3 módja annak, hogy írjon egy e -mailt az emberi erőforrásoknak

Tartalomjegyzék:

3 módja annak, hogy írjon egy e -mailt az emberi erőforrásoknak
3 módja annak, hogy írjon egy e -mailt az emberi erőforrásoknak

Videó: 3 módja annak, hogy írjon egy e -mailt az emberi erőforrásoknak

Videó: 3 módja annak, hogy írjon egy e -mailt az emberi erőforrásoknak
Videó: ДУМАЙ СЕБЯ БОГАТЫМ - Энтони Норвелл СЕКРЕТЫ ДЕНЕГ МАГНИТИЗМ аудиокнига 2024, Március
Anonim

A vállalkozások humánerőforrás -szakembereket alkalmaznak a bérszámfejtéstől és a politikai kérdéseken át a jogi sérelmekig. Ha jogi vagy szakpolitikai kérdése van, vagy komoly problémái vannak valamelyik munkatársával, akkor fel kell vennie a kapcsolatot az emberi erőforrások osztályának képviselőjével. Emberi erőforrások is lehetnek az első részlegek, amelyekkel kapcsolatba lép egy adott vállalatnál. Érdemes ezt a beszélgetést egy egyszerű, hivatalos e -mailben kezdeni, amely bemutatja az adott problémát.

Lépések

Módszer 1 /3: E -mail írása és küldése

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 1. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 1. lépés

1. lépés Címzze az e -mail címét a megfelelő személynek

Ellenőrizze az emberi erőforrások könyvtárát, és nézze meg, hogy van -e olyan személy, aki kezeli a megoldandó problémát. Előfordulhat, hogy a vállalat részlegéhez kapcsolattartási pont is tartozik. Ha aggódik amiatt, hogy problémáját komolyan veszik, akkor közvetlenül is kapcsolatba léphet az emberi erőforrások vezetőjével.

Ellenőrizze, hogy az e -mailben csak az a személy szól -e, akivel kapcsolatba szeretne lépni. Különösen, ha ez privát vagy kényes kérdés, nem akarja véletlenül rossz személynek küldeni. Különösen ügyeljen arra, hogy távolítson el minden olyan listát, amely elküldi az e -mailt az alkalmazottak meghatározott csoportjának

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 2. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 2. lépés

2. lépés. Írjon egy konkrét tárgyat, jelezve, hogy cselekedni kell

A világos témakör, amely kommunikálja mind a problémáját, mind a hozzá rendelt sürgősségi szintet, segít az emberi erőforrásoknak a probléma priorizálásában. Ha üresen vagy tisztázatlanul hagyja ezt a sort, előfordulhat, hogy levelezése eltemetődik valakinek a postaládájában.

Használjon olyan sorokat, mint: „Jogi probléma - intézkedés szükséges”, „Személyes körülmények megváltozása - azonnali figyelem szükséges”, „Sürgős politikai kérdés” vagy „Legutóbbi interjú - köszönöm.”

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 3. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 3. lépés

Lépés 3. Használjon hivatalos üdvözletet az e -mail elején és végén

Formális és szakmai hangnemet szeretne beállítani a beszélgetés elején. Ez segíteni fogja az emberi erőforrásokat abban, hogy tudják, komolyan kezelik a problémát. Még akkor is, ha személyesen ismeri a képviselőt, ne feledje, hogy ez professzionális, nem pedig baráti beszélgetés.

Kezdje a „Kedves [képviselő teljes neve]” szóval, és fejezze be a „Tisztelettel” vagy „Köszönöm az idejét, [Teljes neve]” szöveggel

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 4. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 4. lépés

Lépés 4. Írjon világos, közvetlen és konkrét tartalmat

A mondatok legyenek rövidek és lényegre törők. Ne adjon meg a szükségesnél több információt, mivel nem szeretné, ha az olvasó beleakadna az e -mailbe. Ne adjon meg olyan részleteket, amelyek zavarhatják az emberi erőforrásokat a problémájával kapcsolatban. A bonyolult részleteket személyesen kezelheti.

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 5. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 5. lépés

5. lépés. Írja le pontosan a problémát

Magyarázza el a probléma pontos jellegét. Adjon meg egy idővonalat arról, hogy a probléma mikor kezdődött, vagy mikor kezdődik. Tisztázza, hogy Ön szerint ez jogi probléma, vagy olyan probléma, amelyet maga a vállalat kezelhet.

Ha kapcsolatba lép az emberi erőforrásokkal a munkalehetőségekről, nem fog problémát okozni. Inkább mutassa be magát, és magyarázza el a céggel való korábbi kapcsolatát. Legyen világos arról, hogy milyen lépéseket vár el, vagy szeretne a képviselőtől

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 6. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 6. lépés

6. lépés. Jegyezze meg, hogy rendelkezik -e dokumentációval a problémájáról

Az emberi erőforrások azonnal tudni akarják, hogyan kell kezelni a jogi vagy politikai problémákat. Dokumentációi befolyásolhatják válaszukat, mivel segítenek tisztázni mind a probléma komolyságát, mind az adott munkavállaló jogi következményeit. Tájékoztassa képviselőjét a birtokában lévő minden „bizonyítékról”, és ajánlja fel, hogy elhozza azt egy személyes találkozóra.

  • Ha lehetséges, bizonyítékokat kell benyújtania az emberi erőforrásokkal kapcsolatos jogi problémákról. Sajnos a legtöbb humánerőforrás -osztály megpróbálja megvédeni a vállalatot, ha teheti.
  • Ha zaklatást vagy diszkriminációt tapasztal, jegyezze fel az események dátumát, és mentsen el minden írásos levelezést, amely terhelő nyelvet tartalmaz.
  • Őrizze meg mind az elektronikus, mind a papír alapú másolatokat minden dokumentációról, amelyet az emberi erőforrásoknak biztosít. Meg kell őriznie az eredetit, és másolatokat kell biztosítania az emberi erőforrásokhoz.
Írjon e -mailt az emberi erőforrásoknak 7. lépés
Írjon e -mailt az emberi erőforrásoknak 7. lépés

7. lépés. Magyarázza el, mit tett a probléma megoldása érdekében

Lehet, hogy már megpróbálta megoldani a problémát, mielőtt kapcsolatba lépett az emberi erőforrásokkal. Talán beszélgetett a főnökével vagy munkatársával, vagy akár értesítette őket, hogy kapcsolatba lép az emberi erőforrásokkal. A képviselő nagyra értékeli, ha rendelkezik ezzel az információval, mivel segít megérteni, hogy ki ismeri már a problémát.

A változó személyes körülmények tekintetében ez a kommunikáció kevésbé formálisnak tűnhet. Ha például szülési vagy apasági szabadságra megy, akkor valószínűleg már tájékoztatta főnökét az állapotáról, és egyszerűen emberi erőforrásokkal jár

Írjon e -mailt az emberi erőforrásoknak 8. lépés
Írjon e -mailt az emberi erőforrásoknak 8. lépés

8. lépés Kérjen személyes találkozót

Egy találkozó, ahol négyszemközt ül a képviselőjével, segít részletesen megbeszélni a problémát. Ez lehetővé teszi a képviselő számára, hogy bármilyen további vagy pontosító kérdést tegyen fel. Az e -mail a tökéletes hely a kritikus értekezlet ütemezésének megkezdéséhez. Tájékoztassa őket az ütemtervben szereplő blokkokról, és kérje meg, hogy ennek megfelelően tervezzenek.

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 9. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 9. lépés

9. lépés. Győződjön meg róla, hogy benne vannak az elérhetőségei

Az emberi erőforrások esetleg telefonon szeretnének kapcsolatba lépni Önnel, ezért az e -mail alján többféle kapcsolatfelvételi módot is megadhat. Ez az információ közvetlenül a neve alá kerülhet, miután kijelentkezett a levelezésből. Ellenőrizze kétszer a megadott telefonszámok és e -mailek pontosságát.

Írjon e -mailt az emberi erőforrásoknak 10. lépés
Írjon e -mailt az emberi erőforrásoknak 10. lépés

10. lépés. Szerkessze az e -mail címét, hogy nincsenek -e gépelési, helyesírási és nyelvtani hibák

A legtöbb e-mail szolgáltatás rendelkezik helyesírás-ellenőrző szolgáltatással. Ezután olvassa el az e -mailjét, hogy megtudja a nyelvtani hibákat, a hiányzó szavakat és az egyértelműség kérdéseit.

2. módszer a 3 -ból: Követés az elküldött e -mailben

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 11. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 11. lépés

1. lépés: Köszönjük az emberi erőforrásoknak az általuk küldött válaszokat

Először is köszönöm a képviselőnek, hogy időt szánt az ügy megvizsgálására, mivel ez azonnal az udvariasság tónusa lesz a beszélgetésben. Ügyeljen arra, hogy gyorsan válaszoljon az emberi erőforrások által küldött válaszokra. Ez azt jelzi, hogy továbbra is aggódik a probléma miatt, és közölnie kell azt a vágyát is, hogy előbb -utóbb megoldja a problémát.

Írjon e -mailt az emberi erőforrásoknak 12. lépés
Írjon e -mailt az emberi erőforrásoknak 12. lépés

2. lépés Szervezze meg a személyes találkozóhoz szükséges anyagokat

Készüljön fel az értekezletre egy speciális fájlmappa létrehozásával, amely tartalmazza a behozni kívánt dokumentumokat. Ha kérdése van a házirenddel kapcsolatban, vigye magával a munkavállalói kézikönyvet, amely tartalmazza a könyvjelzővel ellátott konkrét irányelveket. Ez elősegíti a találkozó zökkenőmentes lebonyolítását, amint megérkezik.

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 13. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 13. lépés

3. lépés. Jogi kérdések felvetésekor vegye fontolóra jogi tanácsadó felvételét

Ha aggódik amiatt, hogy megvédje magát a cég által az Ön ellen elkövetett bármely lépéstől, beszéljen ügyvéddel. Tájékoztatást nyújthatnak Önnek jogairól, és dönthet úgy, hogy elviszi őket bármely személyes találkozóra. Érdemes tájékoztatni az emberi erőforrásokat az ügyvéd alkalmazásával kapcsolatos terveiről, ha úgy dönt, hogy ezt az utat választja.

Ügyeljen arra, hogy tisztában legyen az ügyvéd felvételével járó költségekkel. A legtöbbjük költséges lesz, ezért ezeket a költségvetési aggályokat mérlegelnie kell a jogi védelem szükségességével

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 14. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 14. lépés

Lépés 4. Másodszor küldjön e -mailt, ha egy hetet várt válasz nélkül

Egy hetet általában megfelelő időnek kell tekinteni, mielőtt várni kell egy további e-mailt. Ha különösen sürgős problémával küzd, 24 óra elteltével küldhet egy nyomon követést. Ahelyett, hogy attól tartana, hogy a képviselőjét nyaggatja, ne feledje, hogy sok felelőssége van. Szükségük lehet egy emlékeztetőre, hogy Ön egy közülük.

3. módszer 3 -ból: Döntse el, hogy kapcsolatba lép -e a HR -lel

Írjon e -mailt az emberi erőforrásoknak 15. lépés
Írjon e -mailt az emberi erőforrásoknak 15. lépés

1. lépés Ha lehetséges, oldja meg önállóan a problémát

Ha van egy egyszerű és nem jogi kérdése, amely nem kapcsolódik a vállalati politikához, akkor lehet, hogy egyedül is megoldhatja. Ha lehetséges, beszélje meg a problémát a főnökével vagy munkatársaival, hogy elhárítsa velük a problémát. Az emberi erőforrások nagyra értékelik, ha ismerik a megoldás érdekében tett lépéseket, mielőtt hozzájuk érkeznek.

Ha például úgy érzi, hogy főnöke túl sok hétvégére ütemez, akkor először beszéljen a főnökével. Ön sem szeretne az emberi erőforrásokhoz fordulni olyan nem kritikus panasszal, mint „Nem szeretem az irodaterületemet”

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 16. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 16. lépés

2. lépés: Tekintse át munkavállalói kézikönyvét, és ellenőrizze a vállalat irányelveit

Úgy érezheti, hogy megsérti a vállalati irányelveket. Mielőtt kapcsolatba lépne az emberi erőforrásokkal, olvassa el újra a problémájával kapcsolatos konkrét irányelveket. Ezeket a példákat hivatkoznia kell az emberi erőforrásokkal folytatott vitáira.

Például, ha aggódik, hogy nem kap elegendő szünetet munkaidőben, ellenőrizze a szünetidőkre vonatkozó írásos szabályokat. Lehetséges, hogy cége csak informális, nem pedig kodifikált szakítási politikával rendelkezik, ami azt jelenti, hogy az emberi erőforrások nem sokat tehetnek a hivatalos minőségben

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 17. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 17. lépés

Lépés 3. Ha munka közben zaklatják, azonnal lépjen kapcsolatba az emberi erőforrásokkal

Ne habozzon felvenni a kapcsolatot, ha bármiféle verbális, fizikai vagy szexuális zaklatást tapasztal bármilyen forrásból a munkahelyén. Jogilag védett az ilyen magatartásokkal szemben, és az emberi erőforrások kötelesek segíteni és megvédeni Önt.

Ne számítson azonban arra, hogy az emberi erőforrások nyilvános beszélgetéseket folytathatnak ezekről a kérdésekről. Miután bejelentette, kötelesek cselekedni

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 18. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 18. lépés

4. Lépjen kapcsolatba az emberi erőforrásokkal, ha személyes körülményei változnak

Az emberi erőforrások segíthetnek a munkahelyi helyzetben bekövetkező változások megtervezésében, például ha szülési szabadságra készül. Biztosítani tudják, hogy megkapja minden előnyét és fedezetét. Emellett kapcsolatba léphetnek a vállalat embereivel, akiket tájékoztatni kell a változó körülményekről.

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 19. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 19. lépés

5. Lépjen kapcsolatba az emberi erőforrásokkal, ha kormányzati védelemre van szüksége

Bizonyos helyzetek adódhatnak a munkahelyen, amelyek feljogosítják Önt a kormány általi védelemre vagy kártérítésre. Ha például megsérül a munkában, az emberi erőforrások segíthetnek összehangolni az egészségügyi költségeit.

Ez valószínűleg szükségessé teszi, hogy emberi erőforrásokkal töltse ki a papírokat, ezért készüljön fel erre a folyamatra

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 20. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 20. lépés

6. Lépjen kapcsolatba az emberi erőforrásokkal, ha hozzáférést szeretne kapni a munkahelyi képzéshez

Lehetnek olyan képzési vagy mentori programok, amelyek lehetővé teszik, hogy előrelépjen a vállalatában. Az emberi erőforrások minden szükséges információt megadhatnak Önnek ezekről a lehetőségekről, és esetleg koordinálhatják a belépést ezekbe a programokba. Ez remek lehetőség lehet arra, hogy karrierjét a következő szintre emelje.

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 21. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 21. lépés

7. lépés Kérjen segítséget az emberi erőforrásoktól a szükséges szállásokhoz

Az emberi erőforrások segíthetnek a munkahelyi egyéni igények kielégítésében is. A munkakörnyezetnek olyan erőforrásokat kell tartalmaznia, amelyek lehetővé teszik, hogy ugyanazokat a lehetőségeket élvezze a sikerhez, mint bármely más alkalmazott.

Ha például úgy érzi, hogy nincsenek megfelelő fogyatékos erőforrások, az emberi erőforrások foglalkoznak ezzel a problémával. Az osztály együttműködhet Önnel annak biztosítása érdekében, hogy van egy kijelölt hely az ápoló anyák számára

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 22. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 22. lépés

8. Lépjen kapcsolatba az emberi erőforrásokkal, ha munkát keres

Időnként, ha kapcsolatba lép egy adott vállalat humánerőforrás -képviselőjével, akkor információt kaphat az aktuális álláslehetőségekről, vagy informális, „információs” interjúk lehetőségeiről a jelenlegi alkalmazottakkal. Emellett kapcsolatba léphet az emberi erőforrásokkal, hogy köszönetet mondjon a vállalatukkal végzett közelmúltbeli interjúért.

Ha egy hét múlva nem kap választ, küldhet egy további e-mailt. Ezt követően előfordulhat, hogy el kell engednie ezt a társaságot

E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 23. lépés
E -mail írása az emberi erőforrásokhoz 23. lépés

9. lépés: Ne lépjen kapcsolatba az emberi erőforrásokkal személyes sérelmeivel

Ne feledje, hogy az emberi erőforrások először a vállalat javát szolgálják, tehát nem azok az emberek, akikhez fordulni kell, ha csak szellőzni szeretne. Bár egyáltalán nem szabad kerülnie olyan helyzetek jelentését, amelyek kényelmetlenséget vagy hátrányos megkülönböztetést okoznak, ügyeljen arra, hogy különbséget tegyen az egyszerűen bosszantó vagy kicsinyes és súlyosabb jogi problémák között.

Ajánlott: