A prioritások kezelése Excel segítségével: 15 lépés (képekkel)

2024 Szerző: Gilbert Ryder | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-02-02 01:07

A prioritások papírra írása akkor működik, ha délután le tudja ütni őket. Az otthoni vagy munkahelyi bejövő feladatok özönével sokan átkerülnek a következő napra (vagy hétre vagy hónapra). Ez az Excel táblázat a határidők közeledtét figyeli, és ennek megfelelően módosítja a feladatok prioritásait. 20 perc múlva az alábbi lépések hatékonyabban kezelik prioritásait.

Lépések

Lépés 1. Hozzon létre egy "Home" vagy "Office" lapot

Nyisson meg egy új Excel táblázatot. Kattintson a jobb gombbal a "Sheet1" fülre alul, és kattintson az Átnevezés gombra. Írja be az "Otthon" vagy az "Iroda" parancsot.

Lépés 2. Nevezze át a Sheet2 -t "Sablon" -nak, a Sheet3 -at pedig "Pontnak" az 1. lépés megismétlésével

Lépés 3. Hozza létre a Fontosság táblázatot

A Pontok lapon töltse ki az A, B és C oszlopokat:

4. lépés. Határozza meg a "Fontosság" nevet

Válasszon az A2 - C7 cellák közül. Kattintson a Név meghatározása beszúrása gombra

Határozza meg a nevet "Fontosság" -ként, majd kattintson az OK gombra

5. lépés. Hozzon létre egy erőfeszítési táblázatot

Ismételje meg a 3., 4. és 5. lépést az Effort táblázat létrehozásához az E, F és G oszlopokban. Válassza ki az E2 – G6 cellákat, és adja meg nekik az „Erőfeszítés” nevet.

6. lépés. Hozza létre a Sürgősségi táblázatot

Ismételje meg a 3., 4. és 5. lépést a Sürgősségi táblázat létrehozásához az I., J és K oszlopokban. Nevezze el őket "Sürgősség" -nek.

Lépés 7. Írja be a címsorokat a Kezdőlap fülre

Kattintson a Kezdőlap fülre, és illessze be a címsorokat az 1. sorba:

• A - A prioritás formula, 1 a legfontosabb feladathoz, de lehet 100 felett is
• B - Feladat A feladat neve.
• C - Fontosság An A, B, C, D, E vagy F a táblázatból.
• D - Erőfeszítés A 1-5, az Erőfeszítés táblázatból.
• E - Sürgősség Az Esedékesség napján alapuló képlet.
• F - Határidő, amikor a feladatot be kell fejezni. A határidők nem nehézek és gyorsak. Felfelépés elmondja, hogy milyen korán kezdhette el a feladatot, és Kiterjesztés megmondja, hogy hány napig csúszhat. A hajvágás 5 -ös és 4 -es meghosszabbítással járhat - nincs értelme 2 héttel hamarabb hajvágni, és az emberek észrevehetik, ha több mint 5 nappal késik.
• G - Feltöltés Napokkal a határidő előtt elkezdheti a feladatot.
• H - Hosszabbítás A határidő automatikus meghosszabbítása
• I - Days Left Formula. Az esedékesség előtti napok száma; negatív, ha a határidő lejárt.
• J - Befejezett dátum feladat valóban befejeződött.
• K - Megjegyzés A feladat minden részlete.

8. lépés. Írja be a feladatok listáját

Megjegyzés A prioritás, a sürgősség és a hátralévő napok üresen maradnak. Képletekkel lesznek kitöltve. Íme egy példa az otthoni feladatokra.

Lépés 9. Írja be a képletet a hátralévő napokra, a sürgősségre és a prioritásra

Az alábbi képletek a 2. sorra vonatkoznak.

• I (hátralévő napok) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
• E (sürgősség) = HA (I2> G2, 5, HA (I2> 0, 4, HA (I2 = 0, 3, HA (I2+H2> 0, 2, 1)))))
• A (prioritás) = VLOOKUP (C2, Fontosság, 2, HAMIS) + VLOOKUP (D2, Erőfeszítés, 2, HAMIS) + VLOOKUP (E2, Sürgős, 2, HAMIS)

Lépés 10. Változtassa meg az I2 cella formátumát Egész számra a jobb egérgombbal kattintva a cellára, válassza ki a formátumot, és tegye azt 0 tizedesjegyű számgá

11. lépés: Másolja a Prioritás, a Sürgősség és a Hátralévő napok képleteit az oszlopok többi cellájába

Válassza ki az E2 cellát és írja be CTRL-C.

Válassza ki az E3 – E10 cellákat, majd kattintson a gombra CTRL-V. Ismételje meg az I2 cella másolását az I3 - I10 cellákba. Végül ismételje meg az A2 cella másolását az A3 - A10 cellákba. Figyelmen kívül hagyja a meghatározatlan feladatokhoz kapott páratlan értékeket.

Lépés 12. Rendezze a sorokat prioritás szerint

Válasszon az A1 – K cellák közül, annyi sor esetén, amennyi adatot tartalmaz. Ezután kattintson az Adatok rendezése lehetőségre.

13. lépés. Mentse el a prioritások táblázatát, beleértve a verziószámítás dátumát

14. lépés. Feladatok megjelölése befejezettként

A feladatok elvégzése során jelölje meg a dátumot a Kész oszlopban. Emlékezik CTRL- ;

(vezérlőgomb és pontosvessző) azonnal beírja az aktuális dátumot.

15. lépés Figyelje, hogy a prioritások naponta változnak

Itt vannak a prioritások több napon keresztül. Július 13 -án minden feladat előtt Felfelépés időszakban, tehát legyenek nagy számok. Július 20 -án magasabb prioritások (kisebb számok) jelennek meg négy feladatnál, köztük Fűnyírás ami eltalálta Esedékes dátum. 21 -én a prioritás magasabb, mert a Kiterjesztés időszakban és július 23 -án még magasabb, mert túl van a Kiterjesztés időszak. Befizetni a számlákat 23 -án és 25 -én is eszkaláción megy keresztül.

Tippek

• Nyugodtan vegyen fel további oszlopokat - ki rendelte hozzá a feladatot, kategóriát stb.
• Ossza fel a nagy feladatokat kisebbekre.
• Szükség esetén minden nap rendezze a feladatlistát.
• Tartson külön Excel fájlokat a család/otthon és a munkahely számára.
• = HA (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, MA ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
• Az AutoFilter használatával válasszon lejárt feladatokat (sürgősség = 1) vagy nagyon fontos feladatokat (fontosság = "A")
• Olvassa el az alább felsorolt cikkeket a prioritások meghatározásáról és az időgazdálkodásról.
• Másolja az ismétlődő feladatokat a Sablonok fülre, hogy könnyen megtalálhassa és újra lemásolhassa azokat.
• Nyugodtan módosítsa a prioritás egyes részein megadott pontokat.
• Az egyik módja annak, hogy az ismétlődő feladatot folyamatosan frissítse, ha beírja ezt a dátum oszlopba: (Ez a példa a pénteki napot használja, ami itt "5".)
• Feltételes formátumokat adjon hozzá a határidőhöz, hogy jelezze, ha lejárt.
• Hetente, havonta (vagy talán a duplája) számolja meg az egyes időszakokban elvégzett feladatok számát. Ez lehet az egyetlen pozitív visszajelzés a munkájáról.
• Ez megkeresi a "mai" dátumot (hétfő = 1, kedd = 2,… V = 7), és ellenőrzi, hogy pénteknél később van -e. Ha igen, akkor héttel egészíti ki a jelenlegi pénteki napot, így a jövő hét péntek. Ha nem késő péntek, akkor csak a hét pénteki dátumát jeleníti meg.
• Ebben a példában hétfő = 1, kedd = 2, szerda = 3, csütörtök = 4, péntek = 5, szombat = 6 és vasárnap = 7.
• Ha ezt a képletet úgy szeretnénk megváltoztatni, hogy az mondjuk kedden is működjön, láthatjuk, ha megnézzük a fenti listát, hogy kedd = 2, ezért csak cserélje ki a képlet három 5 -ösét 2 -re.

Figyelmeztetések

• Ahelyett, hogy Excel fájljait állandóan magánál tartaná, használja a Google Táblázatot, így fájljai mindig elérhetők lesznek.
• Mentse el a táblázatot néhány ülésenként a helyreállításhoz.
• Az időgazdálkodás rendkívül személyes, és előfordulhat, hogy ez a táblázat nem felel meg az Ön igényeinek és preferenciáinak. Tolakodónak vagy túl igényesnek tűnhet a napi látogatás. Lehet, hogy neked működik, de nem a barátaidnak vagy fordítva.
• A számított prioritások nem sorszámok. Az „1” prioritású feladat elvégzése nem tolja fel a többit. A prioritások elérhetik a százat, és nem minden szám lehetséges. Általában az 1 és 12 közötti prioritásokra összpontosítson.
• Ne aggódjon a túl sok feladat miatt - akár két hónapos feladatok is várhatnak a lista alján, amíg közeledik a határidő.