Szinte mindenki, aki dolgozik, használ e -mailt, de ez könnyen túlterhelhet minket. Néhányunk sokkal több e -mailt kap, mint amennyit hatékonyan kezelni tudunk. Ha gyorsan és megfelelően tudunk válaszolni egy e -mailre, időt takaríthatunk meg, és professzionálisabbnak tűnhetünk. Jegyzet:
Ezek a lépések és javaslatok nem mindegyike működik az összes e -mail szolgáltatásban, de mindegyik a Gmailben működik.
Lépések
1. lépés. Értse meg, miért használják az emberek az e -maileket
Az e -mail az emberek közötti kommunikációra szolgál; szöveges és vizuális információk küldésére szolgál egyik személytől a másikhoz / sok máshoz. Nem erre való:
- Információk tárolása; jobb, ha az adatokat dokumentumként menti a számítógépére vagy a felhőbe
- Emlékeztet arra, hogy mit kell tennie; ehhez inkább teendőlistát vagy naptárat használjon
Lépés 2. Használjon címkéket vagy mappákat az e -mailek rendszerezéséhez és a postaládájából való távol tartásához
- Használja a „nyomon követés” vagy a „válasz” címkét a tennivalókhoz. Ezeket hozzá kell adnia a naplójához vagy a „teendők” listájához.
- Használja a „várakozó választ”, ha valaki mást vár
- Használja a „sürgős” szót olyan dolgokra, amelyeket a lehető leghamarabb el kell végezni
3. Mentse el a hasznos információkat, majd archiválja az e -mailt
- Töltse le a mellékleteket, és mentse a fájlokat a megfelelő helyre
- Ezután, ha nem válaszol az e -mailre, archiválja azt
4. lépés. Archiválja az elkészült e -maileket
Ne féljen az archiválástól; Alapvetően áthelyezi az e-maileket a beérkező levelekből a „nem név” mezőbe (technikailag eltávolítja a „beérkező levelek” címkét)
- Nem tűnt el - erre szolgál a törlés
- Mindig kereshető és megtalálható
5. lépés. Törölje a hibaüzeneteket, majd iratkozzon le a forrásukról
Ezzel mentheti a postaládáját a felesleges és nem kívánt e -mailektől.
- Törölje azokat az e -maileket, amelyeket először nem kellett volna kapnia
- Ezek már nem lesznek kereshetők vagy megtalálhatók, miután egy ideig a „kukában” voltak
- Ha nem szeretne többé ilyen jellegű e -mailt kapni, akkor az e -mail alján található „leiratkozás” információ segítségével győződjön meg arról, hogy leiratkozik arról, hogy megkapja.
- Ha nem tud leiratkozni róla, rendelje hozzá az e -mailt spamként
6. lépés Csillagokat használjon különleges és nagyon fontos vagy sürgős e -mailekhez
A csillagokat mérsékelten használja, mert ha túl sok a csillagozott e -mail, az ugyanolyan haszontalan lesz, mint a csillagozott e -mailek száma.
Tippek
- Mindig tartsa szem előtt az e -mail célját, és ne próbálja többé használni.
- Használja az e-maileket a „termelékenységi munkafolyamat” részeként, a teendők listájával, a naptárral vagy a naplóval együtt, és minden más hasznos eszköznek.
