Mindig frusztráló, ha várni kell a válaszra, legyen szó akár állásinterjúról, üzleti ajánlatról, vagy csak tervek készítéséről egy barátjával. A válasz e-mail küldése nagyon hatékony lehet a válasz megszerzésében, különösen akkor, ha ésszerű várakozás után teszi meg kérését, és egyértelműen, tömören és tisztelettel írja le. A siker esélyeinek további javítása érdekében végezzen minél több „lábmunkát”, hogy megkönnyítse a címzett dolgát.
Lépések
1. módszer a 3-ból: Válassza ki, hogy mikor és hova küldjön nyomon követési lépéseket
1. lépés. Várjon legalább 3 munkanapot, amíg elküldi az utókövetést
Nincs általános szabály, hogy mennyi ideig kell várnia, mielőtt elküldi a további e-mailt. Egy jó alapszabály 3 munkanap, kivéve, ha a kapcsolattartó személy adott egy konkrét dátumot, amikor válaszol. Ebben az esetben várjon legalább 1 munkanapot a dátum után.
- Például, ha a személy azt mondta, hogy válaszol 19. előtt vagy kedden, várjon legalább 20. szerdáig, hogy válaszoljon.
- Az állásinterjú utókövetésekor általában jobb legalább 5 munkanapot várni.
- Nem szükséges csak munkanapokat számolni (azaz kihagyni a hétvégéket és ünnepnapokat), amikor személyes minőségben követi nyomon.
- Ne tételezze fel a legrosszabbat, mint például azt, hogy nem kapta meg az állást, vagy hogy nem érdekli őket az üzleti ajánlata-csak azért, mert nem kapott gyors választ. Lehet, hogy a kapcsolattartója nagyon elfoglalt!
2. lépés Címzze az e -mailt közvetlenül a kapcsolattartójának
Természetesen ez mindig a személyes e-mailekre vonatkozik, és általában a legjobb stratégia az üzleti nyomon követésre. Ha a személy megadta az Ön elérhetőségét, vagy meghívta Önt, hogy vegye fel velük a kapcsolatot, mindig közvetlenül neki (és csak nekik) küldje el az üzenetet.
- Ha a személy nem adta meg elérhetőségi adatait, vagy nem hívta meg, hogy vegye fel velük a kapcsolatot, küldje el e-mailjét az irányított kapcsolattartó személynek (például adminisztratív asszisztensnek vagy toborzási koordinátornak). Kérje meg a tárgysorban, hogy az üzenet annak a személynek szóljon, akivel korábban foglalkozott.
- Ha korábban kapcsolatba lépett a személlyel e -mailben, használja ugyanazokat a „to” és „from” e -mail címeket, mint korábban.
3. lépés. Összesen legfeljebb 2 további e-mailt küldjön
Elég nehéz tudni, hogy mikor kell nyomon követést küldeni, tehát mi a helyzet az utánkövetéssel? Ha az első nyomon követésre nem érkezik válasz, várjon legalább 1-2 munkanapot a második nyomon követés elküldésére. Ha ez a második üzenet nem válaszol, hagyja abba a nyomon követést, vagy lépjen kapcsolatba valaki mással a vállalkozáson belül.
- Bár új követési üzenetet hozhat létre, ha kívánja, nem baj, ha ugyanazt az üzenetet küldi, mint az eredeti folytatást, de tegyen egy megjegyzést a tetejére, mint például: „(Tom: Ezt a nyomon követést küldtem kedden, és kíváncsian várom visszajelzését az üzleti lehetőségről, amelyet a múlt csütörtökön tárgyaltunk. Köszönöm, Jan)”
- Általános szabály, hogy egyáltalán ne aggódjon (nem kapja meg a munkát, stb.), Ha 1 utókövetést kell elküldenie. Aggódjon csak egy kicsit, ha 2 követést kell elküldenie. Kezdjen kicsit jobban aggódni, ha a második nyomon követés után nem hall vissza!
4. lépés. Előzze meg a nyomon követés szükségességét egy köszönő e-mailben
Mindig udvarias köszönő e-mailt küldeni minden üzleti megbeszélés másnapján-különösen, de nem csak állásinterjún-, valamint sok személyes kapcsolatfelvételi forgatókönyv után. Ha ezt a köszönetnyilvánításba hajtogatja az utólagos megemlítést, előfordulhat, hogy ösztönözheti a választ anélkül, hogy néhány nappal később külön nyomkövetést kellene küldenie.
- A köszönő e-mail majdnem ugyanazt a formátumot és tartalmat használhatja, mint egy további e-mail, csak egy kicsit több helyet szentel a személy megköszönésének, és egy kicsit kevesebbet fordít a válasz kérésére.
- Ez azonban nem számít „hivatalos” nyomon követésnek, így szükség esetén akár 2 „valós” követést is küldhet!
2. módszer a 3-ból: Követő e-mailek formázása
1. lépés. Hivatkozzon közvetlenül a tárgysor korábbi kapcsolattartójára
Ha a tárgysor homályos vagy irreleváns, a nyomon követés olvasatlanul vagy a kukába kerülhet. Gondosan válassza ki szavait, hogy a tárgysor azonnal és kifejezetten kapcsolódjon a címzettel folytatott interakcióhoz.
- Az egyik stratégia az, hogy a „RE:” -t hozzáadja a korábbi interakció leírásához, így az az esemény folytatásaként hangzik: „RE: Interjú péntek 9/23, 11:00”.
- Egy másik lehetőség, hogy megadja a nevét, egy rövid és közvetlen leírót, valamint az e-mail okát: „Terry Regula 9/23 Interjú követés”.
- Soha ne feltételezze, hogy a személy felismeri az e -mail címét, és megnyitja az üzenetet. Használja a tárgysor előnyeit.
2. lépés. Nevezze meg a címzettet az üdvözlésében, és köszönje meg a zárásban
Jóllehet informális lehet a személyes e-mailben, az üzleti nyomon követésnek egyensúlyban kell lennie a tiszteletreméltó formalitásokkal és az előzetes interakció során szerzett ismeretekkel. A legtöbb esetben például üdvözölheti az illetőt a keresztnevén-mindaddig, amíg „Joe Selmon” -ként mutatkozott be, vagy azt mondta: „hívj Barbinak”.
- Üdvözlése tipikusan így nézhet ki: „Kedves Joe” vagy „Kedves Barb”, hacsak nem érzi úgy, hogy nagyobb formalitás a megfelelő: „Kedves Selmon úr” vagy „Kedves Dr. Bennet”.
- Zárásként még egyszer utoljára köszönet nekik, és használja a kereszt- és vezetéknevét: „Köszönöm, Steve Caraway.”
3. lépés. Legfeljebb 3-4 bekezdést használjon, mindegyik 2-3 mondat hosszú
Ami a nyomon követés írását illeti, térjen a lényegre, és gyorsan érjen oda! Ez nem egyetlen mondat megírását jelenti, hanem azt jelenti, hogy egyszerűsített e -mailt kell létrehozni felesleges tartalom nélkül. Hozzon létre karcsú, tiszta bekezdéseket a következő sorok mentén (vagy hasonló):
- Üdvözlet
- 1. bekezdés: köszönet és egyértelmű nyilatkozat, amelyet követ.
- 2. bekezdés: a kapcsolattartó adatainak gyors összefoglalása.
- 3. bekezdés: érdeklődésének vagy lelkesedésének gyors megerősítése.
- 4. bekezdés: nyilatkozat arról, hogy „várakozással tekint a frissítésre”, vagy hogy azt „nagyra értékelnénk”.
- Záró
4. lépés. Adja meg a címzettnek az összes szükséges információt
Győződjön meg arról, hogy a másik személynek a lehető legkevesebbet kell tennie ahhoz, hogy nyomon tudja követni. Az egyetlen ok, amiért még nem tértek vissza hozzád, valószínűleg az, hogy elfoglaltak voltak. Tehát, ha vissza kell nézniük jegyzeteikben vagy fájljaikban, hogy információkat szerezzenek a korábbi interakciójáról, akkor nagyobb valószínűséggel döntenek úgy, hogy most sem éri meg az idejüket, hogy visszatérjenek hozzád.
- Ha volt interjúja, említse meg a konkrét dátumot és időt, a pozíció nevét, és vagy egy nagyon gyors összefoglalót az interjúról, vagy egy kiválasztott anekdotát vagy epizódot belőle. Például: „Azért írok, hogy nyomon kövessük interjúnkat múlt hétfő, 23-án délben. Valószínűleg emlékszel arra, hogy annyira szívesen beszéltem az értékesítési vezető pozíciójáról, hogy majdnem kiöntöttem a kávémat az asztalodra!”
- Győződjön meg arról, hogy világos információkat közöl minden olyan kapcsolatfelvételi formáról, amelyet használni szeretne: e -mail, telefon/szöveg, levél stb.
3 /3 -as módszer: Világos, tömör és tisztelettudó
1. lépés: Köszönje meg a címzettnek, és mondja ki, hogy rögtön az elején követi
Ne temesse el azt a tényt, hogy az e-mail közepére nyomon követést ír. Ehelyett azonnal tudassa az illetővel, hogy miért nyúl hozzá-, és mutasson neki némi elismerést, amíg ott tart!
Próbálkozzon valami ilyesmivel: „Még egyszer köszönöm, hogy múlt csütörtökön szakított időt arra, hogy találkozzon velem. Azért írok, hogy nyomon kövessem az ülést, és hogy mit gondol a javaslatomról.”
2. lépés. Határozza meg újra az interakciót, és erősítse meg gyorsan az érdeklődését
Adjon felfrissülést a személynek az előzetes kapcsolatfelvételhez, különösen egy üzleti helyzetben, amikor tudja, hogy a másik személy sok interjút, találkozót stb. Győződjön meg róla, hogy azonnal emlékeznek arra, hogy ki vagy és mit beszéltél meg.
Például: „Öröm volt bemutatni a számlázási műveleteinek egyszerűsítésére vonatkozó tervemet, és remélem, hogy megosztja lelkesedésemet annak megvalósítása érdekében.”
3. Légy közvetlen és udvarias, ne légy rámenős, bocsánatkérő vagy passzív-agresszív
Ne szégyellje a nyomon követést! Jó dolog megerősíteni érdeklődését és vágyát, hogy tudja, hol tart, mindaddig, amíg ezt udvariasan és tisztelettel teszi. Ne feledje, hogy nem tartozik a feltételekkel adott válaszával, de kérést tegyen, ne követelést.
- Használjon ilyen hangot: „Alig várom, hogy meghallgassam, hol tartok a közösségi tájékoztatási pozícióval kapcsolatban.”
- Ne légy rámenős: „Tegnapig ígért választ, és a lehető leghamarabb vissza kell válaszolnom.”
- Ne légy passzív-agresszív sem: "Azt hiszem, nem kaptam munkát, mivel soha nem tértél vissza hozzám, de szeretném megerősíteni ezt."
4. lépés. Mutassa meg és mondja el a címzettnek, hogy értékeli az idejét
A világos tárgysor használata és az e -mail lényegének azonnali elérése megmutatja a másik ember idejének tiszteletét. Az is jó ötlet, ha egyszer vagy kétszer konkrétan kijelenti az üzenetben, hogy értékeli azt az időt, amelyet rád szánnak. A hízelgéssel való túlzott elvégzés nem szükséges, sőt hasznos, de némi tisztelet megmutatása mindig javítja a gyors válasz esélyeit.
- Például: „Tudom, hogy nagyon elfoglalt vagy ebben az évszakban, és nagyra értékelem azt az időt, amit a velem való interakcióval töltöttél.”
- Vagy: „Még egyszer köszönöm, hogy időt szánt a kérdéseim megválaszolására múlt csütörtökön. Még egy gyors kérésem van.”
- Ha az illető túlságosan elfoglalt volt ahhoz, hogy visszatérjen hozzád, megmutatni és elmondani neki, hogy mennyire értékeled az idejét, remek módja annak, hogy rávegyük a választ!
