A tudásmegosztó e -mail olyan információ, amelyet információ megosztására terveztek, különösen a munkahelyen vagy más szakmai környezetben. A tudásmegosztás nagyszerű módja annak, hogy megmutassa kollégáinak, hogy törődik velük, és szeretné megosztani velük azt, amit tud, abban a reményben, hogy ez segíthet nekik a jövőben. Segíthet a szakmai kapcsolatok erősítésében is. Próbálja meg a tudásmegosztó e -maileket a lehető legtisztábbá és emészthetővé tenni. Ez megkönnyíti mások számára, hogy megértsék és felfogják őket.
Lépések
1 /2 -es módszer: E -mail összeállítása
1. lépés A tárgysorban világosan és röviden fogalmazza meg e -mail címét
Írjon egy olyan tárgysort, amely a közönség számára világos előnézetet nyújt arról, hogy mire számíthat az e -mail megnyitásakor. Próbálja meg a tárgysor hosszát körülbelül 7 szóban tartani.
- Ha például meg szeretné osztani a kódolási konferencián való részvétel során szerzett ismereteit, akkor a témát valami ilyenné teheti: „Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020”.
- A homályos vagy túl hosszú tárgysorokkal rendelkező e -mailek sokkal kevésbé valószínű, hogy megnyílnak. Kerülje a rövid, mindössze 1-2 szóból álló tárgysorokat, amelyek nem írják le hatékonyan, hogy miről szól az e-mail.
Tipp: Ha azt szeretné, hogy az emberek bizonyos időn belül elolvassák a tudásmegosztó e -mailjeit, akkor a tárgysorba írjon be egy dátumot. Tegye például az „Ipari fejlesztések megvitatására az augusztus 2 -i ülésen” lehetőséget.
2. lépés: Kezdje az e -mailt egy üdvözléssel, amely a konkrét közönségének szól
Gondoljon arra a közönségre, akinek el szeretné küldeni a tudásmegosztó e -mailt, és válasszon megfelelő formai köszöntést. Tegye az üdvözlést mindenkire, aki megkapja az e -mailt.
- Például, ha egy kis programozó csapatnak küldi az e -mailt, akikkel szorosan együttműködik és jól ismeri, akkor kezdje az e -mailt valami szuper alkalmi és barátságos dologgal, mint például: „Jó napot, kódoló nindzsáim.”
- Ha tudásmegosztó e -mailt küld felsőbb tagoknak vagy valamilyen csoportnak, amely személyeket nem ismer, akkor válasszon egy formálisabb üdvözletet a következők szerint: „Kedves igazgatósági tagok” vagy „ Jó reggelt, marketing csapat.”
- Ha csak 1 vagy 2 személlyel osztja meg tudását, akkor e -mail üdvözlőlapján név szerint címezheti őket.
- Ha kétségei vannak, használhat valami általánosat, például: „Helló mindenkinek” vagy „Jó napot”.
3. lépés. Írjon néhány rövid hátteret vagy kontextust az e -mail elejére
Kezdje egy rövid bekezdéssel, közvetlenül az üdvözlete alatt, amely elmagyarázza, hogy mit fog megosztani e -mailjében. Ez több kontextust ad az olvasóknak ahhoz, amit olvasni fognak, mint a tárgysor.
Például, ha megosztja a kódolási konferencia tanulságait, írhat ilyesmit: „Múlt héten volt szerencsém részt venni a Miami Coders Conference 2020 -as kiadásán. Szeretném megosztani veletek a 2 napos konferencia legfontosabb kivonatait, amelyek során megismerhettük a mesterséges intelligenciát és a kódolási trendeket 2021-re. Remélem, hogy ez a tudás ugyanolyan hasznos és érdekes lesz számotokra, mint számomra..”
Lépés 4. Ossza fel az e -mail törzsét szakaszokra
Ossza fel a megosztani kívánt fő pontokat összefüggő részekre, így könnyebb követni és megemészteni. Írjon címsorokat minden információs rész elejére, hogy egyértelmű legyen, miről szól az alábbi szöveg. Ossza fel a hosszú szakaszokat több rövidebb bekezdésre az információk felosztásához, ahelyett, hogy egy csomó információt egyetlen hosszú szövegblokkba dobna.
- Győződjön meg arról, hogy minden bekezdése tartalmaz kapcsolódó pontokat. Ha új gondolatnak indul, kezdjen új bekezdést írni.
- Például, ha meg szeretné osztani a mesterséges intelligenciáról és a kódolási trendekről a közelmúltban tartott konferenciáján tanultakat, az e -mail címét a következőképpen strukturálhatja: „A mesterséges intelligencia iparának frissítései” című fejezet, majd írjon néhány bekezdést. a témáról, majd egy másik szakasz címsorában, amely így szól: „Kódolási trendek 2021 -re”, majd néhány további bekezdés.
5. lépés: Zárja le az e -mail törzsét egy összefoglaló bekezdéssel
Írjon egy rövid bekezdést a kijelentkezés előtt, amely megismétli az e -mailben található legfontosabb információkat. Tájékoztassa olvasóit, hogy mit remélnek a megosztott ismeretekből, és vegyen fel minden releváns intézkedést.
- Például mondhat ilyesmit: „Amint láthatja, sok izgalmas új fejlesztés van a mesterséges intelligenciában a marketinggel kapcsolatban, és vannak érdekes új programozási trendek, amelyekre figyelni kell 2021 -ben. Remélem, alkalmazni fogja ezeket az információkat fejlesztési projektjeinkhez, és azon gondolkodunk, hogyan fejleszthetjük termékeinket a következő évben.”
- Egy cselekvési tétel például a következő lenne: „Tervezzük meg, hogy a pénteki találkozón megosztjuk gondolatainkat ezekkel az információkkal kapcsolatban. Kérjük, készüljön fel legalább 1 ponttal a megbeszélésre.”
Lépés 6. Fejezze be az e -mailt egy aláírással, amelyet a neve és a címe követ
Válasszon kijelentést, amely rövid és barátságos, a közönségének megfelelő szintű formalitással. A legvégén adja meg nevét és címét, hogy az emberek pontosan tudják, kitől származik az imént olvasott e -mail, ami különösen fontos, ha személyesen nem ismeri közönsége minden tagját.
- Példák az alkalmi aláírásokra, amelyek szinte minden e -mailhez használhatók: „Köszönöm”, „Üdvözlettel” és „Minden jót”.
- Néhány formális aláírás: „Üdvözlettel” és „Tisztelettel a tied”.
- Néhány ötlet a még alkalmatlanabb kijelentésekhez, amelyeket e -mailben használhat, amellyel minden nap dolgozhat vagy láthat embereket: „Holnap találkozunk” és „Üdv.”
- Ha a tudását a szervezetén kívül osztja meg, írja be szervezete nevét a neve és címe után is, hogy az emberek tudják, honnan írja őket.
2. módszer a 2-ből: Olvasóbarát az e-mail
1. lépés Legyen a lehető legrövidebb az e -mailje
Próbáljon meg minden információt megosztani a lehető legkevesebb szóval. Minél hosszabb az e -mailje, annál kevésbé valószínű, hogy azok az emberek, akikkel megosztani szeretné tudását, elolvassák az egészet.
- Ha egy különösen összetett témáról ír, mindig tartalmazhat külső forrásokra mutató linkeket vagy mellékleteket, hogy részletesebb információkat nyújtson. Így azok, akiket érdekel, amit megosztunk, mélyebben belemerülhetnek a témába.
- Nincs kőbe vésett szabály arra vonatkozóan, hogy egy tudásmegosztó e-mail mennyi ideig tartson, és ez nagyban függ a megosztott információk típusától és a téma összetettségétől. Egy jó ökölszabály, hogy ne írjon hosszabb ideig e -mailt, mint amennyit maga szeretne olvasni.
2. lépés Jelölje ki a fontos információkat a felsoroláspontokkal vagy a számozott listákkal
Ismételje meg a szövegrészekben található fontosabb információkat felsorolásban vagy számozott listában. Ez segít megismételni a megosztott ismereteket, és gyorsan olvashat valamit az olvasók között, hogy megkapja e -mailjeinek főbb pontjait.
Például összeállíthat egy listát, amelynek címe: „Top 5 Marketing Trends for 2021”, és az alatta lévő számozott listába leírhatja a trendeket 1-5-ig. Az olvasók könnyen láthatják a trendeket, majd elolvashatják az e -mail szövegét, ha részletesebb információkat szeretnének
3. lépés: Használjon egyszerű, könnyen érthető nyelvet, amennyire csak lehetséges
Kerülje a nagy szavak és a szakzsargon magyarázatát, ha nem feltétlenül szükséges. Így sokkal könnyebben olvashatja és értheti e -mailjeit a szélesebb közönség, akik valószínűleg nem ismerik annyira a témát, amelyről írsz, mint te.
Vegye figyelembe a közönségét is, amikor kiválasztja a használni kívánt nyelvet. Ha például a programozók kis csoportjának ír, valószínűleg megúszhatja, ha több kódolási szakzsargont használ az e -mailben, mint ha változatos közönségnek ír
Tipp: Ha feltétlenül olyan szót kell használnia, amelyet az emberek esetleg nem ismernek egy pont megmagyarázására, akkor adjon meg egy meghatározást, amikor először használja ezt a szót az e -mail tartalmában.
4. lépés Írjon professzionális hangnemben
Legyen udvarias, használjon megfelelő nyelvtant és írásjeleket, és gondosan válassza ki szavait. Kerülje a kötetlen hangvételű írást, és ne használjon szlenget vagy szakszerűtlen nyelvezetet. Ez segít abban, hogy professzionálisnak és hozzáértőnek találja magát a témában, amelyről információkat oszt meg.
- Például ne írjon nagybetűs szavakat, és ne használjon takarékosan felkiáltójeleket, hogy ne találkozzon úgy, mintha a közönségével kiabálna.
- Ne használjon szleng szavakat vagy kifejezéseket, mint például „yo”, „mi a helyzet” vagy „y’all”, hogy csak néhányat említsünk.
5. lépés: Tartsa be a szabványos betűtípusokat, karaktereket és e -mail formázást
Ne használjon olyan betűtípusokat vagy speciális karaktereket, amelyeket egyes rendszerek nem tartalmaznak. Használjon szabványos rendszerbetűtípust, amely beépített az e-mail szerverébe, ragaszkodjon a normál billentyűzeten található karakterek használatához, és ne keverje az e-mail alapértelmezett formázását.
Ez biztosítja, hogy gyakorlatilag mindenki, aki egy másik számítógépen vagy egy másik e -mail kiszolgálón keresztül kapja meg e -mailjeit, pontosan azt fogja látni, amit az e -mail írásakor látott
Tippek
- Mindig vegye figyelembe közönségét, amikor tudásmegosztó e -mailt ír. Ez segít meghatározni a formalitás szintjét, a hangnemet és a használni kívánt nyelvet.
- Győződjön meg arról, hogy tudásmegosztó e -mailt küld azoknak, akik a legtöbbet profitálnak belőle. Például egy programozót nem érdekelhetnek a marketing iparági trendek és fejlemények, de valaki az ügyfélszolgálatban igen.
- Mielőtt tudásmegosztó e -mailt írna, kérdezze meg magától, hogy ez a legjobb módja az információk megosztásának. Bizonyos esetekben dönthet úgy, hogy a személyes találkozó vagy a videokonferencia-előadás hatékonyabb lesz.
- Az e -mail írása előtt készítsen vázlatot a megosztani kívánt tartalmakról. Ha például meg szeretne osztani néhány marketingtechnikát, amelyeket egy webes szemináriumon tanult, akkor felírhatja a főbb pontokat, például „új SEO technikákat”, „e -mail marketing stratégiákat” és „legjobb tartalommarketing -gyakorlatokat”.
Figyelmeztetések
- Győződjön meg arról, hogy az e -mailben használt nyelvet mindenki érti. Például ne használjon egy csomó programozási szakzsargont, ha az egész vállalatának ír.
- Mindig lektorálja és helyesírással ellenőrizze az e -maileket, mielőtt kiküldi őket. Ha az e -mail hibákat tartalmaz, akkor nem talál megbízható tudásforrásként.
