Az e -mailek gyors és egyszerű módja a munkatársakkal és más üzleti partnerekkel való kapcsolatfelvételnek, és hatékony eszköz mindenféle találkozó ütemezéséhez. Függetlenül attól, hogy időpontot szeretne egyeztetni egy munkatársával, felettesével vagy teljesen idegennel, először az e -mailt világos tárgysorral és törzsszöveggel kell formáznia. Miután aláírta e-mailjét és elküldte az üzenetet, várjon 3-5 napot, mielőtt elküldi a válaszlevelet.
Lépések
1 /2 -es módszer: Az e -mail formázása
1. lépés. Tárgysorban említse meg, hogy melyiknek szeretne megfelelni
Az e -mail tárgyában egyértelműen jelezze célját, hogy a címzett azonnal tudja, hogy szeretne találkozni velük. Kerülje az olyan homályos nyelvek használatát, mint a „Találkozó” vagy a „Lehetséges találkozási idő”. Ehelyett használjon konkrét dátumokat és időkereteket a tárgysorban, hogy a címzett azonnal tudja, mire számíthat.
Például gépeljen be valami ilyesmit: „Találkozási kérelem 5/17 -ig 11:00 órakor.”
2. lépés. Használjon megfelelő üdvözlőlapot az e -mail kezdéséhez
Próbáljon szabványos, hivatalos üdvözletet használni, amikor elkezdi írni az üzenetet. Ha olyan hivatalos személyt vagy más jeles személyt keres fel, akivel még soha nem találkozott, használja a címben a teljes címét. Ha kapcsolatba lép egy munkatársával vagy felettesével, használjon olyan elismerést, mint „Mr.”, „Mrs.”, „Mx.” Vagy „Miss”. Általános hüvelykujjszabályként próbáljon meg üdvözletet használni, például „Kedves”, „Helló” és „Szia” az e -mail kezdéséhez.
- Ha magánszemély helyett általános irodát vagy csoportot szólít meg, akkor használja a „Kinek szólhat” kifejezést.
-
Például, ha a feletteséhez fordult, próbálja meg az üdvözletet így megfogalmazni:
„Tisztelt Jackson úr!
Remélem ez az email jó egészségben talál! Fel akartam venni veled a kapcsolatot egy esetleges találkozóval kapcsolatban.”
3. lépés. Mutassa be magát, ha teljesen idegennel találkozik
Az első bekezdést szentelje egy rövid bevezetőnek, ha olyan köztisztviselőnek vagy más személynek ír, akivel még soha nem találkozott. Fókuszáljon a nevére, beosztására és szakmai kapcsolatára, hogy a címzett tudja, ki vagy, és miért keresed fel őket. Ha kapcsolatba lép valakivel, akit már ismer, például egy főnökkel vagy munkatársával, ne érezze kötelességének bevezető bekezdés beillesztését.
- A bemutatkozást nem szabad sokáig elolvasni.
-
Próbálj meg valami ilyesmit írni:
Kedves Atkins asszony!
A nevem Sarah Clement, és a Jones megyei állatmenhelynél dolgozom.
4. lépés. Írja le a találkozó okát és általános fontosságát
Az e -mail elején (a bemutatkozás után, ha úgy döntött, hogy felvesz egyet), adja meg, hogy milyen típusú találkozót szeretne tartani a címzettel, és hogy hivatalos vagy alkalmi ügy lesz -e. Miután elmagyarázta, hogy mi az értekezlet célja, fejtse ki, miért fontos a találkozó az elvégzendő feladathoz. Próbálja meg röviden megfogalmazni a magyarázatot, mivel előfordulhat, hogy a címzettnek nincs sok ideje az e -mail elolvasására.
Például próbáljon meg ilyesmit írni: „Találkozhat velem a jövő héten, hogy megvitassák a közelgő örökbefogadási akciót? Mivel Ön az állatmenhely jelenlegi pénzügyi tanácsadója, úgy gondolom, hogy sok betekintést nyújthat a szervezet működési költségvetésébe.”
5. lépés: Javasoljon egy lehetséges helyszínt és időpontot a találkozóhoz
Gondoljon egy olyan helyre, amely jól ismert és könnyen elérhető a címzett számára. Ha ugyanabban az épületben vagy általános helyen dolgozik, mint akivel e -mailt küld, nézze meg, hogy találkozhat -e ebédszünetben. Ha Ön és a címzett nem lakik vagy dolgozik közeli helyen, javasoljon éttermet vagy más nyilvános területet, ahol találkozhat. Ezenkívül említsen számos olyan időpontot, amely az Ön számára működik, hogy a címzett könnyebben megmondhassa elérhetőségét.
- Ha mindkettőtöknek elfoglaltsága van, fontolja meg telefonos vagy videokonferencia -megbeszélés ütemezését.
- Például fogalmazzon meg valami ilyesmit: „Tudna -e a héten az állatmenhely mellett lengedezni? A recepción minden nap 9 és 5 között leszek.”
6. lépés Kérje meg, hogy a címzett válaszoljon az üzenetére
Mivel technikailag ütemez egy eseményt, kérje udvariasan, hogy a címzett válaszoljon elérhetőségével. Ha egy különösen elfoglalt személlyel lép kapcsolatba, ne feledje, hogy egy -két napba telhet, amíg válaszol. vissza.
Például mondjon ilyesmit: „Ha tudna tájékoztatni a jövő heti elérhetőségről, nagyon megköszönném!”
7. lépés: Az e -mail befejezésekor szívélyes záró nyelvet használjon
Fogalmazzon meg egy záró mondatot, amely megfogalmazza az e -mail célját, hogy a címzett világosan megértse a találkozó célját. Használjon barátságos hangot az e -mail aláírásához, olyan kifejezések használatával, mint „Üdvözlettel”, „Köszönöm” vagy „Üdvözlettel”. Az aláírás megírása után hagyjon aláírást a neve alatt, amely megerősíti pozícióját vagy jelenlegi karrierjét.
- Nyújtsa nyelvét a címzettnek. Ha munkatársával beszél, akkor a „Találkozunk hamarosan” jelzésnek több értelme lenne, mint a „Tisztelettel a tiednek”. Ha kapcsolatba lép egy felettesével, az „Üdvözlettel” vagy a „Legjobb kívánságok” helyesebb lenne, mint egy alkalmi bejelentkezés, mint a „Viszlát”.
-
Például írjon valami ilyesmit:
Bízom benne, hogy hamarosan találkozunk veletek, mivel azt szeretném, hogy ez az örökbefogadási törekvés a lehető legsikeresebb legyen.
Tisztelettel, Sarah Clement
Tevékenységek koordinátora, Jones megyei állatmenhely
8. lépés. Tartalmazza a találkozóhoz kapcsolódó minden vonatkozó mellékletet
Csatoljon olyan dokumentumokat, táblázatokat vagy egyéb releváns fájlokat, amelyek elősegíthetik a címzett felkészítését a megbeszélésre. Ha összetett témával kapcsolatban keres fel valakit, mellékeljen bármilyen füzetet vagy adatlapot, amelyek segítenek a címzettnek megérteni a találkozó témáját.
Például, ha egy közelgő esemény költségvetésének módosításáról tárgyal, érdemes lehet táblázatot csatolni az előző évi költségvetésről
9. lépés Szakmai nyelvet és megfelelő nyelvtant használjon az e -mailben
Korrektül olvassa el az üzenetet minden nyilvánvaló nyelvtani és helyesírási hibára, így a végleges vázlat a lehető legcsiszoltabb és tisztább lesz. Ezenkívül távolítson el minden olyan rövidítést vagy szlenget, amelyek alkalmatlanabbá vagy nehezebben érthetővé teszik az üzenetet. Ha a végleges tervezet nem tűnik professzionálisnak, akkor előfordulhat, hogy a címzett nem veszi komolyan a kérését.
Bár a hangulatjelek szórakoztatóak lehetnek szövegekben és alkalmi e -mailekben, nem szabad őket találkozóra kérni
2. módszer a 2 -ből: Követés a címzettnél
1. lépés. Tervezzen meg egy további e-mailt, ha a címzett 3-5 napon belül nem tér vissza Önhöz
Adjon néhány napot a címzettnek, hogy elolvassa kérését és válaszoljon rá. Ha egy héten belül nem válaszol, küldjön egy gyors e -mailt a személynek, hogy emlékeztesse, hogy válaszra vár. Hangsúlyozza, hogy hálás a lehetőségért, hogy találkozhat velük, és hogy hálás az idejéért.
- A nyomon követett hívások hatékony módja annak, hogy bejelentkezzen azzal a személlyel, akivel találkozni szeretne.
- Például fogalmazzon meg valami ilyesmit: „Csak fel akartam lépni Önnel a találkozó kérésem kapcsán. Ha van egy szabad pillanata, elmondaná, hogy rendelkezésre áll -e egy találkozóra valamikor a jövő héten?”
Lépés 2. Vasalja ki a találkozó részleteit egy további e -mailben
Tárgyaljon a másik személy ütemtervével, amint válaszol. Vegye figyelembe a másik személy elérhetőségét, és erősítse meg a találkozó időpontját egy olyan napon, amikor mindketten elérhetőek vagyunk. Próbálja meg megerősíteni a dátumot és az időt 1-2 e-mailben, hogy elkerülje a zűrzavart és a rendetlenséget a beérkező levelek között.
- Próbáljon minél rugalmasabb lenni. Ha elfoglalt személyhez fordul, előfordulhat, hogy nem tud azonnal találkozni veled.
- Ne ütemezzen találkozót az utolsó pillanatra. Ha a címzett elfoglalt, előfordulhat, hogy nem tud megállapodni a találkozó időpontjában.
Lépés 3. Néhány nappal az értekezlet előtt küldjön emlékeztetőt vagy megerősítést
Ha szeretne jobban felkészülni az ütemezett találkozóra, emlékeztetőül küldjön megerősítő e -mailt a címzettnek. Ne tedd túl hosszúra ezt az e-mailt-ehelyett add meg a napot, az időt és a helyet, ahol találkozni szeretnél, hogy ismételten ellenőrizze, hogy a megbeszélés továbbra is a megbeszéltek szerint zajlik-e.
-
Például írjon valami ilyesmit:
Csak megerősíteni akartam, hogy még mindig találkozunk május 17 -én 11 órakor a Jones megyei állatmenhelyen.
