Ismétlődő rekordok akkor jelenhetnek meg, ha többen adnak meg adatokat az adatbázisba elegendő biztosítékok nélkül. Több adatbázis egyesítése is duplikációt okozhat. Az Access lekérdezési eszközt kínál az ismétlődések megkereséséhez az adatbázisban. Ezután eltávolíthatja vagy egyesítheti őket, így az adatbázis könnyebben olvasható és hatékonyabb lesz.
Lépések
1. lépés. Tudja, hogy mitől „duplikáltak” az adatok
Az ismétlődő adatok nem azt jelentik, hogy az összes mező azonos. Például egy ügyfél, aki kétszer került be az adatbázisba, két különböző azonosítóval és potenciálisan eltérő helyesírással rendelkezhet. Másrészt, ha a név gyakori, akkor két különböző ügyfél lehet. Össze kell hasonlítania a rendelkezésre álló adatokat, és alaposan ellenőriznie kell az eredményeket, hogy megállapítsa, mi az ismétlődés és mi nem.
2. lépés. Biztonsági másolat készítése az adatbázisról
Javasoljuk, hogy a nagy változtatások előtt hozzon létre egy új biztonsági másolatot. Így visszaállíthatja az adatbázist, ha véletlenül rossz bejegyzéseket töröl.
- Kattintson a Fájl menüre, és válassza a „Mentés másként” vagy „Mentés és közzététel” lehetőséget.
- Kattintson a "Biztonsági mentési adatbázis" elemre a Speciális részben. Kövesse az utasításokat az adatbázis biztonsági mentéséhez.
3. Lépés. Tájékoztassa a többi felhasználót, hogy változtatni készül
Az adatütközések elkerülése érdekében próbálja meg biztosítani, hogy más felhasználó ne adjon hozzá adatokat az adatbázishoz. Ez nem kötelező, de később megsemmisítheti a fejfájást, ha valami rosszul megy.
Ha lehetséges, állítsa az adatbázist exkluzív módba. Ez megakadályozza, hogy más felhasználók bármilyen változtatást végezzenek. Kattintson a Fájl menüre, válassza a "Beállítások", majd a "Kliens beállítások" lehetőséget. Az "Alapértelmezett nyitott mód" részben válassza az "Exkluzív" lehetőséget. Ha nem sokan használják az adatbázist, általában nem kell aggódnia emiatt
4. lépés: Nyissa meg a Lekérdezés varázslót
A Lekérdező eszköz megkeresheti az ismétlődő tartalmat tartalmazó bejegyzéseket. A varázsló elindításának folyamata az Access használt verziójától függően változik:
- 2013/2010 - Kattintson a "Létrehozás" fülre, majd a "Lekérdezés varázsló" gombra.
- 2007 - Kattintson a "Beszúrás" vagy "Létrehozás" fülre, és válassza a "Lekérdezés varázsló" lehetőséget.
- 2003 - Nyissa meg az Adatbázis ablakot, és válassza a "Lekérdezések" fület. Kattintson az "Új" gombra.
5. lépés. Válassza ki a "Ismétlődő keresési lekérdezés varázsló" -t
Ez a lekérdezés összehasonlítja a mezőket, és megkeresi az ismétlődő bejegyzéseket.
6. lépés. Válassza ki a keresni kívánt táblázatot
Az adatbázis összes táblázata megjelenik. Válassza ki azt a táblázatot, amelyen ellenőrizni kívánja az ismétlődéseket.
A legtöbb ismétlődő ellenőrzésnél a "Táblázatok" nézetet kell kiválasztva tartania
7. lépés Válassza ki azokat a mezőket, amelyekről úgy gondolja, hogy duplikátumokat tartalmaznak
Válassza ki az összes olyan mezőt, amelyet összehasonlítani szeretne az ismétlődő adatokhoz. Adjon meg elegendő mezőt az ítélethozatalhoz. Az ismétlődéseket csak akkor adja vissza, ha a mezők egyeznek a karakter karakterével. Kifejezések segítségével részleges egyezéseket találhat.
- Kerülje az általános mezők használatát. Kerülje a mezők használatát, például a dátumot vagy a helyet, hogy csökkentse a rendetlenséget a bejegyzések összehasonlításakor.
- Ha nincs elegendő mező a rekordok megkülönböztetéséhez, vagy túl általános mezők nélkül, sok ismétlődő eredményt kap.
Lépés 8. Válassza ki a megtekinteni kívánt további mezőket
Egy -két további mező segít eldönteni, hogy az adatok valóban ismétlődnek -e. Például a Rendelésazonosító mező segít meghatározni, hogy ugyanaz a név kétszer külön bejegyzés. Adjon meg legalább egy mezőt a megkülönböztetéshez és a véletlen adatvesztés megelőzéséhez.
9. lépés. Hozza létre a lekérdezést
A rendszer felkéri, hogy adjon nevet a lekérdezésnek. Az eredmények megtekintéséhez kattintson a "Befejezés" gombra.
10. lépés: Gondosan tekintse át az eredményeket
A kritériumok alapján esetleges ismétlődések megjelennek. Nézze át az összes eredményt, és a vállalatával kapcsolatos ismeretei alapján döntse el, hogy a bejegyzés másolat -e. Mielőtt eltávolítaná, győződjön meg arról, hogy a rekord ismétlődik.
Ha nem tudja eldönteni, hozza létre újra a lekérdezést egy további mezővel, amely segít a döntés meghozatalában
11. lépés. Ismétlődő rekordok törlése
Kattintson a jobb egérgombbal a bal oldali oszlopra, és válassza a "Rekord törlése" lehetőséget az ismétlődés eltávolításához. Több rekord kiválasztásával egyszerre törölheti őket.
- Érdemes egyes adatokat egyesíteni az ismétlődő rekordok egyikéből a megőrizni kívánt rekordba.
- Ügyeljen arra, hogy ne törölje az ismétlődő találati listában megjelenő összes rekordot, különben nem marad eredeti rekordja.
