A rendezetlen postafiók megnehezítheti a felhasználók számára a szükséges e -mailek megtalálását. A Microsoft Outlook nagyon hasznos eszközöket biztosított, amelyek segítenek az e -mailek szűrésében és az üzenetek kezelhetőbb rendszerezésében. Az Outlook még a hatékonyság és a teljesítmény növelésében is segíthet. Függetlenül attól, hogy az Outlook 2010 -et, az Outlook 2007 -et vagy az Outlook 2003 -at használja, könnyen kezelheti e -mailjeit, a következő eszközökkel tisztíthatja beérkező leveleit, valamint megkönnyítheti a szükséges információk megtalálását.
Lépések
6. módszer: szűrés
1. lépés Szűrje le gyorsan az üzeneteket
Az Outlook 2010 egy új funkcióval rendelkezik, amely segít az üzenetek dátum szerinti rendezésében és a Beszélgetésben történő elrendezésében.
- Ennek a funkciónak a használatakor az azonos témájú üzenetek a Beszélgetés módban jelennek meg, és a felhasználók megtekinthetik, kibonthatják vagy kicsinyíthetik őket a Tárgy sor bal oldalán található ikonra kattintva. Az egyes beszélgetéseken belüli üzenetek a legfrissebb üzenetek tetején vannak besorolva. Amikor új üzenet érkezik, az összes beszélgetés az e -mail lista tetejére kerül, így könnyen nyomon követheti az e -mailek áramlását.
- A Beszélgetés aktiválásához a Beszélgetés csoport Nézet lapján jelölje be a Megjelenítés beszélgetésként jelölőnégyzetet. A Tisztítás funkcióval csökkentheti a Beszélgetés méretét. Ez a funkció segít eltávolítani a párhuzamos üzeneteket a beszélgetésből.
- A Törlés csoport Kezdőlap lapján kattintson a Tisztítás, majd a Beszélgetés tisztítása elemre. Az Outlook minden verziójában a felhasználók gyorsabban megtalálhatják az üzeneteket a postafiók mappában, ha megváltoztatják az e -mail mappába való besorolásukat. Például rendezheti e -mailjeit dátum, feladó és fájlméret vagy fontossági szint szerint.
2. lépés. Használjon szabványosított tárgycímeket
Az a szellemi energia, amely a folyamatosan változó témák közötti fókusz váltásához szükséges, nem a hangerőt, hanem az elfogyasztását eredményezi. Hajlamos vagy időrendben vagy a "legfontosabb személy" szerint olvasni. Ez agyi kiégés. Használja ezt a szabályt; a közvetlen jelentésekből származó e -mailekre vonatkozik, és jobban működik, mint a beszélgetési láncok.
- Határozza meg a legjobban érintett 2-5 projektet; hozzon létre tárgycímeket ezek tükrözésére.
- Tájékoztassa a csapatot, hogy kezdetben figyelni fog ezekre az e -mailekre ezekkel a szabványos tárgycímekkel. Jelenleg ezek a témák a legfontosabb prioritású projektjei - e -mailjei tárgysorok szerint lesznek rendezve, és a legfontosabb prioritások először elolvasásra kerülnek.
- Tisztázza, hogy a nem megfelelően címzett e-mailek 1-napig feketelistára kerülnek a szabálysértő feladótól.
2. módszer a 6 -ból: Csoportosítás
1. lépés Csoportosítsa ugyanazokat az üzeneteket a mappákba
Új e -mail mappa létrehozásával a felhasználók a kapcsolódó üzeneteket csoportosíthatják a mappákba. Például csoportosíthatja az üzeneteket téma, projekt, kommunikáció vagy más kategóriák szerint, amelyek megfelelnek a munkáinak vagy a hobbijainak. A felhasználók mappát is létrehozhatnak a főnöke vagy más fontos személy által küldött összes üzenethez, beleértve a mentésre szoruló alapvető információkat. Új mappa létrehozásához az Outlook 2010 programban a Mappa lap Új elemében kattintson az Új mappa elemre. Új mappa létrehozásához az Outlook 2007 -ben vagy az Outlook 2003 -ban kattintson a menüsor Fájl parancsára, válassza az Új, majd a Mappa lehetőséget.
3. módszer a 6 -ból: Keresés mappában
1. lépés. Hozzon létre egy keresési mappát az üzenetek megkereséséhez
A Keresés mappa gyors és kényelmes módja az e -mail üzenetek gyűjteményének megkeresésére. Nem menti az üzeneteket, de biztosítja a virtuális mappákat, amelyek megjelenítik az összes üzenetet a beérkező levelek között a keresett attribútumok alapján. Az Outlook keresési mappái alapértelmezett szolgáltatásokat, például olvasatlan leveleket tartalmaznak, de saját szabályokat is létrehozhat. Például a Keresés mappa segítségével megkeresheti az összes információt, amely egy bizonyos projekthez, egy fontos ügyfélhez vagy egy közelgő találkozóhoz kapcsolódik.
- Keresési mappa létrehozásához az Outlook 2010 programban, a Levél a mappa lapon az Új, kattintson az Új keresési mappa elemre.
- Keresési mappa létrehozásához az Outlook 2007 vagy Outlook 2003 programban a Fájl menü levélben vigye az egeret az Új elemre, majd kattintson a Keresés mappára.
4. módszer a 6 -ból: E -mail szűrő
1. lépés: Csökkentse a levélszemétet az e -mail szűrővel
Az Outlook levélszemétszűrő használatával őrizze meg a felesleges e -mail üzeneteket a Beérkező levelek mappából. Ez a szűrő a levélszemétként megjelölt e -maileket a postaláda külön mappájába küldi. A felhasználók megtekinthetik a mappa tartalmát, és megbizonyosodhatnak arról, hogy nem kaptak -e tévesen érvényes e -maileket. Ha igen, akkor állítsa be a szűrőt, hogy a jövőben elkerülje a rossz jelzést az üzeneteken.
5. módszer a 6 -ból: Színkategória
1. lépés. Színkategória hozzárendelése
Szín hozzárendelése egy független e -mail üzenetcsoporthoz és az Outlook más kategóriáihoz, például jegyzetekhez, névjegyekhez és találkozókhoz. Innen a felhasználók könnyen azonosíthatják és rendezhetik őket. Például egyszerűen nyomon követheti az összes üzenetet, találkozót és névjegyet a számítógépes értékesítési projekthez, ha létrehoz egy „Számítógépes értékesítés” nevű kategóriát, és hozzárendeli az üzeneteket.
6. módszer a 6 -ból: Megjelölés
1. lépés. Zászló a nyomon követéshez
A felhasználók a Megjelölés a nyomon követés funkcióval megjelölhetik az e -mail üzeneteket és feladatokat, amelyek segítenek rendezni vagy megjelölni őket. A zászlók arra fognak kérni, hogy kövesse nyomon a problémát, mutasson rá valaki kérésére vagy megrendelésére az üzenet és a kapcsolatfelvétel érdekében. Az e -mail mappát is könnyen el tudják rendezni, mert pontosan tudja, mit és mikor tegyen. Ne feledje, hogy amikor létrehoz egy feladatot, és lejárati dátumot állít be a feladathoz, az automatikusan meg lesz jelölve, hogy ne felejtse el a művelet lejárt dátumát, és teljesítse azt.
