Ha nem nagyon ismeri a Microsoft Excel programot, akkor megfélemlítő programnak tűnhet. Szerencsére könnyű elindulni. Írhat be adatokat, másolhatja és illesztheti be más dokumentumokból, és néhány kattintással formázhatja. Egy kis gyakorlattal gyorsan beviheti, szerkesztheti és kezelheti az adatokat a Microsoft Excel programban.
Lépések
Rész 1 /3: Adatok bevitele és kiválasztása
1. lépés: Indítsa el a Microsoft Excel programot
Az Excel megkereséséhez kattintson a "Start" menüre, válassza a "Minden program", a "Microsoft Office", majd a "Microsoft Excel" lehetőséget. Az Excel a Microsoft Office termékcsomagját tartalmazza, általában Windows számítógépekkel és notebookokkal.
Azok a Mac -felhasználók, akik megvásárolták az Excel for Mac programot, a „Finder” megnyitásával, majd az „Applications” (Alkalmazások) lehetőség kiválasztásával megtalálják a programot a dokkban vagy közöttük
2. lépés. Nyisson meg egy táblázatot
Az Excel megnyitásakor automatikusan megjelenik egy üres "munkafüzet". Ellenkező esetben megjelenik egy "Sablongaléria", amelyből vagy kiválaszthat egy új üres munkafüzetet, vagy egy speciálisan formázott sablont.
Mindig megnyithat egy új táblázatot, miközben egy másik munkafüzeten dolgozik az Excelben. Egyszerűen kattintson a menüsor "Fájl" elemére, és válassza az "Új munkafüzet" lehetőséget
Lépés 3. Írja be az adatokat a kívánt cellákba
Bármely cellába begépelhet számokat, szavakat, egyenleteket, képleteket vagy függvényeket, miután kiválasztotta és rákattintott.
- Ha befejezte az adott cellát, nyomja meg az ↵ Enter vagy a Tab billentyűt ↹, hogy automatikusan vízszintesen lépjen a következő cellára.
- Létrehozhat egy új sort is egy cellában, amelyhez további szöveget adhat hozzá. Egyszerűen írjon be egy "sortörést" az Alt+↵ Enter billentyűkombinációval.
Lépés 4. Hozzon létre címsorokat az oszlopokhoz
Írjon be szöveget az 1. sorba az adatok oszlopfejléceinek létrehozásához. Például írja be a „Név” nevet az A1 cellába, és a „Dátumot” a B1 cellába, és hagyja, hogy ezek oszlopfejlécekként szolgáljanak a követési név és dátum információkhoz.
5. Létrehoz egy szekvenált adatsort
Az Excel képes megtanulni az adatok alapjául szolgáló mintákat, majd az adatok alapján kitölteni az adatokat, így időt és energiát takaríthat meg. Kezdje azzal, hogy létrehoz egy mintát az egymást követő cellákban (például írja be a "január" szót az egyik cellába, és a "február" -t a másikba). Ezután válassza ki a kitöltött cellákat, majd kattintson és húzza a kiválasztott téglalap jobb alsó sarkát a minta új cellákba való kibontásához. Az Excel automatikusan felismeri a létrehozott mintát, és kitölti a következő cellákat "március", "április" és így tovább.
Az Excel számos gyakori mintát felismerhet, például a hét napjait, egyenletesen elosztott dátumokat, egymást követő számokat és még sok mást
6. lépés Válasszon ki egy cellatartományt
A cellatartomány egérrel történő kiválasztásához (nagyobb mennyiségű adat formázásához vagy szerkesztéséhez) egyszerűen kattintson az adattartomány elejére vagy végére, és húzza a kurzort a kívánt irányba a megfelelő szöveg kiemeléséhez. Az alábbiakban számos hasznos billentyűparancs található.
- A Ctrl és a szóköz megnyomásával a kijelölés kiterjed az egész oszlopra, ahol az eredeti cella található.
- A ⇧ Shift és a szóköz megnyomásával a kijelölés kiterjeszthető az egész sorra, ahol az eredeti cella található.
- A Ctrl+⇧ Shift és a szóköz vagy a Ctrl+A lenyomásával kiválaszthatja a teljes munkalapot.
7. lépés Helyezze be a sor (oka) t
Először kattintson a sorszámra (ez kiválasztja a teljes sort). Válassza ki azt a sort, amely fölé szeretné helyezni az új sort. Kattintson a jobb egérgombbal (Mac+Control+kattintás), és válassza a "Beszúrás" lehetőséget a megjelenő menüből.
- Ez a funkció a "Kezdőlap" lapról is elérhető, a "Cells", majd a "Sheet Rows" beszúrásával a "Insert" menüpont kiválasztásával.
- Több sor beszúrásához több sort kell kijelölnie azon hely felett, amelybe új sorokat kíván elhelyezni. Egyszerűen válassza ki ugyanannyi sort, amelyet alább szeretne beszúrni.
8. lépés Szúrjon be oszlopokat
Kezdje egy oszlop betűjére kattintva (ez kiválasztja a teljes oszlopot). Válassza ki azt az oszlopot, amelyet az új oszlop bal oldalán szeretne elhelyezni. Kattintson a jobb gombbal (Mac+Control+kattintás), és válassza a "Beszúrás" lehetőséget a megjelenő menüből.
- Ez a funkció a "Kezdőlap" lapról is elérhető, ha a "Cells", majd a "Sheet Rows" beszúrása elemet választja.
- Több oszlop beszúrásához több oszlopot kell kiválasztania attól a helytől jobbra, ahová új oszlopokat kíván elhelyezni. Egyszerűen válassza ki ugyanazt az oszlopszámot, amelyet balra szeretne beszúrni.
Rész 3 /3: Adatok szerkesztése
1. lépés Másoljon ki egy vagy több cellát
Miután kiválasztotta a másolni kívánt cellát, kattintson a jobb gombbal, és válassza a "Másolás" lehetőséget a megjelenő menüből. Alternatívaként nyomja meg a Ctrl+C billentyűkombinációt (vagy a ⌘ Command+C billentyűt Mac felhasználók számára). Ez hozzáadja a kiválasztott adatokat a vágólaphoz.
2. lépés Vágjon le egy vagy több cellát
Miután kiválasztotta a kivágni kívánt cellát, kattintson a jobb egérgombbal, és válassza a "Kivágás" lehetőséget a megjelenő menüből. Alternatívaként nyomja meg a Ctrl+X billentyűkombinációt (vagy ⌘ Command+X Mac felhasználók esetén). Ez hozzáadja a kiválasztott adatokat a vágólaphoz.
3. lépés. Illesszen be egy vagy több cellát
Miután kiválasztotta azokat a cellákat, amelyekbe be szeretné illeszteni az adatait, kattintson a jobb gombbal, és válassza a "Beillesztés" lehetőséget a megjelenő menüből. Alternatív megoldásként nyomja meg a Ctrl+V billentyűkombinációt (vagy a ⌘ Command+V billentyűt Mac felhasználók számára). Ezzel beilleszti a másolt vagy kivágott cella (k) tartalmát.
Ha a cella képletet tartalmaz, a "Beillesztés" beilleszti a képlet nem kiszámított értékét. A cellaértékek "beillesztéséhez" használja a "Speciális beillesztés" parancsot
Lépés 4. Illessze be a cellaértékeket a képletek helyett
Először válassza a "Szerkesztés" lehetőséget a "Kezdőlap" lapon, majd kattintson a "Speciális beillesztés" gombra. A beillesztendő attribútumok listájából válassza az "Értékek" lehetőséget.
Az Excel verziójától függően a "Különleges beillesztés" egyéb beállításai közé tartozhatnak a "Megjegyzések" (szöveges megjegyzések, amelyek hozzáadhatók az egyes cellákhoz), "Formátumok" (az összes szövegformázási beállítás) vagy az "Összes", ha mindent be kíván illeszteni egyszer
5. lépés. Törölje a cellatartalmat
Egyszerűen válassza ki azokat a cellákat, amelyekben törölni szeretné a szöveget, majd nyomja meg a Del billentyűt, vagy kattintson a jobb egérgombbal, és válassza a "Törlés" lehetőséget a megjelenő menüből.
6. lépés. Mozgassa a cellákat, sorokat vagy oszlopokat
Jelölje ki a kiválasztott cellákat, és aktiválja a "mozgatómutatót" (négy irányú nyílként jelenik meg a Windows felhasználók számára, vagy kézi ikonként a Mac felhasználók számára). Húzza a kívánt helyre, hogy a meglévő adatokat lecserélje az áthelyezni kívánt cellákra
7. lépés. Használjon képletet
Az Excel "képleteket" használ a cellán belüli számítások elvégzésére, és a számítás részeként hivatkozhat más cellákra. Kattintson arra a cellára, amelybe be szeretné írni a képletet, majd kezdje a "=" begépelésével. Most írja be a matematikai képletet, és kattintson az "Enter" gombra. Az Excel megjeleníti az eredményeket (nem magát a képletet).
A képletek Microsoft Excelben történő beírásáról is többet tudhat meg
8. lépés. Referenciaértékek más cellákból
A képletek hivatkozhatnak más cellákra és azok értékeire. Egy képlet beírása közben egyszerűen kattintson egyetlen cellára vagy cellatartományra, és az Excel automatikusan feltölti a cella nevét (pl. B2, D5) a képletbe. Most a képlet hivatkozik az adott cellára, és folyamatosan értéket húz belőle. Ha a hivatkozott cella értéke megváltozik, akkor a képlet eredményei is változnak.
Más munkalapok értékeire is hivatkozhat. Először válassza ki azt a cellát, amelyben hivatkozni szeretne egy értékre, írja be a "=" karaktersort, majd írja be a kívánt képletet közvetlenül a "=" után. A képlet beírása után egyszerűen kattintson a munkalap fülére hivatkozni szeretne, majd válassza ki a kívánt adattartományt, amelyet be szeretne írni a képletbe
9. lépés. Kövesse nyomon a változásokat
A változásokat nyomon követheti a menüsor "Eszközök" elemének kiválasztásával, majd a "Változások nyomon követése" gombra kattintva. Végül válassza a "Változások kiemelése" lehetőséget.
Ha ez az opció nem érhető el, akkor csak olvasható formátumban van. A „Változások nyomon követése” részben jelölje be a „Módosítások követése szerkesztés közben. Ez a munkafüzet is” lehetőséget. Miután kiválasztotta ezt az opciót, módosíthatja és megtekintheti a módosításokat, ha ismét kiválasztja ezt a lehetőséget, és bejelöli a "Változások kiemelése" melletti négyzetet
10. lépés. Hozzászólások hozzáadása
Ez hasznos módja lehet az Excel -táblázatban végzett szerkesztések megvitatásának. Először válassza ki azokat a cellákat, amelyekhez megjegyzést kíván fűzni. Ezután válassza a "Beszúrás" lehetőséget a menüsorban, majd kattintson a "Megjegyzés beszúrása" gombra a megjelenő menüben. A kívánt helyen megjelenik egy szövegdoboz, amely lehetővé teszi, hogy megjegyzést írjon.
11. lépés. Mentse el a módosításokat
A menüsorban válassza a "Fájl" lehetőséget, majd kattintson a "Mentés" gombra. Ezután válassza a "Mentés" legördülő lista gombot, és válassza ki a kívánt mappát. Ha a legutóbbi módosítások mentése előtt megpróbál kilépni az Excelből, megjelenik egy párbeszédpanel, amely megkérdezi, hogy szeretné -e menteni a módosításokat. A preferenciáitól függően kattintson a "Mentés" vagy a "Ne mentse" gombra.
Rész 3 /3: Adatok formázása
1. lépés: Tekintse meg a "Formátum" szalagot
Győződjön meg arról, hogy a "Formátum" szalag látható, így könnyen és gyorsan hozzáférhet a különféle formázási lehetőségekhez. Egyszerűen kattintson a lefelé mutató nyílra a „Formátum” szalag jobb oldalán a kibontáshoz. Ez lehetővé teszi a betűtípus stílusának és méretének módosítását, miközben a szöveget dőlt, vastag vagy aláhúzott lesz. Ezenkívül gyorsbillentyű -hozzáférést biztosít az alábbiakban ismertetett formázási lépésekben tárgyalt számos funkcióhoz.
Ha jobb gombbal kattint egy cellára vagy cellacsoportra, formázási lehetőségek is megjelennek. Miután jobb gombbal kattintott a cellákra, válassza a "Cellák formázása" lehetőséget. Ez számos lehetőséget kínál a szám (stílus), az igazítás, a betűtípus, a szegély, a minták és a védelem tekintetében
2. lépés. Csomagolja be a szöveget
Ez azt eredményezi, hogy a szöveg körültekeredik és látható marad a cellában, nem pedig lemarad, és elfedi a következő cella. Kezdje a módosítani kívánt cellák kiemelésével. Ezután a "Kezdőlap" lapon nézze meg az "Igazítás" gombcsoportot, és válassza a "Szöveg betakarása" lehetőséget.
A szöveget úgy is beállíthatja, hogy illeszkedjen a cellákhoz, hogy az oszlopok és sorok automatikusan beállítsák szélességüket vagy magasságukat (ill.) Annak érdekében, hogy a cellában lévő tartalmat el lehessen helyezni. A "Kezdőlap" lapon tekintse meg a "Cells" gombcsoportot, és kattintson a "Format" gombra. A „Formátum” menüben válassza a „Cellaméret” lehetőséget, majd kattintson az „AutoFit Column Width” vagy az „AutoFit Row Height” lehetőségre
3. Állítsa be a szöveget
Ez azt eredményezi, hogy a szöveg a cellák bal, jobb vagy középső részén igazolódik. Kezdje a módosítani kívánt cellák kiemelésével. Ezután a "Kezdőlap" lapon válassza ki a megfelelő igazítást. Látni fog három gombot, amelyeken a sorok úgy vannak irányítva, hogy bemutassák a cella (k) oldalát, amelyben a szöveg kezdődik.
4. lépés: Módosítsa az adatok numerikus stílusát
Számos alapvető számozási stílust talál a "Formátum" eszköztáron. Egyszerűen válassza ki a formázni kívánt cellákat, majd kattintson az eszköztáron található megfelelő számstílusra. További stílusok eléréséhez kattintson a jobb gombbal a kijelölt cellára / cellákra, kattintson a "Cellák formázása", majd a "Szám" fülre. A "Kategória" alatt számos lehetőség látható.
5. lépés. Módosítsa a szöveg színét
Válassza ki azokat a cellákat, amelyekhez módosítani szeretné a szöveg színét. Ezután a „Formátum” eszköztáron kattintson a „Betűszín” melletti lefelé mutató nyílra. Ez az opció úgy néz ki, mint egy "A" betű, alatta színes vonallal. A nyílra kattintva megjelenik egy menü, amely számos színválasztékot tartalmaz.
6. Lépés. Változtassa meg a háttérszínt
Válassza ki azokat a cellákat, amelyekhez módosítani szeretné a háttérszínt. Ezután a „Formátum” eszköztáron kattintson a „Kitöltési szín” melletti lefelé mutató nyílra. Ez az opció úgy néz ki, mint egy betűfesték doboz, alatta színes vonallal. A nyílra kattintva megjelenik egy menü, amely számos színválasztékot tartalmaz.
Tippek
- A Ctrl+⇧ Shift és a megfelelő iránygomb megnyomása kiterjeszti a kijelölést az utolsó cellával azonos oszlopban vagy sorban, mint az eredeti cella.
- A Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home gomb megnyomásával a kijelölés kiterjeszthető a munkalap elejére.
- A Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn billentyűkombináció megnyomásával kiterjesztheti a kijelölést az aktuális lapon és az utána következő lapon.
- A Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp billentyűkombináció megnyomásával kiterjesztheti a kijelölést az aktuális lapon és az azt megelőző előző lapon.
- Az oszlopok szélességét és a cellák magasságát manuálisan is beállíthatja. Egyszerűen kattintson a két cellát elválasztó vonalra, és tartsa lenyomva, amíg két ellentétes nyíl meg nem jelenik. Ezután húzza ezeket a nyilakat a kívánt irányba egy sor vagy oszlop szűkítéséhez vagy kibontásához.
- Feltételes formázást is létrehozhat bizonyos cellákhoz (vagy cellakategóriákhoz). A "Kezdőlap" lapon válassza a "Feltételes formázás" lehetőséget a "Stílusok" gombcsoportból.
