Sok vállalat a Microsoft Excel segítségével nyomon követi az osztályok vagy a vállalatok általános költségeit. Mivel az Excel ma már gyakran a Windows operációs rendszert használó személyi számítógépekhez tartozik, ha az otthoni számítógépen van Excel, akkor azt használhatja a számlák nyomon követésére. Számos sablon áll rendelkezésre a Microsoft és más webhelyek költségeinek nyomon követésére, és az Excel legújabb verziói tartalmaznak egy sablont a számlák nyomon követésére az előre telepített sablonok között. Saját táblázatot is létrehozhat a számlák Excelben történő nyomon követésére. Az alábbiakban mindkét megközelítésre vonatkozó utasítások találhatók.
Lépések
1 /2 módszer: Excel sablon használata
1. lépés. Válasszon egy előre telepített sablont
Az Excel legújabb verziói tartalmaznak egy sablont a személyes költségek nyomon követésére, valamint sablonokat a gyakori üzleti alkalmazásokhoz. Hozzáférhet ezekhez a sablonokhoz, és felhasználhatja a számlák Excelben történő nyomon követésére.
- Az Excel 2003 programban válassza a "Fájl" menü "Új" menüpontját. A „Sablonok” párbeszédpanel megtekintéséhez válassza az „Új számítógépen” lehetőséget az „Új munkafüzet” munkaablakban.
- Az Excel 2007 programban válassza a "Fájl" menü "Új" menüpontját. Ekkor megjelenik az "Új munkafüzet" párbeszédpanel. Válassza a "Telepített sablonok" lehetőséget a bal oldali panel "Sablonok" menüjében. Válassza ki a "Személyes havi költségkeret" elemet a középső panel "Telepített sablonok" menüpontjában, majd kattintson a "Létrehozás" gombra.
- Az Excel 2010 programban kattintson a "Fájl" fülre, majd válassza a "Fájl" menü "Új" menüpontját. Válassza a "Minta sablonok" elemet az "Elérhető sablonok" ablaktábla felső részén, majd válassza ki a "Személyes havi költségkeret" elemet a minta sablonok megjelenítéséből, majd kattintson a "Létrehozás" gombra.
2. lépés. Válasszon online sablont
Ha a Microsoft Excel programmal előre telepített személyes költségvetési sablon nem működik a költségek nyomon követésében, online kiválaszthat egy sablont. Letölthet sablont egy harmadik féltől származó webhelyről, vagy az Excel segítségével csatlakozhat a Microsoft Office Online-hoz.
- Excel 2003 esetén kiválaszthat egy megfelelő sablont a Microsoft Office Online könyvtárból a https://office.microsoft.com/en-us/templates/ címen. (Itt megtalálhatja az Excel későbbi verzióira szánt sablonokat is.)
- Az Excel 2007 programban válassza az "Új munkafüzet" párbeszédpanel Microsoft Office Online szakaszában a "Költségvetések" lehetőséget. Az Office online sablonkönyvtárához való csatlakozáshoz működő internetkapcsolattal kell rendelkeznie.
- Az Excel 2010 programban válassza a "Költségkeretek" lehetőséget az Elérhető sablonok panel Office.com szakaszában. Az Office online sablonkönyvtárához való csatlakozáshoz működő internetkapcsolattal kell rendelkeznie.
Lépés 3. Írja be adatait a megfelelő cellákba
A pontos információ az Ön által használt táblázat -sablontól függ.
4. Lépés. Mentse el a táblázatot
Használhatja a táblázathoz használt sablon nevét, vagy valami értelmesebbre módosíthatja. Elegendő, ha hozzáadja a nevét és az évszámot a meglévő fájlnévhez.
2. módszer 2-ből: Saját költségkövető táblázat létrehozása
1. lépés: Nyissa meg az Excel programot
2. lépés. Írja be a táblázat nevét az A1 cellába
Használjon értelmes nevet, például "Személyes költségvetés", "Személyi költségkövetés" vagy valami hasonló. (Nevezze ki az idézőjeleket a név beírásakor; itt csak annak jelzésére szolgál, hogy a nevek példák.)
Lépés 3. Írja be az oszlopcímeket a 2. sorba
A javasolt címek és sorrend a "Dátum", "Kedvezményezett kategória" (vagy "Fizetés"), "Jegyzet", "Költség", "Bevétel" (vagy "Bevétel" vagy "Betét") és "Egyenleg". Írja be ezeket a címeket az A2 – G2 cellákba; szükség lehet az oszlopszélességek beállítására, hogy illeszkedjenek a hosszú oszlopcímekhez vagy bejegyzésekhez.
Miután beállította a táblázat címét és oszlopfejléceit, használja a "Panelek befagyasztása" funkciót, hogy ezeket a fejléceket a kijelző tetején tartsa, miközben a bejegyzéseket görgetheti. A Freeze Panes az Excel 2003 és korábbi verzióiban a "Nézet" menüben, valamint az Excel 2007 és 2010 "Nézet" menüszalagának "Ablak" csoportjában található
4. lépés. Írja be első költségtételét a 3. sor celláiba
5. lépés. Írja be a mérlegképletet a G3 cellába
Mivel ez az első egyenlegbejegyzés, az egyenleget a költségek és a bevételek közötti különbség figyelembevételével határozzák meg. Ennek beállítása attól függ, hogy a kiadásokat vagy a készpénzt akarja nézni.
- Ha úgy állítja be a táblázatot, hogy elsősorban a költségeit vizsgálja, akkor az egyenleg képlet a következő lesz: E3-F3, ahol E3 a ráfordítást és F3 a bevételt jelző cella. Ha így állítja be a képletet, akkor az összes kiadása pozitív szám lesz, ami könnyebben érthető lesz.
- Ha úgy állítja be a táblázatot, hogy futó lapja legyen a készpénznél, akkor az egyenleg képlet a következő lesz: F3-E3. A táblázat ilyen módon történő beállítása pozitív egyenleget jelenít meg, ha a pénzforgalma meghaladja a költségeit, és negatív, ha több költsége van, mint bevétele.
6. lépés. Írja be második költségtételét a 4. sor celláiba
Lépés 7. Írja be a mérlegképletet a G4 cellába
Mivel a második és az azt követő bejegyzések futó egyenleget tartanak fenn, hozzá kell adni a ráfordítás és a bevétel közötti különbség eredményét az előző bejegyzés egyenlegének értékéhez.
- Ha úgy állítja be a táblázatot, hogy elsősorban a költségeit nézze meg, akkor az egyenlegképlet a következő lenne: G3+(E4-F4), ahol G3 az előző egyenleget jelző cella, E4 a ráfordítást és F4 a cella a bevételt képviseli.
- Ha úgy állítja be a táblázatot, hogy futó lapja legyen a készpénzénél, akkor a mérlegképlet a következő lesz: G3+(F4-E4).
- A zárójelek a költségek és a bevételek közötti különbséget jelző cellák körül nem szükségesek; csak azért tartalmazzák, hogy egy kicsit világosabb legyen a képlet fogalma.
- Ha a cellát üresen kívánja tartani az egyenleggel, amíg a teljes bejegyzést nem hajtja végre, használhat IF -utasítást a képletben, így ha a dátum nincs megadva, az egyenlegcella nem jelenít meg értéket. Ennek képlete a második bejegyzéshez = HA (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), ha a táblázatot úgy állítja be, hogy nyomon kövesse a költségeket, és ez a következő: HA (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)), ha úgy állítja be a táblázatot, hogy készpénzt mutasson. (A zárójeleket elhagyhatja a kiadásokat és bevételeket ábrázoló cellák körül, de nem a zárójelek külső halmazát.)
Lépés 8. Másolja a mérlegképletet a G oszlop többi cellájába (az Egyensúly oszlop)
Kattintson a jobb gombbal a Cell G3 elemre, és válassza a "Másolás" lehetőséget a felugró menüből; majd húzással jelölje ki az alatta lévő cellákat az oszlopban. Kattintson a jobb egérgombbal a kijelölt cellákra, és válassza a "Beillesztés" lehetőséget a felugró menüből a képlet beillesztéséhez a kijelölt cellákba. (Az Excel 2010 programban válassza a "Beillesztés" vagy a "Képletek beillesztése" opciót a felugró menüben.) A képlet automatikusan frissíti a cellahivatkozásokat, hogy megjelenítse az aktuális sor kiadási, bevételi és dátum (ha van) hivatkozásait, és a mérleg hivatkozás az aktuális sor feletti sorból.
9. lépés. Mentse el a táblázatot
Adjon értelmes nevet a táblázatnak, például "Költségkövetés.xls" vagy "Személyes költségvetés.xls". A sablon alapú költségvetési táblázatokhoz hasonlóan érdemes lehet a nevét és az évszámot is megadni a fájlnévben. (Ismét vegye figyelembe, hogy az idézőjelek csak a példa nevek megjelenítésére szolgálnak, és nem szabad beírni őket. Ön sem gépelhet be fájl utótagot; az Excel biztosítja ezt Önnek.)
Az Excel 2003 és a régebbi táblázatokat a régebbi ".xls" formátumban menti, míg az Excel 2007 és 2010 a táblázatokat az újabb XML-alapú ".xlsx" formátumban menti, de képes a táblázatok olvasására és mentésére a régebbi ".xls" formátumban is. Ha több számítógépe van, és azt tervezi, hogy mindegyiken megtartja ezt a táblázatot, akkor használja a régebbi formátumot, ha bármelyik számítógépén van Excel 2003 vagy régebbi, és az újabb formátumot, ha minden számítógépén van legalább Excel 2007
Videó - A szolgáltatás használatával bizonyos információk megoszthatók a YouTube -lal
Tippek
- Használja az „Automatikus kiegészítés” funkciót a költség- és bevételi kategóriákban a következetes helyesírás biztosítása érdekében.
- A megfizetett számlák megkülönböztetéséhez a be nem fizetett, de várható költségektől félkövérrel vagy színezheti a fizetett számlák szövegét, vagy használhat cellaárnyékolást.
- Annak elkerülése érdekében, hogy véletlenül megváltoztasson egy képletet vagy oszlopfejlécet, érdemes megvédeni ezeket a cellákat a változásoktól. Válassza ki a módosítani kívánt cellákat (dátum, kedvezményezett kategória, költség, bevétel és emlékeztető értékek), és oldja fel ezeket a cellákat, majd alkalmazza a védelmet a teljes táblázatra.
