Ha a munkaköre megköveteli, hogy telefonon lépjen kapcsolatba az ügyfelekkel, akkor nagy valószínűséggel sok hangpostaüzenetet hagy. De pontosan mit kell mondania a hangjelzés után? Idegesítő lehet, ha megpróbálja felidézni az összes lényeges információt, amelyet át kell adnia, és ennek következtében a fontos részletek kimaradnak. Hagyja el a szórványos, rögtönzött üzeneteket úgy, hogy kitalál egy hangposta -elhagyási rendszert. Ha egy gyors ellenőrzőlistát futtat a fejében, akkor megbizonyosodhat arról, hogy megadta az összes információt, amelyet továbbítania kell a címzettnek, és javíthatja a visszahívás esélyét.
Lépések
Rész 1 /3: Azonosítás
1. lépés: Használja a megfelelő hangszínt
Amint elkezdi rögzíteni üzenetét, beszéljen tiszta, hallható hangon. Ne motyogjon vagy beszéljen túl gyorsan. Próbáljon meg mindent megtudni, hogy érdeklődőnek és energikusnak tűnjön, hogy felkeltse hallgatója figyelmét. Annak ellenére, hogy a címzett nem látja Önt, az általános hangja megjelenik a telefonon, ezért győződjön meg róla, hogy a megfelelőt közvetíti.
- Fogalmazzon meg mindent, amit mond. A rossz vétel torzíthatja a hangját, és leállhat. Még egy közönséges beszélő hang is zavaros lehet a telefonon keresztül.
- A hangminőségnek megfelelően tükröznie kell a hívás módját. Például nem baj, ha izgatottnak hangzik, amikor hangpostaüzenetet hagy, hogy gratuláljon unokaöccsének az érettségihez. Ha azonban részvétét fejezi ki gyászoló barátjának, tartsa ünnepélyesen és tisztelettel a hangnemét.
2. lépés. Említse meg a nevét
Először adja meg a címzettnek a nevét. Így a hívott személy rögtön tudni fogja, ki vagy. Egy egyszerű "ez a (keresztnév)" a legtöbb esetben megfelel, vagy egy bevezetőbb "a nevem (teljes név)", ha a hívott személy még nem találkozott veled. A barátok és rokonok további azonosítás nélkül felismerik Önt. Ha szakmai hívásról van szó, akkor a hanghoz és az üzenethez társítaniuk kell egy nevet, ami segít a személyesebb kommunikációs vonal megnyitásában.
- Ez a lépés adottnak tűnik, de a hívók gyakran elfelejtik, amikor a helyszínre kerülnek.
- Ha olyan beosztása vagy leírása van önmagáról, amely hasznosnak bizonyulhat a címzett számára egy utóhívás során, sorolja fel a neve után, azaz "A nevem Dr. Holdsworth, a Sacred Heart Medical Center vezető radiológusa", vagy - Ez Gloria Carpenter, én Chloe anyja vagyok az iskolából.
3. lépés. Hagyja el telefonszámát
Mondja el telefonszámát közvetlenül a neve után. A legtöbb hívó a hangposta végéig várja az elérhetőség megadását, de ha a címzett nem veszi fel először, akkor kénytelen újra meghallgatni a teljes üzenetet. Ne felejtse el lassan és kimondani, amikor elhagyja telefonszámát, hogy érthető legyen.
- Egy egyszerű módja annak, hogy az üzenet elején felajánlja telefonszámát, ha ezt mondja: „ez (az Ön neve), az én számom (az Ön telefonszáma)” vagy „a nevem (név) hívja (szám).”
- A hívóazonosító funkciók elterjedtsége ellenére mindig tanácsos elhagyni a telefonszámát, ha a hívott személy nem menti a számát, vagy azt kéri, hogy más mellékállomáson válaszoljanak.
4. lépés. Csatlakozás létrehozása
Amikor üzleti vonatkozású hangpostaüzeneteket vagy ismeretlen feladóktól érkező üzeneteket hallgat, az emberek gyanakvóvá vagy érdektelenné válnak, ha nem tudják, ki vagy, vagy miért hív. Nyugtassa meg őket egy közös barát vagy hivatkozás megemlítésével, aki megadta számát. Ez ismét személyesebbé teszi a hívást. A hangposta kevésbé lesz invazív, és nagyobb valószínűséggel kap választ.
- Próbáljon meg egy rövid bemutatkozást készíteni, amely rávilágít a hallgatóra, például: „A számot Pattól kaptam, aki azt mondja, hogy érdekel a hajó eladása”.
- Még ha nem is üzleti hívást kezdeményez, a kapcsolat létrehozása segíthet abban, hogy a címzett kényelmesebb legyen. „Ez Bob, a szomszédod az utca túloldaláról” személyesebb, mint „Ez Robert Henderson”.
Pontszám
0 / 0
1. rész Kvíz
Ha üzenetet hagy egy barátjának vagy rokonának, hogyan kell bemutatkoznia?
Csak a keresztnevével.
Pontosan! Ha valakit hív, aki jól ismer, akkor csak a keresztnév alapján azonosítani fogja Önt. Ha teljes nevét egy családtagnak vagy barátnak hagyja, az mereven és kínosan hangzik. Olvasson tovább egy kvízkérdéshez.
Csak a vezetéknevével.
Próbáld újra! Hacsak nem a vezetéknevét használja a barátaival, furcsa, hogy így bemutatkozzon hangüzenetben. És sok családtagjának valószínűleg ugyanaz a vezetékneve, így ez nem segít nekik azonosítani Önt. Tippelj újra!
A teljes neveddel.
Nem egészen! Ha elhagyja a hangpostaüzenetét valakinek, akivel soha nem találkozott, hagyja el teljes nevét. Egy családtagnak vagy barátnak azonban nem kell a teljes neve, hogy azonosítsa Önt. Tippelj újra!
Valójában nem kell megadnia a nevét annak, aki jól ismeri.
Nem feltétlenül! Ne feledje, hogy a telefonon való beszélgetés torzítja a hangját. Ezért még azok is, akik jól ismerik Önt, nem ismerik fel a hangját telefonon. Válassz másik választ!
További kvízeket szeretne?
Teszteld tovább magad!
2. rész a 3 -ból: Vállalkozásának kimondása
1. lépés Előtte gondolja át, mit fog mondani
Mielőtt hangpostaüzenetet hagyna, legyen világos elképzelése arról, hogy mit fog mondani. Ez nem jelenthet nagy problémát, ha konkrét szándékkal hív, de ha hallja a sípoló hangot a másik végén, és tudja, hogy rögzítik, sok hívó fél üres lapot húzhat. Bontsa fel az információkat golyópontokra, és nyomja meg mindegyiket, mielőtt leteszi.
- Különösen sürgető vagy fontos hangpostaüzenetek esetén fontolja meg idő előtt a durva forgatókönyv írását.
- Ha elkapja magát a távolságtól, akkor csak néhány szóban koncentráljon arra, hogy megtudja nevét, visszahívási számát és a hívás okát.
- Kép, amelyet hangpostaüzenetben küld, hogy kövesse a romantikus érdeklődést a tegnap esti randiról. Az üzenet mentális felvázolása a rögzítés előtt jelentheti a különbséget a hűvös, nyugodt és összeszedett megjelenés és a dadogó, ideges roncs között.
2. lépés: Tartsa röviden az üzenetet
Korlátozza a hangposta üzenetét 20-30 másodpercre. Ritkán lesz alkalom, amikor a hangpostaüzenetnek hosszabbnak kell lennie. Nem akarja untatni a címzettet egy túl hosszú, kanyargós bevezetővel vagy történettel. Maradj tömör és lényegre törő. Egy rövid üzenet valójában kíváncsiságot kelthet, és rábeszélheti az embert, hogy hívjon vissza, ha másképp nem.
- Másrészt, ha túl rövid hangpostaüzenetet hagy, a címzett úgy gondolhatja, hogy ez nem fontos, és törli azt anélkül, hogy meghallgatná. Ez különösen akkor valószínű, ha nem nyilvános számról hív.
- A hangposta elhagyásának lényege, hogy kényszerítsen valakit, hogy hívjon vissza, és ne töltsön le minden olyan információt, amelyet a hívás során megosztott volna vele.
Lépés 3. Nyissa meg a legfontosabb információkat
Vágjon bele, és mondja el egyértelműen a hívás okát. Ha csak a bázist érinti, mondja meg; ha van értékesítési ajánlata, vagy nyomon követi a tranzakciót, vagy megerősíti a találkozót, tájékoztassa a címzettet. Hallgatója gyorsan elveszíti érdeklődését, és törölheti az üzenetet, ha nem tájékoztatja előre a céljáról.
- Csak rövid idő áll rendelkezésére, hogy megértse az álláspontját. Ha megveri a bokrot, hallgatója feladhatja az üzenetet, mielőtt bármilyen fontos információhoz érkezik.
- Sokkal jobb olyan nehéz híreket közölni, mint az „apa kórházban” pont üresen, és az üzenet fennmaradó részét vigasztalni és elmagyarázni, mint táncolni a témában, és aggodalmat okozni a hallgatóságnak.
4. Légy személyes és organikus
Ellenálljon a késztetésnek, hogy gubancos, általános hangzású „telefonhangba” csússzon. Légy udvarias, légy önmagad és beszélj természetesen. Az emberek meg tudják mondani, ha valaki eladni akar nekik valamit, vagy bizonyos módon le akar lépni, és sokkal valószínűbb, hogy megadja a napszakot, ha úgy érzi, hogy egyenlő feltételekkel közeledik feléjük.
Ha úgy hangzik, mintha egy forgatókönyvet olvasna, azt a benyomást kelti hallgatójában, mintha csak egy újabb hívás lenne
Pontszám
0 / 0
2. rész Kvíz
Mennyi információt kell megadnia a hangposta során?
A lehető legkevesebbet, pl. A nevét és a számát.
Dehogy! Ne próbáljon titokzatos lenni a hangposta miatt, különösen akkor, ha nem nyilvános számról hív. Ha túl titokzatos vagy, akkor a hívott személy egyszerűen törli a hangpostafiókot, mint lényegtelenet. Válassz másik választ!
Elég csak megmagyarázni, miért kell visszahívniuk.
Helyes! Légy tömör, de adj elegendő információt a hívott személynek ahhoz, hogy tudja, miért hívott. Nagyobb valószínűséggel hívnak vissza, ha nem vagy túl visszafogott vagy túl beszédes. Olvasson tovább egy kvízkérdéshez.
Minden információt megadtál volna, ha felveszik a telefont.
Nem pontosan! A hangüzenetek nem helyettesíthetik a teljes beszélgetést. Ha 20 vagy 30 másodpercnél hosszabb ideig beszél, a hívott személy valószínűleg unatkozik vagy bosszús lesz, és valószínűleg nem hív vissza. Válasszon másik választ!
További kvízeket szeretne?
Teszteld tovább magad!
Rész 3 /3: Kijelentkezés
1. lépés. Tegyen fel konkrét kérdést vagy kérést
Az üzenet befejezésekor pontosan határozza meg, miért szeretné, hogy a címzett visszahívja Önt. Tegyen fel nekik egy pontos kérdést, vagy tegyen olyan kérést, amely motiválja őket a telefon felvételére. Ha a hangposta meghallgatása után zavartnak vagy bizonytalannak érzik magukat a szándékukban, akkor az nem tette meg a dolgát.
- Próbálkozzon olyan mondatokkal, mint „tudassa velem, hogy tetszett a recept, amit küldtem” vagy „Érdekel, ha meghallgatja a javaslattal kapcsolatos ötleteit”.
- Az emberek jobban motiváltak arra, hogy kapcsolatba lépjenek velük, ha felkérte őket egy kéréssel, mint ha egyszerűen azt mondja, hogy „hívjon vissza”.
2. lépés: Ismételje meg nevét és elérhetőségét
Zárja le üzenetét, és ismét adja meg a hallgatónak nevét és telefonszámát. Ismételje meg kétszer telefonszámát, hogy ne legyen esélye arra, hogy hibás számjegyet kapjon, vagy ne írja le. Feltétlenül adjon meg minden olyan adatot is, amely hasznos lehet, amikor a címzett visszaadja a hívását, például mikor lesz és nem lesz elérhető, valamint a legjobb napszakban.
- A telefonszám több mint kétszeres kiírása a hívás végén túlzás, sőt durva módon is értelmezhető.
- Előfordulhat, hogy ki szeretné írni a vezetéknevét is, ha a hívó még soha nem találkozott veled.
- Nem kell aggódnia ezen a lépésen, ha üzenete alkalmi egy barátjának vagy rokonának.
Lépés 3. Kerülje a hosszú szélű végződéseket
Amikor itt az ideje, hogy leteszi a kagylót, ne haragudjon vagy hosszabbítsa meg szükségtelenül az üzenetet. Hacsak nem személyes hívásról van szó egy szeretett emberhez, nincs szükség csodálatos napot kívánni valakinek. A címzett figyelme romlik, minél tovább tart a hangposta, ezért próbáld meg, hogy ne veszítsd el a fókuszt a végén. Köszönöm nekik az idejüket, és bízzák rájuk a kommunikáció következő szakaszát.
- Az olyan barátságos zárások, mint a „várom, hogy meghallgassam” melegebbek és ezért hatékonyabbak, mint az általános, kereskedelmi, például „szép napot”.
- Ne foglalja össze és ne foglalja össze az üzenetet a végén. Ha a címzettnek újra meg kell hallania egy bizonyos részletet, később újra lejátszhatja.
Pontszám
0 / 0
3. rész Kvíz
Hányszor kell elmondania a telefonszámát egy hangpostaüzenet végén?
Nincs, feltételezve, hogy ezt az üzenet elején mondta.
Nem egészen! Igen, meg kell adnia a számát a hangposta elején. De még akkor is fennáll annak az esélye, hogy az illető először kimaradt, ezért jó megismételni az üzenet végén. Kattintson a másik válaszra, hogy megtalálja a megfelelőt…
Egyszer
Bezárás! Határozottan jobb, ha az üzenet végén egyszer kimondja a számát, mint ha egyáltalán nem mondja ki. De ideális esetben többször is meg kell ismételnie, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a személy megkapja. Válassz másik választ!
Kétszer
Aha! Az üzenet legvégén ismételje meg kétszer a számát. Ez az ideális szám annak biztosítására, hogy az illető helyesen hallja, anélkül, hogy rámenősnek vagy durva lenne. Olvasson tovább egy kvízkérdéshez.
Háromszor
Majdnem! A hangposta végén nem kell háromszor megadnia a számát. A hívott személy ennél kevesebb ismétléssel kapja meg a számát. És ami még rosszabb, ha háromszor vagy többször megismételjük, durvaságnak tűnik. Próbáljon más választ…
További kvízeket szeretne?
Teszteld tovább magad!
Videó - A szolgáltatás használatával bizonyos információk megoszthatók a YouTube -lal
Tippek
- Gondoljon arra az időre, amikor olyan hangpostaüzeneteket kapott, amelyek elgondolkodtattak: "mit akar ez a személy?" Hagyja el azt a hangpostafajtát, amelyet szeretne kapni.
- Adja meg e -mail címét vagy egyéb kapcsolatfelvételi módját a telefonszámán kívül, ha az releváns a címzettel folytatott interakció szempontjából.
- Mosoly! Ez átjön, akár telefonon keresztül is.
- Ne felejtse el megemlíteni a dátumot, ha időérzékeny információkat oszt meg.
- Ha kényes témáról hív, korlátozza a hangpostaüzenetben szereplő információkat, ha mások nem hallják.
- Vészhelyzet vagy természeti katasztrófa esetén a kimenő hangpostaüzenet segítségével tudassa az emberekkel, hogy rendben van.
Figyelmeztetések
- Ha valakit vissza akar hívni, ne hozzon fel korábbi sikertelen hívási kísérleteket. Ettől bosszúsnak tűnhet, és kevésbé lesz kényelmes a veled való foglalkozás során.
- Szakmai körülmények között mindig hagyjon hangpostát, ha a hívott személy nem válaszol. Ha több nem fogadott hívást lát hangpostaüzenet nélkül, aláássa vállalkozása fontosságát.
