Az e-mail természeténél fogva nem olyan hivatalos, mint a levélírás. Mindazonáltal még mindig előfordul, hogy formálisabban kell eljárnia az e -mailek írása során. Gondolja át, hogy ki a címzett, majd válassza ki a helyzetnek megfelelő üdvözletet. Ha ezt kitalálta, továbbléphet az üdvözlés formázásához és a kezdő mondatok írásához.
Lépések
Rész 1 /3: Figyelembe véve a címzettet
1. lépés. Döntse el, hogy milyen formálisnak kell lennie
Még akkor is, ha "hivatalos" e -mailt ír, az e -mail hivatalos formája attól függ, hogy ki kapja azt. Például nem ugyanazt a formalitási szintet használná, amikor professzort ír, mint amikor egy állásra jelentkezik.
Amikor először lép kapcsolatba valakivel, jobb, ha formálisabbnak kell lennie a kelleténél, csak a biztonság kedvéért
2. lépés. Keresse meg a személy nevét
Végezzen némi kutatást a személy nevének feltárására, ha még nem tudja. A személy nevének ismeretében az üdvözlés személyesebbnek tűnik, még akkor is, ha formális technikákat alkalmaz az e -mailhez.
3. Lépés. Kövesse a személy példáját
Ha a személy már e -mailt küldött Önnek, akkor jól másolhatja üdvözlő stílusát. Például, ha a „Szia” és az Ön keresztnevét használják, akkor elfogadható, ha azonos stílusban válaszol, a „Szia” és a személy keresztnevének használatával, amikor címzi az e -mailt.
2. rész a 3 -ból: Üdvözlet kiválasztása
1. lépés. Térjen vissza a "Kedves
"" Kedves "(ezt követi a személy neve) okkal régi készenléti állapot. Formális, anélkül, hogy fülledt lenne, és mivel olyan gyakran használják, gyakran láthatatlanná válik az üdvözlésben, ami jó dolog. szeretné, ha az üdvözlése kiemelkedne, mert nem megfelelő.
2. lépés: Próbálja ki az „Üdvözlet” lehetőséget, ha nem tudja a személy nevét
A Greetings egy viszonylag hivatalos üdvözlet, amelyet üzleti e -mailekben használhat, különösen, ha nem tudja a személy nevét. Mindazonáltal mindig jobb, ha megtudja a személy nevét, ha lehetséges.
Akkor is használhatja a „Kinek szólhat”, ha az e -mail különösen hivatalos, és nem tudja a személy nevét. Ez az üdvözlés azonban néhány embert elriaszthat
Lépés 3. Fontolja meg a „Szia” vagy a „Helló” lehetőséget a kissé kevésbé hivatalos e -mailekben
Az e -mailek általában kevésbé formálisak, mint általában a levelek, így egy kissé hivatalos e -mailben megúszhat valamit, mint például a „Szia”. Például, ha e -mailt küld professzorának, különösen annak, akivel ténylegesen kapcsolatba lép, akkor a „Szia” vagy a „Helló” tökéletesen működik.
Lépés 4. Ugorja át a "Hé
"Bár a" szia "elfogadható egy félig hivatalos e-mailben, a" hé "valószínűleg nem. Ez nagyon informális üdvözlet, még beszédben is, ezért kerülje el ezt bármilyen hivatalos e-mailben. Még akkor is, ha ismeri a főnökét. meglehetősen jól megy, például a legjobb, ha e -mailben elhagyja a "Hé" szót.
5. lépés Ha szükséges, használjon címet a név helyett
Néha, amikor egy személynek ír, csak a címét tudja a vállalaton vagy szervezeten belül. Ebben az esetben csak a személy címét adhatja meg a személy neve helyett, például "Tisztelt felvételi vezető", "Tisztelt felvételi bizottság" vagy "Tisztelt professzor".
6. lépés. Adja hozzá a személy becsületét, hogy formálisabb legyen
Ha lehetséges, a személy neve előtt írja be a "Mr.", "Mrs.", "Dr." vagy "Professor" szót, hogy formálisabb legyen. Ezenkívül használja a személy vezetéknevét vagy teljes nevét, hogy formálisabb legyen, ne csak a személy keresztnevét.
Rész 3 /3: Az e -mail formázása és kezdete
1. lépés. Helyezze az üdvözletet az első sorra
A felső sornak a kiválasztott üdvözlésnek kell lennie, majd a személy nevének. Ha lehetséges, használjon címet a személynek, például Mr., Mrs. vagy Dr., majd a kereszt- és vezetéknevüket.
2. lépés. Használjon vesszőt
Az üdvözlés után általában vesszőt használ. A hivatalos levelekben kettőspontot is használhat, de ez általában túl formális az e -mailekhez, akár hivatalos is. A vessző a legtöbb esetben elegendő, bár használhat kettőspontot, ha kísérőlevelet ír e -mailben.
3. lépés. Lépjen a következő sorra
Az üdvözlés a saját sorában megy a tetején, ezért miután megírta, nyomja meg a visszatérés gombot a következő sorra lépéshez. Ha bekezdések készítéséhez a bemélyedések helyett sortöréseket használ, üres sort kell hagynia az üdvözlet és az első bekezdés között.
4. lépés. Ha szükséges, mutatkozz be a kezdő mondatban
Ha először írsz valakit, akkor bemutatkoznod kell, még akkor is, ha ismered az illetőt a való életben. Ha az illetőnek nyomot ad arra, hogy ki vagy, arra ösztönzi, hogy folytassa az olvasást.
- Például ezt írhatja: "A nevem Jessica Hills, és én vagyok az XYZ Company marketingigazgatója." Azt is beírhatja, hogyan ismeri a személyt: "A nevem Robert Smith, és én a marketing osztályodban vagyok (Marketing 101, amely kedden és csütörtökön délben találkozik)."
- Ha már ismeri a személyt, és már korábban is írta, üdvözlésként használhatja az első mondatot. Például azt mondhatja: "Köszönöm, hogy ilyen gyorsan visszajött hozzám", vagy "Remélem, jól vagy."
5. lépés Térjen a lényegre
A legtöbb hivatalos e -mailnek gyorsan a lényegre kell jutnia. Ez azt jelenti, hogy az első vagy a második mondatnak meg kell adnia az okát annak, hogy miért írja a címzettnek. Ne feledje, hogy céljának leírásakor a lehető legrövidebb legyen.
