Az e-mail mára az egyik leggyakrabban használt kommunikációs forma, valamint szöveges üzenetek, telefonhívások és azonnali üzenetküldő alkalmazások. Az e -mailekkel való levelezés olyan gyakori volt, hogy sokan elfelejtették, hogyan kell megfelelően létrehozni. A jól összeállított e-mail a professzionalizmust és az őszinteséget tükrözi az általa közvetített üzenetben, ezért feltétlenül szükséges, hogy ismerjük az e-mail formázásának módját.
Lépések
1. lépés. Írja össze e -mail tárgyát
Az e -mail tárgysora rövid összefoglalóként szolgál az üzenet lényegéről. A tárgysornak egyszerűnek és tömörnek kell lennie, hogy néhány egyszerű szóval képes legyen a címzettnek ötletet adni az e -mail témájáról.
- Például, ha valakinek valamilyen üzletről ír, ne bonyolítsa a témát túl sok részlettel, mint például: „Tetszik az autó, amelyet vezet. Szeretem a kék színét, és a kerekek gyönyörűek.”
- Világosan fejezze ki indítékát közvetlenül a tárgysorban. Például: „Kék szedánja érdeklődő vásárlója.”
2. lépés. Tartalmazza a megfelelő üdvözletet
Ne kezdje azonnal az e -mailt azzal, amit mondania kell. Tartalmazzon gyakori köszöntéseket, például „Üdvözlet” vagy „Jó napot”. Ugye nem szeretnéd, ha egy véletlen ember felmenne, és azonnal beszélne veled anélkül, hogy üdvözölné? Ugyanez vonatkozik az e -mailekre is.
Ahhoz, hogy személyesebbé tegye üdvözlését, üdvözlésében adja meg a címzett vezetéknevét
3. lépés Írja be az üzenet törzsét
Attól függően, hogy milyen üzenetet ír, és kinek küldi, tetszés szerint írhatja.
- Ha egy közeli személynek ír, személyessé teheti e -mailjét; de ha üzleti levelet ír, akkor az e -mailt a lehető legprofibbnak kell tartania.
- Figyelembe kell vennie az üzenet formátumát is. Ne használjon nehezen olvasható betűtípust, méretet és formátumot, és kerülje a nagybetűk használatát. A digitális világban a nagybetűk a kiabálásra hasonlítanak.
4. lépés. Tartson be egy záró megjegyzést
Ne csak ott fejezze be az e -maileket, ahol az üzenete véget ér. Írjon záró megjegyzéseket, mint például „Üdvözlettel”, „Üdvözlettel”, vagy bármit, ami szerintetek a legjobban illik az e -mailhez.
A záró megjegyzések mindenképpen jól illeszkednek az e -mailhez. Miért? Mert ha üzleti üzenetet írsz, akkor nem szeretnéd, hogy leveled záró megjegyzéseként a „Szeretetteljes tied” legyen; nem lenne helyénvaló
5. lépés. Aláírás hozzáadása
Bár az Ön e -mail címe már tartalmazza az Ön nevét minden elküldött e -mailben, mégis ajánlott, hogy minden aláírt üzenet mellé írjon aláírást. Az aláírások lehetnek egyszerű szövegek, vagy ha kreatívak akarunk lenni, képek (például logók, márkajelek stb.).
Használja az Aláírás opciót bármilyen webmail vagy e -mail kliens alkalmazáshoz, ha saját aláírást szeretne létrehozni
Tippek
- Az e -mailek formázásán kívül használjon megfelelően megnevezett e -mail címeket is. Üzenetet küldhet gyermekkori barátjának a „[email protected]” használatával, de nem olyan jó ötlet, amikor üzleti e -maileket küld a főnökének.
- Az e -mailek létrehozásakor használjon megfelelő internetes etikettet. Ne küldjön spam leveleket vagy üzeneteket ismeretlen kapcsolatoknak.
- Mindig ellenőrizze kétszer az e-mail üzenetet, mielőtt elküldené, nehogy több üzenetet küldjön egy címzettnek. Az üzeneteket SPAM -ként lehet megjelölni, ha így tesz.
