha meg szeretné osztani az adatbázis bizonyos részeit, vagy speciális űrlapokat szeretne létrehozni az adatbázis részhalmazaihoz. Először létre kell hoznia egy normál kiválasztási lekérdezést.
2. lépés. Válassza ki azokat a táblázatokat, amelyekből adatokat szeretne lekérni
Kattintson duplán azokra a táblázatokra, amelyekből le szeretné húzni az adatait. Szükség esetén több asztalról is húzhat.
3. lépés Válassza ki azokat a mezőket, amelyekből adatokat szeretne lekérni
Kattintson duplán minden mezőre, amelyet hozzá szeretne adni a táblázat áttekintéséből. A rendszer hozzáadja a lekérdezési rácshoz.
4. lépés. Állítsa be a kritériumokat
Ha meghatározott adatokat szeretne megadni egy mezőből, használja a feltételek szakaszban a szűrőt. További részletekért lásd a fenti „Kiválasztási lekérdezés létrehozása kritériumokkal” című részt.
Lépés 5. Tesztelje lekérdezését, és győződjön meg arról, hogy a kívánt eredményt adja vissza
A táblázat létrehozása előtt futtassa a lekérdezést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az összes helyes adatot lekér. Addig módosítsa a feltételeket és a mezőket, amíg meg nem kapja a kívánt adatokat.
6. lépés. Mentse a lekérdezést
A Ctrl + S billentyűkombinációval mentse a lekérdezést későbbi használatra. Ez megjelenik a navigációs keretben a képernyő bal oldalán. Kattintson a lekérdezésre, és válassza ki újra, majd kattintson a Tervezés fülre.
Lépés 7. Kattintson a „Táblázat készítése” gombra a Lekérdezés típusa csoportban
Megjelenik egy ablak, amely az új táblázat nevét kéri. Írja be a táblázat nevét, majd kattintson az OK gombra.
Lépés 8. Kattintson a Futtatás gombra
Az új táblázat a létrehozott lekérdezéssel jön létre. A táblázat megjelenik a bal oldali navigációs keretben.
Hozzáfűzési lekérdezés létrehozása
1. lépés: Nyisson meg egy korábban létrehozott lekérdezést
Hozzáfűző lekérdezéssel adhat hozzá adatokat egy másik táblából már létező táblázathoz. Ez akkor hasznos, ha további adatokat kell hozzáadnia a táblázathoz, amelyet make table lekérdezéssel hozott létre.
2. lépés: Kattintson a Függelés gombra a Tervezés lapon
Ezzel megnyílik a Hozzáfűzés párbeszédpanel. Válassza ki a táblázatot, amelyet hozzá szeretne adni.
Lépés 3. Módosítsa a lekérdezés feltételeit, hogy megfeleljen a hozzáadni kívánt feltételeknek
Például, ha létrehozott egy táblázatot a „2010” kritériumokkal az Év mezőhöz, módosítsa azt a hozzáadni kívánt évre, például „2011”.
4. lépés Állítsa be, hogy hová kívánja az adatokat csatolni
Győződjön meg arról, hogy minden egyes oszlophoz a megfelelő mezőket állítja be. Például a fenti módosítások használatakor az adatokat hozzá kell fűzni a Hozzáfűzés sor Év mezőjéhez.
5. lépés. Futtassa a lekérdezést
Kattintson a Futtatás gombra a Fejlesztés lapon. A lekérdezés futtatásra kerül, és az adatok hozzáadódnak a táblázathoz. A táblázat megnyitásával ellenőrizheti, hogy az adatok helyesen lettek -e hozzáadva.
5. rész a 6 -ból: Űrlapok létrehozása és használata
1. lépés Válassza ki azt a táblázatot, amelyhez űrlapot szeretne létrehozni
Az űrlapok segítségével könnyen megtekintheti az egyes mezők adatait, valamint gyorsan válthat a rekordok között, vagy újakat hozhat létre. Az űrlapok elengedhetetlenek az adatok hosszú beviteléhez, mivel a legtöbb ember sokkal könnyebben dolgozik velük, mint a táblázatok.
Lépés 2. Kattintson a Létrehozás lapon található Űrlap gombra
Ez automatikusan létrehoz egy űrlapot a táblázatban található mezők alapján. Az Access nagyon jó munkát végez a megfelelő méretű mezők automatikus létrehozásában, de átméretezheti és mozgathatja a kívánt űrlap elemeit.
- Ha nem szeretné, hogy egy adott mező megjelenjen az űrlapon, kattintson rá a jobb egérgombbal, és válassza a Törlés lehetőséget.
- Ha a táblázatok kapcsolatokkal rendelkeznek, minden rekord alatt megjelenik egy adatlap, amely a csatlakoztatott adatokat mutatja. Így sokkal könnyebben szerkesztheti a csatlakoztatott adatokat. Például az adatbázis minden értékesítési képviselője rekordhoz csatolhat egy ügyfél -adatbázist.
3. lépés. Navigáljon az új űrlapon
Az alsó nyílgombok rekordról rekordra mozognak. A mezők a rekordadatok alapján kerülnek feltöltésre, amikor közöttük vált. A szélén lévő gombokkal léphet az első vagy az utolsó rekordra.
4. lépés: A táblázat használatához kattintson az adatlap gombra
Ez a bal felső sarokban található, és lehetővé teszi a táblázat értékeinek módosítását az űrlap használatával.
5. lépés. Módosítsa a meglévő rekordokat
Az egyes rekordok bármely mezőjében lévő szöveg szerkesztésével megváltoztathatja a táblázat adatait. A módosítások automatikusan tükröződnek a táblázatban, valamint a kapcsolódó táblázatokban.
6. lépés. Új rekordok hozzáadása
Kattintson a „Record Add” gombra a navigációs gombok közelében, hogy új rekordot hozzon létre a lista végén. Ezután a mezők segítségével adatokat vihet be a táblázat üres rekordjába. Ez sokkal egyszerűbb módja az új információk hozzáadásának, mint a táblázat nézetben.
7. lépés. Ha elkészült, mentse az űrlapot
A Ctrl + S billentyűkombinációval mentse el az űrlapot, hogy később könnyen elérhesse. Ez megjelenik a navigációs keretben a képernyő bal oldalán.
6. rész a 6 -ból: Jelentés készítése
1. lépés Válassza ki a táblázatot vagy a lekérdezést
A jelentések lehetővé teszik az adatok összegzéseinek gyors megjelenítését. Gyakran használják bevételi és szállítási jelentésekhez, és szinte bármilyen felhasználásra testre szabhatók. A jelentések adatokat hoznak létre az Ön által létrehozott táblázatokból vagy lekérdezésekből.
Lépés 2. Kattintson a Létrehozás fülre
Válassza ki a létrehozni kívánt jelentés típusát. A jelentés létrehozásának néhány különböző módja van. Az Access automatikusan létrehozhatja a jelentést az Ön számára, vagy létrehozhat egy egyéni jelentést.
- Jelentés-Ez automatikus jelentést hoz létre a forrás összes adatával. Semmi sem lesz csoportosítva, de kis adatbázisok esetében ez valószínűleg elegendő ahhoz, hogy megmutassa, mire van szüksége.
- Üres jelentés - Ezzel létrehoz egy üres jelentést, amelyet tetszés szerint kitölthet az adataival. Bármelyik rendelkezésre álló mező közül választhat egyéni jelentés létrehozásához.
- Jelentésvarázsló - A jelentésvarázsló végigvezeti Önt a jelentéskészítési folyamaton, lehetővé téve az adatok kiválasztását és csoportosítását, majd ennek megfelelő formázását.
3. lépés Állítson be egy forrást egy üres jelentéshez
Ha üres jelentés létrehozását választotta, ki kell választania annak forrását. Először kattintson az Elrendezés fülre, majd válassza a Tulajdonságlap lehetőséget. Alternatív megoldásként az alt="Kép" + Enter billentyűkombinációt is megnyomhatja.
Kattintson a lefelé mutató nyílra a Rekordforrás mező mellett. Megjelenik a rendelkezésre álló táblázatok és lekérdezések listája. Válasszon egyet, és hozzá lesz rendelve a jelentéshez
Lépés 4. Adjon hozzá mezőket a jelentéshez
Miután megvan a forrás, elkezdheti hozzáadni a mezőket a jelentéshez. Kattintson a Formátum fülre, majd a Meglévő mezők hozzáadása elemre. A Mezőlista megjelenik a jobb oldali keretben.
- Kattintson és húzza a hozzáadni kívánt mezőket a Tervezési keretbe. A jelentés megjelenik a jelentésben. Amint további mezőket ad hozzá, ezek automatikusan sorba kerülnek a meglévő mezőkkel.
- A mezők átméretezéséhez kattintson az élekre, és húzza az egeret.
- Törölje a mezőket a jelentésből, kattintson a címsorra, és nyomja meg a Törlés gombot.
5. lépés. Csoportok hozzáadása a jelentéshez
A csoportok lehetővé teszik az információk gyors elemzését a jelentésben, mivel lehetővé teszik a kapcsolódó információk rendszerezését. Például érdemes csoportosítani az értékesítéseket régió vagy értékesítő szerint. A csoportok lehetővé teszik ezt.
- Kattintson a Tervezés fülre, majd a Csoportosítás és rendezés gombra.
- Kattintson a jobb gombbal a mező bármely részére, amelyet hozzá szeretne adni egy csoporthoz. Válassza a Group On lehetőséget a menüből.
- Létrejön egy fejléc a csoport számára. A fejlécet bármire beállíthatja a csoport címkézésére.
6. Mentse el és ossza meg jelentését
A jelentés véglegesítése után mentheti, majd megoszthatja vagy kinyomtathatja, mint bármely dokumentumot. Ezzel megoszthatja a vállalati teljesítményt a befektetőkkel, elérhetőségeit az alkalmazottakkal és még sok mást.
