A Microsoft Excel AutoFilter funkciójának használatával gyorsan és egyszerűen rendezheti a nagyobb mennyiségű adatot. A szűrők számos kritériumot támogatnak az adatok rendezéséhez. A kezdéshez létre kell hoznia egy adatkészletet. Ezután már csak a cél kiválasztása és az AutoFilter aktiválása az "Adatok" lapon található "Szűrő" gomb megnyomásával, és a szűrő tetszés szerinti testreszabása. Ez a folyamat percek alatt elsajátítható, végső soron növelve az Excel hatékonyságát.
Lépések
Rész 1 /2: Első lépések az AutoFilter használatával
1. lépés. Táblázat létrehozása
Győződjön meg arról, hogy adatai oszlopfejlécekkel rendelkeznek az alattuk lévő adatok megadásához. A fejléc az, ahol a szűrőt elhelyezi, és nem kerül bele a rendezett adatokba. Minden oszlop egyedi adatkészlettel rendelkezhet (pl. Dátum, mennyiség, név stb.), És annyi bejegyzést tartalmazhat, amennyit rendezni szeretne.
A címsorokat a helyükre fagyaszthatja, ha kiválasztja a kívánt sort, és megnyitja a „Nézet> Panelek rögzítése” lehetőséget. Ez segít nyomon követni a nagy adathalmazok szűrt kategóriáit
2. lépés Válassza ki az összes szűrni kívánt adatot
Kattintson és húzza a szűrőbe felvenni kívánt összes cellát. Mivel az AutoFilter-ahogy a neve is mutatja-automatikus folyamat, nem használhatja a nem szomszédos oszlopok szűrésére. A köztük lévő összes oszlop lesz szűrve velük.
3. lépés. Aktiválja az AutoFilter -t
Lépjen az „Adatok” fülre, majd nyomja meg a „Szűrő” gombot. Az aktiválás után az oszlopfejlécek legördülő gombokkal rendelkeznek. Ezekkel a gombokkal állíthatja be a szűrési beállításokat.
4. lépés Válassza ki a szűrési feltételeket
A szűrők beállításai a cellákon belüli adatok típusától függően változhatnak. A szöveges cellák a szöveges tartalom alapján szűrődnek, míg a számcellák matematikai szűrőkkel rendelkeznek. Van néhány szűrő, amelyet mindkettő megoszt. Amikor egy szűrő aktív, egy kis szűrő ikon jelenik meg az oszlopfejlécben.
- Növekvő rendezés: az adatokat oszlop adatai alapján növekvő sorrendbe rendezi; a számok 1, 2, 3, 4, 5 stb., a szavak ábécé sorrendje a, b, c, d, e stb.
- Rendezés csökkenő sorrendben: az adatokat oszlop adatai alapján csökkenő sorrendbe rendezi; a számok fordított sorrendben vannak rendezve 5, 4, 3, 2, 1 stb., a szavak pedig fordított ábécé sorrendben, e, d, c, b, a stb.
- Top 10: A táblázat első 10 adatsorát vagy a szűrt kijelölés első 10 adatsorát
- Specifikus feltételek: Egyes szűrőparaméterek értéklogikával állíthatók be, mint például nagyobb, kisebb, egyenlő, előtti, utáni, köztük lévő, stb. Szűrési értékek. Ezek közül az egyik kiválasztása után meg kell adnia a paraméterkorlátokat (pl. 2011.01.01. Után vagy 1000 felett).
- Megjegyzés: a szűrt adatok el vannak rejtve, nem törlődnek. A szűréssel nem veszít semmilyen adatot.
2/2. Rész: Az automatikus szűrő testreszabása és kikapcsolása
1. lépés. Használjon egyéni AutoFilter -t a bonyolultabb rendezéshez
Az egyéni szűrő lehetővé teszi több szűrő alkalmazását „és/vagy” logika segítségével. Az „Egyéni szűrő…” opció a szűrő legördülő menüjének alján található, és külön ablakot hoz létre. Itt legfeljebb két szűrési lehetőséget választhat, majd válassza az „És” vagy a „Vagy” gombot, hogy ezeket a szűrőket kizárólagos vagy befogadóvá tegye.
Például: a neveket tartalmazó oszlopok szűrhetők az „A” vagy „B” oszlopok szerint, ami azt jelenti, hogy Andrew és Bob egyaránt megjelennek. De egyik sem jelenik meg a szűrőkészletben azok számára, akik „A” és „B” betűt is tartalmaznak
2. lépés Törölje a szűrőket
Egyetlen szűrő törléséhez válassza ki a szűrt oszlop legördülő menüjét, majd válassza a „Szűrő törlése innen: [név]” lehetőséget. Az összes szűrő törléséhez jelölje ki a táblázat bármely celláját, lépjen az „Adatok” fülre, és nyomja meg a „Törlés” gombot (a Szűrő kapcsoló mellett).
Lépés 3. Kapcsolja ki az automatikus szűrőt
Ha teljesen ki szeretné kapcsolni a szűrőket, egyszerűen törölje az AutoFilter opció kijelölését, amíg a táblázat ki van választva.
Tippek
- A legördülő menügomb segítségével megtekintheti, hogy mely oszlopfejlécekhez vannak szűrők. Ha a gombon lévő nyíl kék, akkor a menü szűrője lett alkalmazva. Ha a gombon lévő nyíl fekete, akkor a menüben nem volt szűrő.
- Az AutoFilter függőlegesen rendezi az adatokat, ami azt jelenti, hogy a szűrési beállítások csak az oszlopfejlécekre alkalmazhatók, a sorokra nem. Ha azonban minden sorhoz kategóriákat ír be, majd csak az oszlopot szűri, ugyanazt a hatást érheti el.
- A szűrő nem fog működni minden üres cellán túl, ha üresen hagyja a cellákat.
- Az AutoFilter használata előtt készítsen biztonsági másolatot az adatokról. Bár az AutoFilter kikapcsolható, az adatokon végzett módosítások felülírhatják a meglévő információkat.
Figyelmeztetések
- Az adatok szűrésével nem törli a sorokat, hanem elrejti azokat. A rejtett sorokat fel lehet oldani, ha kijelöli a rejtett sor fölött és alatt található sort, rákattint a jobb egérgombbal, és kiválasztja a "Megjelenítés" lehetőséget.
- Mentse gyakran a módosításokat, ha nem készített biztonsági másolatot az adatokról, és nem tervezi felülírni az adatokat.