Ez a wikiHow megtanítja, hogyan kell használni a Microsoft Word "Levél egyesítése" funkcióját. A Levél -összevonás lehetővé teszi, hogy a kapcsolattartási adatok táblázata segítségével automatikusan hozzárendeljen egy másik címet, nevet vagy egyéb információt a dokumentum minden másolatához. Ez hasznos lehet hírlevelek vagy nyilatkozatok személyre szabásakor, mivel nem kell kézzel írni az egyes személyek nevét vagy címét az egyes dokumentumok tetejére.
Lépések
Rész 1 /3: Kapcsolatlap létrehozása
1. lépés: Nyissa meg a Microsoft Excel programot
A Microsoft Excel alkalmazásikonja sötétzöld alapon fehér "X" -re hasonlít. Megnyílik az Excel "Új" oldala.
Ha már rendelkezik névjegyzékkel az Excelben, ugorjon tovább az Excel névjegyek importálására
2. lépés Kattintson az Üres munkafüzet elemre
Az "Új" oldal bal felső sarkában található. Ez megnyit egy új, üres Excel dokumentumot.
3. lépés. Adja hozzá a kapcsolatfejléceket
A cellában kezdődik A1 és onnan haladva írja be a következő fejléceket:
- Keresztnév - A névjegyek keresztnevei ebbe az oszlopba (cellába) kerülnek A1).
- Vezetéknév - A névjegyek vezetékneve ebbe az oszlopba (cella) kerül B1).
- Tel - Ebben az oszlopban (cella) szerepelnek a névjegyek telefonszámai C1).
- StreetAddress - Ebben az oszlopban (cella) szerepelnek névjegyei utcái D1).
- Város - Ebben az oszlopban (cella) szerepelnek a névjegyek lakóhelye szerinti városok E1).
- Állapot - Ebben az oszlopban (cella) szerepelnek a névjegyek lakóhelyei F1).
- ZIP - A névjegyek irányítószámai ebbe az oszlopba (cellába) kerülnek G1).
- E -mail - A névjegyek e -mail címe ebbe az oszlopba (cellába) kerül H1).
4. lépés. Írja be névjegyei adatait
Az A oszlop 2. cellájától kezdve kezdje el beírni az összes olyan személy elérhetőségi adatait, akiknek levelezni kíván.
A folytatás előtt győződjön meg arról, hogy ezek az információk pontosak
5. lépés. Mentse el a dokumentumot
Ehhez:
- Windows - Kattintson Fájl, kattintson Mentés másként, dupla kattintás Ez a PC, kattintson egy mentési helyre az ablak bal oldalán, írja be a dokumentum nevét a "Fájlnév" szövegmezőbe, majd kattintson a Megment.
- Mac - Kattintson Fájl, kattintson Mentés másként…, írja be a dokumentum nevét a "Mentés másként" mezőbe, válassza ki a mentési helyet a "Hol" mezőre kattintva, és kattintson egy mappára, majd kattintson a Megment.
- Tartsa szem előtt a kiválasztott mentési helyet-később meg kell találnia az Excel táblázatot.
6. lépés. Zárja be az Excel programot
Kattints a x az Excel jobb felső sarkában (Windows) vagy a piros körben a bal felső sarokban (Mac). Most folytathatja a levelezés egyesítését a Microsoft Word alkalmazásban.
2. rész a 3 -ból: Névjegyek importálása a Word -be
1. lépés: Nyissa meg a Microsoft Word alkalmazást
A Word alkalmazás ikonja sötétkék alapon fehér "W" betűnek tűnik. Az Excelhez hasonlóan megnyílik az "Új" oldal.
Ha rendelkezik Microsoft Word dokumentummal, amelybe importálni szeretné az Excel névjegyeket, akkor kattintson duplán a megnyitásához, és ugorja át a következő lépést
2. lépés Kattintson az Üres dokumentum elemre
Ez egy fehér doboz az oldal bal felső sarkában. Megnyílik egy üres Microsoft Word dokumentum.
Lépés 3. Kattintson a Levelezések fülre
Ez a lap a Microsoft Word ablak tetején található. Egy eszköztár jelenik meg itt a lapok alatt.
4. lépés Kattintson a Címzettek kiválasztása elemre
Ez a levél egyesítésének szakaszában található Levelezés eszköztár. Ha ezt megteszi, megjelenik egy legördülő menü.
5. lépés Kattintson a Létező lista használata… lehetőségre
Ezt a lehetőséget a legördülő menüben találja. Egy új ablak nyílik meg.
- Ha valaha az Outlook névjegyeket szeretné használni, akkor válassza a Válasszon az Outlook Névjegyek közül lehetőséget a legördülő menüben.
- A kapcsolat kiválasztásával ideiglenes listát is begépelhet a Wordbe a Írjon be egy új listát választási lehetőség. Ez akkor hasznos, ha csak egy maroknyi névjegyet kell létrehoznia.
6. lépés Válassza ki a Microsoft Excel kapcsolattartó lapját
Az ablak bal oldalán kattintson arra a mappára, amelybe az Excel lapot mentette, majd kattintson az Excel lapra a kiválasztásához.
7. lépés Kattintson a Megnyitás gombra
Az ablak jobb alsó sarkában van.
8. lépés: Erősítse meg a döntést
Kattintson az Excel-lap nevére a felugró ablakban, majd kattintson rendben az ablak alján. Az Excel -lap lesz kiválasztva a névjegyek betöltésének helyeként.
Győződjön meg arról, hogy az ablak alsó részén található "Az első adatsor oszlopfejléceket tartalmaz" jelölőnégyzet be van jelölve
3. rész a 3 -ból: A Levél -összevonás használata
1. lépés. Menjen arra a helyre, ahová be szeretné illeszteni a kapcsolattartási adatokat
Keresse meg azt a helyet, ahová elérhetőségi adatokat szeretne beszúrni (például a dokumentum tetejét), és kattintson rá, hogy a kurzort oda helyezze.
2. lépés Kattintson az Egyesítési mező beszúrása elemre
Ez egy lehetőség a "Mezők írása és beszúrása" szakaszban Levelezés fülre. Megjelenik egy legördülő menü.
Lehet, hogy a gombra kell kattintania Levelezés fülre, mielőtt ezt megtenné.
3. lépés. Válassza ki az információ típusát
A legördülő menüben kattintson az Excel-dokumentum egyik fejlécének nevére a beszúrásához.
Például rákattintana Keresztnév a legördülő menüben, ha címkét szeretne beszúrni a névjegyek keresztneveire.
4. lépés Ha szükséges, adjon hozzá további információkat
Ez magában foglalhatja a névjegyek címét, vezetéknevét, telefonszámát stb.
5. lépés Kattintson a Befejezés és egyesítés gombra
A jobb szélső oldalon található Levelezés fül eszköztárát. Ez egy legördülő menüt kér.
6. lépés. Válassza ki az egyesítési lehetőséget
Kattintson az alábbiak egyikére:
- Egyedi dokumentumok szerkesztése - Megnyitja minden címzett dokumentumát, lehetővé téve a dokumentumok további személyre szabását.
- Dokumentumok nyomtatása… - Lehetővé teszi a dokumentum egy példányának kinyomtatását a kapcsolattartó lapon felsorolt minden egyes személy számára.
- E -mail üzenetek küldése… - Lehetővé teszi a dokumentumok e -mailben történő kiküldését. A névjegyek e -mail címét választja ki cél -e -mail címként.
7. lépés Kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat
A kiválasztott opciótól függően egy további űrlapot kell ellenőriznie (például ha kiválasztotta Email, meg kell adnia egy témát, majd kattintson a gombra rendben). Ezzel befejezi a levél -összevonási folyamatot.
