Ha adatlistát vagy táblázatot kell áthelyeznie a Wordből az Excelbe, akkor nem kell minden egyes információt másolnia és beillesztenie a táblázat saját cellájába. Ha először megfelelően formázza a Word dokumentumot, néhány kattintással egyszerűen importálhatja a teljes dokumentumot az Excelbe.
Lépések
1/2 módszer: Lista konvertálása
1. lépés. Értse meg, hogyan konvertálja a dokumentumot
Amikor importál egy dokumentumot az Excelbe, bizonyos karakterek alapján határozza meg, hogy milyen adatok kerülnek az Excel táblázat minden cellájába. Ha néhány formázási lépést végrehajt az importálás előtt, szabályozhatja a végső táblázat megjelenését, és minimalizálhatja a manuális formázás mennyiségét. Ez különösen akkor hasznos, ha nagy listát importál egy Word dokumentumból az Excelbe.
Ez a módszer akkor működik a legjobban, ha több bejegyzést tartalmaz, mindegyik azonos formátumú (címek, telefonszámok, e -mail címek stb. Listája)
2. lépés: Szkennelje át a dokumentumot formázási hibákra
A konverziós folyamat megkezdése előtt győződjön meg arról, hogy minden bejegyzés azonos módon van formázva. Ez azt jelenti, hogy javítsa az írásjelek hibáit, vagy rendezze át azokat a bejegyzéseket, amelyek nem felelnek meg a többinek. Ez biztosítja az adatok megfelelő továbbítását.
Lépés 3. Jelenítse meg a formázási karaktereket a Word dokumentumban
Az általában rejtett formázási karakterek megjelenítése segít meghatározni a bejegyzések felosztásának legjobb módját. Megjelenítheti őket a Kezdőlap "Bekezdésjelek megjelenítése / elrejtése" gombra kattintva, vagy a Ctrl+⇧ Shift+* billentyűkombináció megnyomásával
A legtöbb listában vagy egy bekezdés jel szerepel minden sor végén, vagy egy a sor végén, egy pedig az üres sorban a bejegyzések között. A jelekkel fogja beilleszteni az Excel által a cellák megkülönböztetésére használt karaktereket
Lépés 4. Cserélje ki a bekezdésjeleket az egyes bejegyzések között, hogy megszabaduljon a felesleges helytől
Az Excel a bejegyzések közötti helyet használja a sorok meghatározásához, de egyelőre meg kell szabadulnia tőle, hogy segítse a formázási folyamatot. Ne aggódjon, egy idő múlva újra hozzáadja. Ez akkor működik a legjobban, ha a bejegyzés végén egy bekezdésjel van, a bejegyzések közötti térben pedig (kettő egymás után).
- Nyomja meg a Ctrl+H billentyűkombinációt a Keresés és csere ablak megnyitásához.
- Írja be a ^p ^p parancsot a Keresés mezőbe. Ez a sor két bekezdésjel kódja egymás után. Ha minden bejegyzés egyetlen sor, és nincs közöttük üres sor, használjon egyetlen ^p -t.
- Írjon be egy határoló karaktert a Csere mezőbe. Győződjön meg arról, hogy nem egy karakter jelenik meg a dokumentumban, például a ~.
- Kattintson az Összes cseréje gombra. Észre fogja venni, hogy a bejegyzések egyesülhetnek, de ez most nem jelent gondot, amíg a határoló karakter a megfelelő helyen van (minden bejegyzés között)
5. lépés Válasszon szét minden bejegyzést különálló mezőkbe
Most, hogy a bejegyzéseket úgy választották el egymástól, hogy megjelenjenek a következő sorokban, meg kell határoznia, hogy milyen adatok jelenjenek meg az egyes mezőkben. Például, ha minden bejegyzés egy név az első sorban, utcacím a második sorban, és állam és irányítószám a harmadik sorban, akkor
- Nyomja meg a Ctrl+H billentyűkombinációt a Keresés és csere ablak megnyitásához.
- Távolítsa el az egyik ^p jelet a Keresés mezőből.
- Változtassa meg a Csere mező karakterét vesszővel,.
- Kattintson az Összes cseréje gombra. Ez a fennmaradó bekezdésszimbólumokat vessző elválasztóval helyettesíti, amely minden sort egy mezőre választ el.
6. lépés A formázási folyamat befejezéséhez cserélje ki a határoló karaktert
Miután elvégezte a fenti két Find-and-Replace lépést, a listája már nem fog listának látszani. Minden ugyanazon a vonalon lesz, vesszővel minden adat között. Ez az utolsó Keresés és csere lépés visszaadja az adatokat a listába, miközben megtartja a mezőket meghatározó vesszőket.
- Nyomja meg a Ctrl+H billentyűkombinációt a Keresés és csere ablak megnyitásához.
- Írja be a ~ (vagy bármilyen eredetileg kiválasztott karaktert) a Keresés mezőbe.
- Írja be a ^p parancsot a Csere mezőbe.
- Kattintson az Összes cseréje gombra. Ezzel a bejegyzéseket vesszővel elválasztott egyedi csoportokra osztja.
7. lépés. Mentse a fájlt egyszerű szöveges fájlként
Most, hogy a formázás befejeződött, mentheti a dokumentumot szöveges fájlként. Ez lehetővé teszi az Excel számára, hogy olvassa és elemezze adatait, hogy azok a megfelelő mezőkbe kerüljenek.
- Kattintson a Fájl fülre, és válassza a "Mentés másként" lehetőséget.
- Kattintson a "Mentés típusként" legördülő menüre, és válassza a "Sima szöveg" lehetőséget.
- Nevezze el a fájlt a kívánt módon, majd kattintson a Mentés gombra.
- Ha megjelenik a Fájlkonverzió ablak, kattintson az OK gombra.
8. lépés. Nyissa meg a fájlt az Excelben
Most, hogy egyszerű fájlban mentette a fájlt, megnyithatja azt Excelben.
- Kattintson a Fájl fülre, és válassza a Megnyitás lehetőséget.
- Kattintson a "Minden Excel fájl" legördülő menüre, és válassza a "Szöveges fájlok" lehetőséget.
- Kattintson a Tovább> gombra a Szövegimportáló varázsló ablakban.
- Válassza a "Vessző" lehetőséget a határoló listában. Az alul látható előnézetben láthatja, hogyan különülnek el a bejegyzések. Kattintson a Tovább> gombra.
- Válassza ki az egyes oszlopok adatformátumát, majd kattintson a Befejezés gombra.
2. módszer 2 -ből: Táblázat konvertálása
1. lépés. Készítsen táblázatot a Wordben az adataival
Ha rendelkezik adatlistával a Wordben, konvertálhatja azt táblázatformátumba a Wordben, majd gyorsan átmásolhatja a táblázatot Excelbe. Ha az adatok már táblázatformátumban vannak, ugorjon a következő lépésre.
- Válassza ki az összes szöveget, amelyet táblázatba szeretne konvertálni.
- Kattintson a Beszúrás fülre, majd a Táblázat gombra.
- Válassza a "Szöveg konvertálása táblázatba" lehetőséget.
- Írja be a rekordok sorának számát az "Oszlopok száma" mezőbe. Ha üres sor van az egyes rekordok között, adjon hozzá egyet az összeshez.
- Kattintson az OK gombra.
2. lépés: Ellenőrizze a táblázat formázását
A Word egy táblázatot készít a beállítások alapján. Ellenőrizze kétszer, hogy minden a helyén van-e.
Lépés 3. Kattintson a kis "+" gombra, amely a táblázat bal felső sarkában jelenik meg
Ez akkor jelenik meg, ha az egeret az asztal fölé viszi. Erre kattintva kiválasztja a táblázat összes adatát.
4. lépés. Nyomja meg a gombot
Ctrl+C hogy lemásolja az adatokat.
A Kezdőlap lapon kattintson a "Másolás" gombra.
5. lépés: Nyissa meg az Excel programot
Az adatok másolása után megnyithatja az Excel programot. Ha meglévő táblázatba szeretné helyezni az adatokat, töltse fel. Vigye a kurzort abba a cellába, amelyben a táblázat bal felső celláját szeretné megjeleníteni.
6. lépés. Nyomja meg a gombot
Ctrl+V az adatok beillesztéséhez.
A Word táblázat egyes cellái külön cellákba kerülnek az Excel táblázatban.
7. lépés: Oszd fel a fennmaradó oszlopokat
Az importált adatok típusától függően előfordulhat, hogy további formázásra van szüksége. Ha például címeket importál, akkor a város, az állam rövidítése és az irányítószám ugyanabban a cellában lehet. Az Excel automatikusan feloszthatja ezeket.
- A teljes oszlop kiválasztásához kattintson a felosztani kívánt oszlop oszlopfejlécére.
- Válassza az "Adatok" fület, majd kattintson a "Szöveg oszlopokba" gombra.
- Kattintson a Tovább> gombra, majd válassza a "Vessző" lehetőséget az Elválasztók mezőben. Ha a fenti példát használja, ez elválasztja a várost az állam rövidítésétől és irányítószámától.
- Kattintson a Befejezés gombra a módosítások mentéséhez.
- Válassza ki az oszlopot, amelyet még fel kell osztani, és ismételje meg a folyamatot, és válassza a "Szóköz" lehetőséget a "Vessző" helyett elválasztóként. Ez elválasztja az állam rövidítését az irányítószámtól.
