Erős e -mail tárgysorok írása (képekkel)

Tartalomjegyzék:

Erős e -mail tárgysorok írása (képekkel)
Erős e -mail tárgysorok írása (képekkel)

Videó: Erős e -mail tárgysorok írása (képekkel)

Videó: Erős e -mail tárgysorok írása (képekkel)
Videó: Katy Perry - Dark Horse ft. Juicy J 2024, Március
Anonim

Az e -mailek témái sokszor az olvasók segítségével döntenek arról, hogy megnyitják -e az e -mailjeiket. Ezeket a helyeket rövid, lényegre törő és részletgazdag nyelvvel kell kitölteni, hogy a címzett ne törölje az e-mailt anélkül, hogy elolvasta volna. Ha pontosan megadja, hogy az olvasó miért szeretné látni a mondanivalóját a tárgysor részleteivel, akkor gyorsabban és gyakrabban kell válaszolnia e -mailjeire.

Lépések

Rész 1 /3: Tárgysorok formázása

Erős e -mail tárgysorok írása 1. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 1. lépés

1. lépés. Ne hagyja üresen a tárgy sort

Ha úgy dönt, hogy nem tartalmaz tárgyat, nem használja ki a lehetőséget, hogy vonzza az olvasót. Ha üres tárgysor van, akkor lustának tűnik. A legfontosabb, hogy biztosan nem fogja úgy érezni az olvasó, hogy gyorsan meg kell nyitnia vagy válaszolnia kell az e -mailjeire.

Erős e -mail tárgysorok írása 2. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 2. lépés

2. lépés. Írja meg a tárgysorát, mielőtt e -mailt ír

A tárgysor utólagos gondolatnak tűnhet, ami nem olyan fontos, mint az e -mail tényleges tartalma. Mivel ez az első dolog, amit olvasója lát, azonban ugyanolyan kritikus - ha nem még inkább! - mint ami belül van. Annak érdekében, hogy elegendő időt és figyelmet szenteljen a tárgysornak, írjon, mielőtt bármit írna.

Erős e -mail tárgysorok írása 3. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 3. lépés

3. lépés A hanyagság elkerülése érdekében kövesse a szabványos nagybetűs szabályokat

Hacsak nem küld gyors üzenetet valakinek, akit jól ismer, akkor az e -maileket hivatalos kommunikációként kell kezelnie. A tárgysorokat nagybetűvel írja elő, ugyanúgy, mint a prezentációk címét.

Ne feledje néhány alapvető szabályt, amelyek segítenek a helyes nagybetűk használatában. Például mindig nagy kezdőbetűvel írja be a tárgysor első és utolsó szavát. A főneveket (Hegy, Bemutató, Épület), névmásokat (Ő, Ő, Ők), igéket (Menj, Változás), határozószavakat (Gyorsan, Lassan) és mellékneveket (Lassú, Kiváló) is nagybetűvel kell írni. Nem szabad nagybetűvel írni a cikkeket (a, an, the), elöljárókat (be, ki) vagy a koordináló kötőszavakat (és, de)

Erős e -mail tárgysorok írása 4. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 4. lépés

Lépés 4. Kerülje a tárgysorok teljes mondatokként való kezelését

Bár a tárgysoroknak nyelvtanilag helyesnek kell lenniük, tekintsük azokat címeknek, nem pedig mondatoknak, amelyekhez mindig írásjel szükséges. A tárgysorokat nem kell ponttal, kérdőjellel vagy felkiáltójellel lezárni.

  • Ne feledje, hogy egyes spamszűrők automatikusan leválasztják az írásjelezett tárgysorokkal ellátott e -maileket a levélszemétszűrőre.
  • Esetenként kérdőjel segítségével felkeltheti olvasója figyelmét. Ne használja túl ezt a stratégiát.
  • Csatlakoztasson több kifejezést a tárgysorokhoz kötőjelekkel. Például a tárgysor: „Ütemezett értekezlet kedden - a részvétel kötelező” két kötőjelhez kapcsolódó kifejezést tartalmaz.
Erős e -mail tárgysorok írása 5. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 5. lépés

5. Légy a tárgysorok körül 50 karakter

A tárgysornak a lehető legrövidebbnek kell lennie. Időnként előfordulhat, hogy bizonyos részleteket ki kell hagynia mások javára. A legfontosabb, hogy olvasója tudja, mit kell tennie, amikor elolvassa a tárgysorát.

Előfordulhat, hogy a tárgysorokat nem mindig lehet 50 karakter hosszúságban vagy alatt tartani. Néha vagy tíz karakterrel lépsz túl. Ha azonban az 50 karakteres szabály szerint kezd forgatni, akkor automatikusan elkezdi írni a rövidebb tárgysorokat

Erős e -mail tárgysorok írása 6. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 6. lépés

6. lépés A fontos szavakat tegye először az olvasó figyelmének felkeltésére

Ezek a szavak az e -mail céljától függően eltérőek lehetnek. Előfordulhat, hogy egyes e -mailekben a nevednek és a címednek kell elsőként szerepelnie, míg másokban az Ön vagy az olvasó által megkövetelt művelet lehet az első. Gondoljon arra, hogy mi fogja az olvasóját leginkább megnyitni az e -mailben, és helyezze a témához tartozó szavakat a tárgysor elejére.

Általában a tárgysorát egy szóval kell kezdenie, amely jelzi, miért lép kapcsolatba olvasójával. Ha például a közelmúltban megváltoztatta az irodai szabályzatot, írja ezt: „Megváltoztak a vállalati szabályok - ma kell felülvizsgálni”

Erős e -mail tárgysorok írása 7. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 7. lépés

7. lépés. Válasszon konkrét főneveket és igéket az e -mail céljának közléséhez

Ne tartalmazzon homályos vagy tisztázatlan főneveket és igéket a tárgysorba. Ehelyett olyan szavakat használjon, amelyek pontosan jelzik, hogy mit szeretne olvasójától. Ez lerövidíti a tárgysor hosszát, miközben továbbra is megadja a szükséges részleteket a tárgysorban.

Ahelyett, hogy: „Kapcsolatba lépünk Önnel az új információk megtekintéséhez”, írja ezt: „Felülvizsgált HR szabályok - Szerdán jóváhagyásra van szükség.” A tárgysor második változatában pontosan tisztázta, hogy mi az „új információ”, és miért lép kapcsolatba az olvasóval. Kijavított minden zavart azzal kapcsolatban, hogy a címzettnek el kell -e olvasnia az e -mailt, és mit kell tennie, miután megnyitotta

2. rész a 3 -ból: Részletek megadása a tárgysorokban

Erős e -mail tárgysorok írása 8. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 8. lépés

1. lépés. Adja meg az e -mail célját

Mondja el az olvasónak, miért veszi fel velük a kapcsolatot. Legyen a lehető legpontosabban. Ez segít abban, hogy az olvasó azonnal tudja, nyitnia kell -e az üzenetet.

  • Az ajánlólevelet vagy referencialevelet kérő tárgysor így nézhet ki: „Referencia kérése Tamara G. -hoz péntek 6/2 -ig.”
  • Ha előnyöket kínál olvasójának, próbáljon ki ilyesmit: „Cserélje ki olaját Jim 50% kedvezménnyel csak ezen a héten.”
Erős e -mail tárgysorok írása 9. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 9. lépés

2. lépés. Írja le, hogy milyen lépéseket szeretne tenni az olvasójától

Amint látja az e -mailjét, olvasója tudni fogja, mit kell tennie. Ezen ismeretek azonnali ismerete felkészíti az olvasót arra, hogy további részleteket keressen jegyzete tartalmán belül.

Ahelyett, hogy azt írná: „Elérni egy szívességet”, tegye a tárgysorát: „Szüksége van a segítségedre, írjon projektjavaslatot a jövő héten”. Így az olvasó nem csak azt tudja, hogy segítséget kér, hanem azt is pontosan elmagyarázza, hogy mit remél, az olvasó megtesz érted

Erős e -mail tárgysorok írása 10. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 10. lépés

3. lépés. Adjon meg egy határidőt, hogy az olvasó tudja, mikor kell válaszolnia

Ha nem tudatja az olvasóval, hogy mikor kell cselekednie vagy válaszolnia, előfordulhat, hogy csak holnap, a jövő héten vagy akár a következő hónapban nyitja meg az e -mailjét. Ez nem azért van, mert az olvasó nem akar segíteni. A legtöbb ember naponta több tíz vagy akár több száz e -mailt kap, így a világos határidő nélküli e -mailek könnyen elvesznek az állományban.

Ha e -mailje különösen fontos, és azonnali választ igényel, akkor a „Sürgős”, „Kritikus” vagy „Azonnali válasz szükséges” szavakkal tudathatja olvasójával, hogy különös figyelmet kell fordítania erre a megjegyzésre

Erős e -mail tárgysorok írása 11. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 11. lépés

4. lépés. Mondja el, ki vagy, ha az olvasó még nem ismer téged

Néha olyan embereknek küld e -mailt, akikkel még soha nem találkozott. Ezekben az esetekben fontos lehet, hogy megadja olvasójának a címét, cégét vagy nevét, hogy legyen oka megnyitni a jegyzetét. Ellenkező esetben úgy tűnhet, hogy csak egy véletlen személy, akinek e -mailjei közvetlenül a kukába kerülhetnek!

Lehet, hogy egy diák, aki kapcsolatba lép egy helyi politikussal egy iskolai projekt miatt. Írja: „Gimnáziumi felső tagozat interjút kér a projekthez, 6/24

Erős e -mail tárgysorok írása 12. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 12. lépés

5. lépés. Említse meg az olvasóval való találkozást, ha nemrég ismerős

Lehet, hogy azért lép kapcsolatba ezzel a személlyel, mert nemrég találkozott, és reméli, hogy szorosabb kapcsolatot alakíthat ki vele. Írja be memóriájukat a tárgysorba, hogy emlékezzenek a találkozásukra. Nagyobb valószínűséggel hoznak létre nyomon követést, ha felidézik korábbi találkozásukat.

Talán egy konferencián vagy vacsorán rövid megbeszélést folytatott közös érdekeiről. Írja be a tárgysorát: „Folytatás a csevegésünkön az Writers’ Conf, 4/30.”

Erős e -mail tárgysorok írása 13. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 13. lépés

6. lépés. Nevezze meg kölcsönös kapcsolattartóját, ha bemutatkozik az olvasónak

Ha valaki más felvette Önnel a kapcsolatot a címzettel, fontos, hogy tisztázza ezt a tényt. Olvasója sokkal nagyobb valószínűséggel nyit olyan e -mailt, amelynek tárgya egy ismerős személy nevét tartalmazza, nem pedig egy névtelen személyt, akivel soha nem találkozott. Olvasója dönthet úgy is, hogy felveszi a kapcsolatot a kapcsolattartóval a bevezetés megerősítésére.

Írd le például: „Dr. Smith tanítványa @ Hopkins, találkozót kér a következő hónapban.”

Rész 3 /3: A tárgysorok egyszerűsítése és lektorálása

Erős e -mail tárgysorok írása 14. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 14. lépés

1. lépés: A zavartság elkerülése érdekében használjon egyszerű nyelvet

Nem szeretné, ha az olvasója nehezen értené meg a témát. Kerülje a túl hosszú szavak és összetett szókincs használatát. Tegye úgy, mintha egy középiskolásnak küldné e -mailjét, és kérdezze meg magától, hogy megértik -e a tárgysor minden egyes szavát.

Kerülje a homályos szókincs használatát, ha egy egyszerűbb szó megteszi. Válassza az „Új irodai szabályok - Gyors áttekintés és válasz” lehetőséget az „Új irodai szabályok - Áttekintés és válasz Alacritással” helyett. A „gyorsan” és a „helyességgel” ugyanazt jelenti, de az első lehetőség kevésbé zavaró és zavaró

Erős e -mail tárgysorok írása 15. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 15. lépés

2. lépés Szimbólumok és rövidítések használatával lerövidítheti a tárgysorokat

Sok szót le lehet rövidíteni anélkül, hogy zavarba ejtenénk az olvasót. Csak gyakori rövidítéseket és szimbólumokat használjon, és olvassa át a tárgysorát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem lesz zavart az e -mail céljaival kapcsolatban.

Például a hét minden napja lerövidíthető. A „@” a „at” általános szimbóluma. A „RE:” kifejezést használhatja a „körülbelül” kifejezésre is. Az „EOM” lehet az „üzenet vége”, az „EOD” pedig a „nap vége”

Erős e -mail tárgysorok írása 16. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 16. lépés

3. lépés: Ellenőrizze a helyesírási és nyelvtani hibákat

Az e -mail bármely más részéhez hasonlóan a tárgysornak is hibamentesnek kell lennie. Ez biztosítja, hogy ne tűnjön szakszerűtlennek vagy lustának rögtön, még mielőtt az olvasónak lehetősége nyílna megnyitni a jegyzetét.

  • Előfordulhat, hogy az e-mail helyesírás-ellenőrzők nem fedik le a tárgysorokat, ezért legyen különösen óvatos a helyesírási hibákkal. Ha aggódik, másolja ki és illessze be a tárgy sort egy Word vagy Google dokumentumba, és futtassa ott a helyesírás -ellenőrzést.
  • Lehet, hogy a tárgysornak nem kell teljes mondatnak lennie. Kerülje azonban a gyakori nyelvtani hibákat, például az „ők”, „az övék”, az „ott” vagy a „te” és „a tiéd” összetévesztését.
Erős e -mail tárgysorok írása 17. lépés
Erős e -mail tárgysorok írása 17. lépés

4. lépés: Olvassa el hangosan a tárgysorokat, hogy ellenőrizze a tisztaságot

A legjobb módja annak, hogy a tárgysorok egyszerűek, tömörek és helyesen legyenek megírva, ha hangosan felolvassa őket. Amikor hallja kimondott szavait, olyan hibákat fog észlelni, amelyeket nem követne el, ha éppen ellenőrizte volna őket a képernyőn.

Ha nyilvános helyen tartózkodik, olvassa el halkan a szavakat az orra alatt

Figyelmeztetések

  • Ne gépeljen rutin e -mail tárgysorokat felkiáltójelekkel !!! vagy az összes CAPS. Elveszíti a hitelességét.
  • Soha ne kezdjen mondatot a tárgysorba, amelyet befejezett az e -mail tartalmában. Például nem szeretné, hogy a tárgysorba ezt írja: „Kérjen egy szívességet, amit szeretnék…”, majd nyissa meg az e -mailt: „péntekig tegye meg”.

Ajánlott: