A folyamatdokumentumok végigvezetik az olvasókat a folyamat sikeres befejezéséhez szükséges lépések logikai sorrendjén. Például a wikiHow cikkek egyfajta folyamatdokumentumok. A folyamatdokumentum tartalma bonyolult vagy egyszerű lehet, de meg kell határoznia, hogy milyen lépéseket kell végrehajtani, ezeknek a lépéseknek a logikai sorrendjét, és mit fog végrehajtani a sikeres végrehajtás esetén. Ezeket az alapokat szem előtt tartva lehetőség van folyamatdokumentáció létrehozására a tojás főzésétől a nemzetközi marketingkampány végrehajtásáig.
Lépések
Rész 1 /3: Folyamatdokumentum kezdete
1. lépés. Határozza meg a folyamatot
Szinte bármit fel lehet bontani folyamatra, és folyamatdokumentummá alakítani. Néhány példa:
- Tészta készítése
- Vezetni tanulni
- Levelet írni
- Dobtekercs végrehajtása
2. lépés. Találja ki, milyen erőforrásokra lesz szüksége az olvasóknak
Gondolja át az összes forrást, amire az olvasóinak szüksége lesz a leírni kívánt folyamat befejezéséhez. Az érintett erőforrások megértése hasznos lesz, amikor eldönti, hogyan írja le az egyes lépéseket. Néhány példa a szükséges forrásokra:
- Tészta készítése: víz, tészta, só, főzőedény, szűrőedény, hő, idő
- Vezetéstanulás: jármű, tanár, idő (tanulás és gyakorlás egyaránt), közlekedési szabályok ismerete
- Levél írása: írás és helyesírás, papír, toll vagy ceruza
- Dobtekercs előadása: dobkészlet, dobpálca, némi dobolási tapasztalat, idő
3. Lépés. Vegye figyelembe a közönségét
Mielőtt továbblépne, szánjon egy kis időt arra, hogy átgondolja, ki a közönsége, és mit tud már a témáról. Ez a tudás segít meghatározni, hogy milyen információkat kell tartalmaznia, és milyen információkat hagyhat ki.
Például, ha folyamatdokumentumot ír arról, hogyan kell főzni tésztát egy általános közönség számára, aki esetleg nem tudja, hogyan kell főzni, akkor valószínűleg olyan kifejezéseket szeretne meghatározni, mint az „al dente”, és leírja, mit jelent a „ guruló forralás.”
4. lépés. Hozzon létre egy címet
Minden folyamatdokumentumnak világos címre van szüksége, amely elmagyarázza, hogy milyen folyamatot részletez. Annak eldöntéséhez, hogy mit nevezzünk folyamatdokumentumnak, gondolja át, mit szeretne olvasóitól megtanulni, hogyan kell csinálni. Például nevezheti a folyamatdokumentumot „Tésztakészítés”, „Tanuljon meg vezetni” vagy „Írjon levelet”.
Használja a kötelező címet és a lépéseket. A folyamatdokumentumnak jelen idejű igével kell kezdődnie, például „készítsen”, „főzzen”, „tanuljon” vagy „írjon”. Továbbra is ezt az időt kell használnia a folyamat lépéseinek leírására
5. lépés: A bemutatkozással vonzza olvasóit
A folyamatdokumentum bevezetése lehetőséget ad arra, hogy elmagyarázza, mit kínál a dokumentum, és felhívja az olvasó figyelmét is. Bevezetőjében érdemes sürgető érzést kelteni, hogy olvasója tovább akarjon olvasni. Próbáljon problémát okozni az olvasóinak, majd felajánlja a megoldását.
Például, amikor bemutat egy folyamatdokumentumot, amely elmagyarázza a tészta elkészítését, akkor ezt mondhatja: „A tészta főzése egyszerűnek tűnhet, de könnyű túl- vagy alulfőzni a tésztát. Ez azért jelent problémát, mert a túl rágós vagy túl lágy tészta ízléstelen lehet, függetlenül attól, hogy milyen mártást tesz rá. De ha a tésztát a megfelelő módon készíti el, akkor a tészta ugyanolyan lenyűgöző lesz, mint a mártása.”
Rész 2 /3: A folyamat leírása
1. lépés. Bontsa le a folyamatot
Gondolja át azokat a dolgokat, amelyeknek meg kell történniük a leírni kívánt folyamat részeként. A kezdéshez írja le a folyamat minél több részét. Ez az "írás" elnevezésű stratégia. Ennek során próbálja meg a folyamatot apró, könnyen érthető lépésekre bontani. Például, ha el akarja magyarázni, hogyan kell tésztát készíteni, akkor írja le:
- Vegyen ki egy edényt, és töltse fel vízzel.
- Tegye az edényt a tűzhelyre, és erősítse fel a hőt.
- Vegye ki a tésztát.
- Adjunk hozzá tésztát a vízhez.
- Csökkentse kissé a hőt.
- Főzzük a csomagoláson feltüntetett ideig.
- A tésztát csepegtessük egy szűrőedénybe a mosogatóban.
2. lépés. Állítsa sorba a lépéseit
Ha megvan az alapvető lépések listája, amelyeket olvasóinak végre kell hajtania, nézze át őket, és győződjön meg arról, hogy azok rendben vannak. Fontolja meg, hogy ésszerűbb lenne -e az egyik lépést korábban vagy később megadni.
- Például, ha a tésztakészítés folyamatát írja le, akkor elgondolkodhat azon, hogy van -e értelme azt mondani az olvasóknak, hogy a víz felmelegedése előtt vagy után vegyék ki a tésztát.
- Ha az Ön által leírt folyamat meglehetősen bonyolult, vagy gondolkodás nélkül megteheti, akkor lehet, hogy több időt kell töltenie a lépéseinek logikájával. Például, ha Ön tapasztalt dobos, aki megpróbálja leírni a dobtekercselés módját, akkor előfordulhat, hogy le kell ülnie a dobkészletéhez, és meg kell csinálnia néhány dobtekercset.
- Amikor végrehajtja a folyamat lépéseit, gondolja át, mi történik először, másodszor, harmadszor stb. Hasonlítsa össze ezt a sorozatot a lépések listájával.
3. lépés. Határozza meg, hogy további információkat kell -e nyújtania
Gondolja át újra a folyamatot, és próbálja megállapítani, hogy hiányzik -e valamilyen információ a folyamatból. Próbálja meghatározni, hogy van -e bármi, amit az olvasóknak meg kell tennie, mielőtt elvégezhetik valamelyik lépését.
- Például tanácsolhatja olvasóinak, hogy állítsanak be időzítőt, amikor a tésztát a vízhez adják. Vagy tanácsolhatja az olvasóknak, hogy ellenőrizzenek egy darab tésztát, mielőtt leengedik az egész edényt.
- Próbálja meg elolvasni lépéseit egy barátjának, hátha van valami, amit elmulasztott. Ne részletezzen semmit, amit írt, csak olvassa el lépéseit egy barátjának, és kérjen javaslatokat.
4. lépés. Bontsa ki lépéseit
Miután szilárd sorrendet dolgozott ki a lépéseihez, bővítenie kell az egyes lépéseket. A folyamatdokumentum minden egyes lépésének tartalmaznia kell hasznos információkat, amelyek segítenek az olvasóknak megérteni, hogyan kell elvégezni az egyes lépéseket. Próbáljon a lehető legrészletesebb lenni.
Például, amikor azt tanácsolja az olvasóknak, hogy vegyenek ki egy edényt, és töltsék meg vízzel, meg kell mondani, hogy milyen típusú edényolvasókat kell használniuk, és mennyi vizet kell hozzáadniuk az edényhez. Azt mondhatod az olvasóknak, hogy használjanak nagy tálcát a tészta főzéséhez, és töltsék meg 12 csésze vízzel
5. lépés. Mondjon példákat
A példák segíthetnek az olvasóknak abban, hogy világosabb képet kapjanak arról, hogyan tegyenek valamit, amit nehéz megérteni. Próbáljon olyan példákat használni, amelyekkel olvasói könnyen kapcsolatba léphetnek, és magyarázza el, hogyan kapcsolódik a példa az Ön által leírt folyamathoz.
Például, ha megpróbálja elmagyarázni az olvasóknak, hogy milyen szorosan kell tartani a dobozt a dobtekercseléshez, akkor a ceruzatartás példájával leírhatja a szükséges nyomást. Az olvasók képesek lesznek kapcsolódni a toll vagy ceruza tartásához, és ezen ismeretek segítségével elősegíteni számukra a dobverő helyes tartását
6. lépés. Hibaelhárítási tanácsot ad
Gondolja át a gyakori hibákat, amelyeket az emberek elkövetnek, amikor befejezik ezt a folyamatot, és győződjön meg arról, hogy orvosolja ezeket a gyakori hibákat a dokumentumban. Lehet, hogy megtalálja a módját, hogy ezeket az információkat az egyik lépésben feldolgozza, vagy megadhatja ezeket az információkat a dokumentum végén.
Például sokan talán azért főzik túl a tésztájukat, mert elfelejtik beállítani az időzítőt. Vagy talán sokan küszködnek dobtekercsekkel, mert túl szorosan tartják a dobszálaikat
Rész 3 /3: A dokumentum befejezése
1. lépés. Szükség esetén vegyen be átmeneteket
Az átmenetek olyan szavak, amelyek javítják írásod folyamatait. Az átmenetek segíthetnek tisztázni, hogy az olvasóknak mikor kell elvégezniük a folyamatot. Például tanácsolhatja olvasóinak, hogy állítsák be az időzítőt, mielőtt a tésztát a forrásban lévő vízhez adnák. Vagy tanácsolhatja olvasóinak, hogy vegyenek fel kesztyűt, és akkor öntsék a tésztát a mosogatóban lévő szűrőedénybe. Néhány további jó átmeneti szó a folyamatdokumentumban:
- következő
- után
- első
- utolsó
- is
2. lépés: Egyszerűsítse nyelvét
Amikor egy folyamatot nagy közönség számára ír le, fontos meggyőződni arról, hogy az Ön által használt szavak elég egyszerűek ahhoz, hogy a legtöbb ember megértse. A sok szaknyelv (szaknyelv) használata megnehezítheti az olvasók számára az utasítások megértését. Szánjon rá egy percet, és olvassa el az utasításokat, és keressen módokat a nyelv egyszerűsítésére.
Ha egy speciális szót kell használnia a folyamat leírására, győződjön meg arról, hogy az olvasók számára határozza meg. Például, ha leírja, hogyan kell tésztát készíteni, meg kell magyaráznia, mit jelent az „al dente”
3. lépés: Tesztelje a folyamatot
Fontos megbizonyosodnia arról, hogy az Ön által leírt folyamat sikeresen végrehajtható az utasítások követésével. Próbálja befejezni a leírt folyamatot úgy, hogy követi az egyes lépéseket az Ön sorrendjében, és csak az Ön által megadott információkat használja.
- A folyamat tesztelése során próbáljon azonosítani minden hiányzó információt, vagy bármit, ami nem világos az olvasói számára.
- Kérj meg mást is, hogy tesztelje a folyamatodat. Ha valaki más teszteli a folyamatot, még pontosabb lehet a folyamatdokumentum. Kérje meg barátját vagy családtagját, hogy használja a lépéseket a leírt folyamat befejezéséhez.
4. lépés. Formázza meg a dokumentumot
Attól függően, hogy hogyan tervezi használni a folyamatdokumentumot, előfordulhat, hogy formáznia kell. Például, ha a folyamatdokumentumot MLA stílusú esszévé kell formázni egy osztályfeladathoz, akkor át kell néznie az oktató irányelveit, és meg kell győződnie arról, hogy a dokumentum megfelel azoknak. Ha a dokumentumot egy webhelyhez használja, akkor formáznia kell a dokumentumot az igényeinek megfelelően.
