Az e -mailek küldése szinte minden ma élő szakmai, diák és dolgozó ember életének része. Bár egyes e -mailek hidegnek tűnhetnek, mások nyilvánvalóan durvaak lehetnek, és foglalkozniuk kell velük. Az ilyen e -maileket úgy kezelheti, hogy megőrzi hidegvérét, válaszol a terv elkészítése után, és továbblép a napjával.
Lépések
Rész 1 /3: Nyugalom és terv készítése
1. lépés. Gondolja meg, hogy az e -mail durva
Nehéz megmondani, hogy valaki durva e -mailben, vagy sem, különösen azért, mert nem látja az arckifejezéseit, vagy nem hallja a hangját, hogy segítsen dönteni. Mielőtt reagálna egy durvanak tűnő e -mailre, fontolja meg, hogy a durvaság félreértés lehet -e.
Próbálja meg közvetlenül megkérdezni az illetőt, hogy mit értett azalatt, hogy négyszemközt vagy telefonon beszélt vele. Ez segíthet a probléma megoldásában egy egyszerű félreértés miatt
2. lépés. Ne válaszoljon azonnal
Bár csábító lehet, ha azonnal elkezdünk egy sor gonosz vagy bántó szót összerakni erre az e -mailre válaszolva, ezt mindenképpen kerülje el. Valószínűleg később megbánja. Ehelyett lépjen távol az e -mailtől, zárja be a böngészőt, és szánjon néhány percet gondolatainak összegyűjtésére.
- Sétáljon néhány percig, amíg nyugodtnak érzi magát.
- Vegyen néhány mély lélegzetet és igyon egy kis vizet.
3. lépés: Szellőztesse ki az e -mail vázlatát, de ne küldje el
Egy másik módja annak, hogy konstruktívan kikerüljön néhány negatív energiát, ha e -mailt készít a személynek, de ne küldje el. Így elkezdheti összegyűjteni kezdeti gondolatait, függetlenül attól, hogy mennyire intenzív, ugyanakkor időt hagyva magának a későbbi finomításra, csiszolásra és kiegészítésre.
- Húzzon fel egy külön e -mailt, és írja be a választ anélkül, hogy valaha is beírt volna egy címzettet, nehogy véletlenül elküldje. Vagy címzettként felsorolhatja saját e -mail címét.
- Gondoljon csak arra az időre, amikor azonnal reagált valamire, majd később megbánta az összes okos vagy elgondolkodtató dolgot, amit mondhatott volna. Ez időt ad az ilyen fejlesztésre és a megbánás megelőzésére.
4. lépés Ha szükséges, vállalja a felelősséget
Az e -mailt olvasva talán durva módon értelmezte, mert egy része igaz, és az igazság fájhat. Bár ez nem mentesíti őket bűntudatuktól a helyzetben, némi teret ad az önfejlesztéshez és az őszinteséghez, mind önmagával, mind az e-mail feladóval szemben.
Például a főnöke durva e -mailt küldött Önnek arról, hogy késik a munkából. Bár a megfogalmazásnak nem kellett durvanak lennie, el kell ismernie és kijavítania késését
5. lépés. Ne utánozza rossz viselkedésüket
Ha valaki durva veled, túlságosan csábító lehet a szívesség visszaadása. Ismét tartózkodjon a negatív válaszoktól, de tartózkodjon a passzív agresszív vagy durva viselkedéstől is, ha személyesen látja őket, mielőtt válaszol. Ne nézzen rájuk piszkos pillantásokat, és ne hagyja figyelmen kívül őket, ha hozzád szólnak.
- Ehelyett gyakorolja a kedvességet. Üdvözölje őket, és menjen tovább.
- Ne töltsön körülöttük időt, hacsak nem szükséges, de ne kerülje el aktívan sem.
6. lépés. Tekintsük a gyökeret
Néha egy durva e -mailnek nagyon kevés köze van Önhöz vagy az azt körülvevő körülményekhez. Valakivel szemben lekötni sosem jó, de előfordulhat, hogy az e -mailt küldő személy valamivel több dolgon megy keresztül, mint amennyit elbír, és ezt el is küldhette volna a csalódottságból, amely nem érint téged. Talán észre sem veszik, hogy gorombák voltak. Ez nem mentegeti őket, de egy személy jelenlegi állapotának és motivációinak megértése segíthet az előrelépésben.
- Például, ha házassági problémáik vannak, vagy ha valaki a családjában nemrégiben meghalt, ez megmagyarázhatja durvaságát.
- Az is lehet, hogy csak rossz napjuk van.
Rész 3 /3: Válasz az e -mailre
1. lépés Kérjen segítséget egy barátjától
A barátok vagy munkatársak különösen hasznosak lehetnek abban, hogy segítsenek válaszolni egy durva vagy csúnya e -mailre, és másodlagos véleményt is adhatnak a helyzetről. Ez idő alatt tartózkodjon attól, hogy segítséget kérjen forrófejű barátaitól; nyúljon azokhoz, akik nyugodtak, okosak és a megoldásokra összpontosítanak.
Ha lehetséges, kérje meg a korábbi válaszokat az általuk küldött durva e -mailekre
2. Lépés. Ismerje el durvaságukat
Az e -mail szerkesztésekor el kell ismernie, hogy mennyire durvaak voltak. Előfordulhat, hogy nem tudták, hogy szavaik érzéketlenek, de ettől függetlenül érdemes felhívni a figyelmet.
- Mondjon olyasmit, hogy „mielőtt válaszolni kezdek, tudomásul akarom venni az e -mailben megjelenő durvaságokat, különösen a vádló és sértő megjegyzéseket.”
- A közvetlenség hasznos az Ön és a másik személy számára, és segít megelőzni ugyanazon helyzet ismétlődését.
3. Lépés. Vedd tudomásul csalódottságukat
Bár az e -mailjeik durvaak voltak, talán csalódottságuk egy nagyon valódi helyről érkezett. Ha igen, ismerje el ezt a frusztrációt, és fejezze ki megértését, ha csak marginális is. Ez lehetővé teszi számukra, hogy kevésbé érezzék magukat a velük szemben, és mindkettőjüket a lehetséges béketeremtés felé mozdítsák el.
- Mondjon olyasmit, mint „Az e -mailjei azt jelzik, hogy csalódott”.
- Ügyeljen arra, hogy az e -mailjeikre összpontosítson, és ne személyesen.
4. lépés. Kérdezze meg, miért
Néha azonban teljesen tanácstalan lehet, hogy valaki miért döntött úgy, hogy ilyen e-mailt küld Önnek sok önreflexió és másokkal folytatott konzultáció után. Ebben az esetben meg kell kérdeznie a feladótól egy egyszerű „miért” -t, hogy megértse és jobban kezelhesse a problémát.
Azt mondhatná: „Alaposan átgondoltam az e -mailjeit, és még mindig kissé zavart vagyok az indoklásában a küldés során, ezért szeretném tudni, mi késztette erre.”
5. lépés. Ajánljon megoldást vagy magyarázatot
Miután eleget tett néhány előzetes aggályának és pontjának az e -mailben, kezdjen el megoldásokat keresni, és válaszolnia kell aggályaira, ha ezek jelen vannak. Tudassa velük, hogy mit hajlandó megtenni, fedezze fel a kompromisszumok területeit, és fejezze ki hajlandóságát ezen dolgozni.
- Az értekezlet megszervezése is előnyös lehet. Az emberek általában kedvesebbek személyesen, mint amikor a számítógép képernyője mögé bújnak.
- Mondhat valamit: „kifejezte dühét, hogy tegnap 15 perc késéssel jöttem vissza ebédről, de el kellett vinnem beteg lányomat az iskolából. Bár a jövőben minden bizonnyal megpróbálhatom visszaállítani az időben, de lesznek ilyen idők, amelyek elkerülhetetlenek.”
6. lépés Határozza meg a határokat
Miután sikeresen felajánlotta a megoldásokat, itt az ideje, hogy megállapítson néhány alapszabályt a folytatott beszélgetésekhez. Tudasd velük, hogy a jövőben nem fogod elviselni az ilyen durvaságot, és ha így teszel, nagyon megnehezíted, ha nem lehetetlen az együttműködés folytatása.
- Mondja meg nekik, hogy nem fogad el sértéseket vagy nem megfelelő vádakat.
- Kérd meg őket, hogy aggodalommal és kedvességgel forduljanak hozzád, mielőtt a pisztolyt ugrik.
7. lépés. Törölje, ha szükséges
Előfordulhat, hogy újra és újra elolvassa és újraolvassa az e -mailt, és elfognak az ezzel kapcsolatos negatív érzések. Ez azonban nem segít a továbblépésben, és valószínűleg csak még őrültebbé és frusztráltabbá tesz. Ha feltétlenül szükséges, törölje az e -mailt a postaládájából, hogy ne férhessen hozzá.
Ha úgy gondolja, hogy a jövőben ismét szüksége lehet az e -mailre, akkor küldje el valakinek, akiben megbízik, de törölje a saját postaládájából
Rész 3 /3: Továbblépés a napoddal
1. lépés. Legyen továbbra is produktív
Bár ez az e -mail látszólag tönkretette a napodat, tegyen meg mindent, hogy ezt elutasítsa. Folytassa a rutinját, készítsen teendőlistát, és végezze el az összes szükséges feladatot. Ne hagyja, hogy egy csúsztatás elrontsa a napját vagy a fejlődését.
Ha elfoglalja magát, segít abban, hogy továbbra is a fontos dolgokra összpontosítson, és elkerülje, hogy egy e -mailben töprengjen
2. lépés Állítson be kis célokat, hogy megtartsa lendületét
A rutin betartása mellett tűzzön ki kis, elérhető célokat, amelyeket aznap elkötelezhet. Ha kitölti őket, akkor jobban érzi magát, és később kevésbé érinti a kapott durva e -mail.
Fontolja meg olyan célok kitűzését, mint „válaszoljon minden más e -mailre” vagy „menjen az edzőterembe”
3. Léptesse el a figyelmét
Néha ahhoz, hogy előreléphessen valamiből, szüksége van egy kis figyelemelterelésre. Tartson szünetet zenehallgatáshoz, ebédeléshez, vagy hívjon fel egy barátját, hogy beszéljen másról, mint az e -mail. Ha elvonja a fejét a dolgoktól, nagyon szükséges és katartikus szünetet kaphat.
4. lépés. Ha szükséges, fontolja meg jelentéstételt
A nap végén néha a legjobb módja a továbblépésnek a probléma végleges kezelése. Ha az e -mail fenyegetést vagy bármilyen sértést tartalmazott, amelyeket gyűlöletbeszédnek tekinthet, akkor jelentse be ezt a személyt a megfelelő embereknek, például az Ön munkahelyén a HR Osztályt vagy az iskolában tanuló magatartást. Azt is letilthatja, hogy a jövőben e -maileket küldjenek Önnek.
- Jelezze őket a hatóságoknak, ha fizikai fenyegetéseket tesznek ellenetek.
- Próbáljon először e -mailt küldeni a menedzsernek, hogy tudassa velük, mi történik. Ha nem foglalkoznak a problémával, vigye a HR -hez.
