Az e -mail postafiók megnyitása olyan lehet, mint a nem megfelelő nyelvtani, rossz helyesírási és rossz ízlésű Pandora dobozának megnyitása. Fontolja meg, hogy az e -mailjei milyen benyomást keltenek másokban; mindig a megfelelő alkalom, hogy elkülönítse e -mailjeit a csomagtól. Kövesse ezeket a lépéseket, és javítsa e -mail etikettjét.
Lépések
1. lépés: Legyen e -mailje tömör, beszélgető és koncentrált
Nehezebb olvasni a leveleket a számítógép képernyőjén, mint egy papírlapon, ezért legyen rövid és lényegre törő az e -mailek. Bár nincs ideális e-mail hosszúság, a mondatokat rövidre, körülbelül 8-12 szóra kell hagyni, és hagyjon szóközt a bekezdések között.
Egy munkahelyi e -mailben térjen rá a lényegre: "Remélem, hogy megteszi …" "Azt hiszem, kellene …" stb., elöl, a tokot a következő sorokban. Sokan csak az első néhány sort olvassák el, mielőtt úgy döntenek, hogy válaszolnak, vagy későbbi mentésre készülnek. Ezeknek a soroknak elegendő mennyiségű „húst” kell adniuk ahhoz, hogy megalapozott döntést lehessen hozni. A személyes e -maileknél gyakran jó ötlet rövid személyes megjegyzéssel nyitni, mielőtt az e -mail fő pontjába kezd
2. lépés. Kerülje a divatos formázást
A betűtípusok és színek megváltoztatása, a listák beillesztése vagy a HTML használata bizarrá teheti az e -mailt, vagy olvashatatlanná teheti a címzett számára, még akkor is, ha a formázás jól néz ki a számítógépen. Ne komplikáld túl.
3. lépés. Korlátozza a mellékleteket
Ne adjon hozzá mellékletet, kivéve, ha valóban szükséges. Tartsa a lehető legkisebb tartozékokat. A legtöbb e -mail alkalmazás akár 1 MB -ig is tud mellékleteket küldeni és fogadni, de bármi ennél nagyobb gondot okozhat Önnek vagy a címzettnek, és még a kisebb fájlok is hosszú ideig tarthatnak megnyílni, ha a címzett e -mail kapcsolata lassú. Ha nagyobb fájlt szeretne küldeni, tömörítse vagy tömörítse azt, vagy használjon olyan online szolgáltatásokat, amelyek segítenek nagy fájlok, például a YouSendIt.com küldésében. Ha több oldalt kell elküldenie, például találkozóterveket vagy nagyméretű szövegjavításokat, küldjön faxot vagy gépelt oldalkészletet levélben.
- Ha szükséges, ne csomagolja össze az e -mail mellékleteket. Hacsak egy melléklet nem túl nagy ahhoz, hogy másként küldje el, azzal kockáztathatja, hogy elveszi a címzett idejét, és esetleg akadályozza, hogy hozzáférjen a mellékletekhez. Sok mobileszköz nem tudja kibontani a zip fájlokat. Ezenkívül felesleges, mivel sok közös fájl, például.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word és Powerpoint) már tömörített formátumban van.
- Ne feledje, hogy sok ember vagy vállalkozás nem nyitja meg a mellékleteket olyan személytől, akit nem ismernek, és egyes e -mail fiókok úgy vannak beállítva, hogy a mellékletekkel ellátott e -maileket automatikusan a spam mappába küldjék, tehát ha pl., ügyeljen arra, hogy kövesse a címzett mellékletekkel kapcsolatos utasításait. Ha nem kap utasításokat, küldjön egy másik e -mailt, hogy tudassa a címzettel, hogy mellékletet küld e -mailben.
4. lépés Gondolkodjon, mielőtt elküldi
Ne küldjön e-mailt, ha érzelmes. Nyugodtan írja meg az e -mail tárgyát és szövegét, majd mentse el. Csak akkor adja hozzá a címzetteket, és küldje el, miután volt ideje átgondolni, mit küld; lehet, hogy meggondolja magát, és jobban jár vele.
Az e-mail olyan eszköz is lett, amellyel olyan dolgokat kérdezhet vagy mondhat el az embereknek, amelyeket általában soha nem mondana négyszemközt (valaha is azon töprengett, miért vált ösztönösen más emberré az interneten?). Ha valakit küld bármi, olvassa el újra, és kérdezze meg magától, hogy ezt mondaná-e nekik, ha közvetlenül melletted lennének, vagy négyszemközt. Ha kényes témáról van szó, olvassa el kétszer.
5. lépés: Legyen óvatos a rövidítések és hangulatjelek használatával
Ez elfogadható lehet egy nem hivatalos e-mailben, például egy barátjával. A hivatalos levélben azonban nem kell elmondania valakinek, hogy „hangosan nevet”, az emberek nem megfelelőnek találhatják, és úgy érezhetik, hogy komolytalanok.
Néhány rövidítés, például a "BTW" az "By the way" kifejezésre, gyakran használatos az e -mailekben, és általában elfogadható, kivéve a hivatalos, szakmai e -maileket
Módszer 1 /3: Új e-mailek írása
1. lépés Helyesen használja a címzett mezőket
A "to" mező címzettjeitől várhatóan lépéseket kell tenni, a "CC" -en szereplők pedig a kollégák vagy a főnökök tájékoztatását szolgálják.
- Legyen óvatos, ha több személytől kér műveletet a „Címzett:” mezőben. Ez többszöri erőfeszítéshez vezethet ugyanarra a feladatra, vagy egyáltalán nem, mert feltételezik, hogy valaki más kezeli a kérést.
- Ha e-mailt küld azoknak a személyeknek a listájára, akiknek a címét szeretné titokban tartani, írja be mindegyiket a BCC mezőbe, és írja be saját címét a "to" mezőbe.
- Ha ki szeretne lépni valakiből a fonalból (például ha bemutatta Önt valaki másnak, és most Ön és az illető kidolgoz néhány részletet, és nem szeretné lebonyolítani a bevezető beérkező leveleit) a személy címe a "to" vagy CC mezőből a BCC mezőbe.
2. lépés Hasznosítsa a tárgyat
A jó tárgysor hasznos összefoglalást nyújt az e -mail tartalmáról, gyorsan felkészítve az olvasót. Az e -mail postaládákat gyakran elárasztják, így egy jó tárgysor segít a címzettnek meghatározni az e -mail prioritását. Segít abban is, hogy megakadályozza az e -mailjeinek törlését, mielőtt elolvasták volna. Mivel a címzett látja először a címzettet, tartsa hibamentesen, tömören, és kerülje az olyan általános sorokat, mint a „Szia”, „Mi a helyzet” vagy a címzett neve (ez utóbbit blokkolhatják a spam elleni szűrők).
Kerülje az üzenetek rangsorolását a címzett számára. Kerülje azt a szokást, hogy minden e -mailt „Sürgősnek” jelöl! vagy "Magas prioritás" Legyen elég kegyes ahhoz, hogy elismerje a címzettnek, hogy saját maga dolgozta ki az üzenetek fontossági sorrendjét
2. módszer a 3-ból: E-mailek megválaszolása
1. lépés: Ügyeljen arra, hogy kit másol a válaszokra
Ha válaszol egy üzenetre, majd a CC-re: egy harmadik félre, amelyet az eredeti feladó nem tartalmazott, bizonyosodjon meg arról, hogy az eredeti feladó nem lesz felháborodva emiatt. Ez az információ "csak a szemednek szólhatott". Ez különösen akkor fontos, ha az eredeti feladó a munkavezetője. Legyen óvatos a BCC használatával:. Ez visszaüthet, ha a BCC: 'd válaszol, nem látva, hogy a másolat vak.
2. lépés Határozza meg, hogy kinek kell válaszolnia
Az Önnek küldött e -mailekben általában csak a feladónak kell válaszolnia, de több embernek küldött e -mailek esetén előfordulhat, hogy a „Válasz mindenkinek” opciót kell választania, hogy mindenkinek elküldhesse a választ. Légy megfontolt; A "Válasz mindenkinek" állandó használata rengeteg visszatérést hoz létre, és sok ember postaládájában hagyja az üzeneteket. Tekintsük a következményeit, ha egy e -mailt kapunk, ha minden válasz érkezik, és húsz embernek megy ki, majd az a húsz ember válaszol mindenkinek; nagyon gyorsan összekapcsolódhat több százezer e -mailben, és mindenki úgy érzi, hogy kénytelen a "válasz mindenkinek" gombra kattintani annak érdekében, hogy mindenkit a folyamatban tartson, mert senki sem tudja, kinek kell elolvasnia és ki nem.
Lépés 3. Gondoljon kétszer, mielőtt válaszol, és csak köszönetet mond
Vannak, akik nem szeretnének „Köszönöm” e -mailt. Ez további időt vesz igénybe az e -mail megnyitásához és elolvasásához, csak hogy elolvashassa, amit már tud. Vannak, akik „NTN” - „No Thanks Needed” sort tartalmaznak.
4. lépés: Foglalja össze a hosszú vitákat
Bosszantó a válaszoldalak görgetése a vita megértése érdekében. Ahelyett, hogy folytatná az üzenetlánc továbbítását, szánjon egy percet arra, hogy összefoglalja az olvasó (k) számára.
5. lépés. Feltétlenül adja meg azokat az információkat, amelyekre válaszol
Sok ember és cég naponta több száz e -mailt ír és válaszol rájuk. Kerülje a homályos e -mailek küldését, amelyekben csak az „Igen” áll. Írja be a címzett által feltett kérdést, hogy tudja, mire válaszol. Kerülje, hogy a címzett egyetlen üzenetnél többet görgessen lefelé az előzményekben.
6. lépés. Válaszoljon azonnal
Ha némi kutatást vagy gondolkodást kell végeznie, mielőtt válaszol egy e -mailre, vagy ha túl elfoglalt ahhoz, hogy azonnal megírja a teljes választ, küldjön egy rövid választ, amelyben tudatja a feladóval, hogy megkapta az e -mailt, és közli, mikor válaszol.
7. lépés. Légy proaktív
Amikor válaszol egy e -mailre, időt takaríthat meg mindenkinek, ha előre látja a válasz által felmerülő kérdéseket vagy aggályokat. Válaszában foglalkozzon ezekkel, mielőtt valakinek új e -mailt kell küldenie, hogy rákérdezzen rájuk.
3. módszer a 3 -ból: Néhány alapvető szabály
1. lépés: Ne továbbítsa a privát e -maileket
Például kerülje a titkot tartalmazó e-mailek továbbítását, különösen akkor, ha az e-mailben küldött személy nem szeretné. Ezáltal a címzett elveszítheti a bizalmat benned, és a kapcsolatod is megzavarható. Biztosan nem akarja, hogy ez megtörténjen.
2. lépés. Ne terjesszen pletykákat emberekről
Ha úgy érzi, kísértést érez erre, tegye magát a másik ember cipőjébe, és gondolja át, hogyan érezné magát, ha az illető pletykákat terjesztene Önről. Például, ha a barátja gonosz és főnök hírében áll, gondolja át, mit érezne, ha barátja mesélne más barátainak az egyik furcsaságáról. Nem örülnél nagyon, ugye?
3. lépés: Kerülje az emberek magánügyeinek megvitatását
Kerülje például, hogy ne tudassa a barátjával, hogy barátja szakított egy volt barátjával. Az e -mail nem teljesen privát, ezért lehetséges, hogy az a személy, akinek a vállalkozásáról beszél, láthatja az e -maileket, és mérges lehet rád, és/vagy zavarba jöhet, és ez megzavarhatja az illetővel való kapcsolatát.
4. lépés: Kerülje a lángolást
A lángok alapvetően olyan sértések, amelyeket online küldtek, hogy megsértsenek téged, ezért fontos, hogy ne küldj lángot más embereknek, és ne indíts lángháborút. Ez megbolondíthatja a másikat, és emiatt felfüggesztheti a fiókját is.
5. lépés: Kerülje mások személyes adatainak engedély nélküli megosztását
Ez bármi lehet, az ember életkorától az iskola nevéig, ahová jár. Helyezze magát a másik ember cipőjébe - mit érezne, ha valaki megadná a barátjának a házának címét? Nem örülne nagyon, ezért feltétlenül szerezzen engedélyt, mielőtt valaki személyes adatait e -mailben megosztja másokkal, vagy egyáltalán ne tegye meg.
6. lépés: Ne küldjön e -mailt, ha dühös
Ebből kiderül, hogy mérges vagy, és felbosszanthatod az illetőt. Ha például haragszik valakire a munkahelyén, és e -mailben e -mailben küld nagy levelet, akkor az ingerültté válhat. Ugyanez a helyzet az e -mailekre való válaszolással is; ha haragszik valakire, amiért egy bizonyos üzenetet küldött Önnek, addig tartsa vissza a választ, amíg le nem nyugszik.
Minta e -mailek
Minta konferenciahívás emlékeztető e -mail
Támogassa a wikiHow és oldja fel az összes mintát.
Minta e -mailben, amely felvázolja az új irányelveket
Támogassa a wikiHow és oldja fel az összes mintát.
Minta e -mail professzornak egy kérdésről
Támogassa a wikiHow és oldja fel az összes mintát.
Videó - A szolgáltatás használatával bizonyos információk megoszthatók a YouTube -lal
Tippek
- A szabványos betűtípusok megkönnyítik az olvasást. Például Arial, Cambria és Narrow. A betűméret legyen normális, általában legfeljebb 15. Ha különleges vagy hangsúlyos módon kell felkelteni a figyelmet, használjon vastag vagy dőlt betűtípust. Ez végtelenül jobb, mint kiabálni az összes nagybetűvel.
- Ha lángot küld, azonnal törölje, hogy elkerülje a lángháborút.
- Ne feledje, hogy hangja nem hallható az e-mailben. Próbált már szarkazmust e-mailben, és a címzett rosszul értelmezte? Az e-mail üzenetek nem adják át a verbális kommunikáció árnyalatait. A hangszínre való következtetések során egyesek hangulatjeleket használnak, de takarékosan, hogy ne tűnjenek szakszerűtlennek.
Ne gondolja azt sem, hogy a mosolygó hangulatjel használata megszelídíti a nehéz üzenetet.
- Kerülje az e-mail használatát a személyes kapcsolat elkerülése érdekében. Az "Elküldöm neked e -mailt" gyakran bárkinek a legbosszantóbb mondata lehet. Az e-mailezés nem kerülheti el a személyes találkozás vagy akár telefonbeszélgetés gondolatát. Kerülje az e-mail használatát is egy olyan kellemetlen helyzet elkerülése érdekében, mint a bocsánatkérés vagy a hiba elfedése.
- Fejezze be udvariasan az e -mailjét. Ha olyan kijelentéssel zárja, mint a „Legjobb kívánságok”, „Sok szerencsét” vagy „Előre is köszönöm a segítséget”, még a kemény e -maileket is tompíthatja, és kedvezőbb választ is kiválthat.
- Vigyázzon a nyugták keresésével. Bár vannak olyan esetek, amikor a nyugtára szükség lehet nyilvántartási célokra vagy az átvétel igazolására, az esetek többsége csak irritáló, és arra kényszeríti az olvasót, hogy további műveleteket hajtson végre az e -mailjei kezelésére. Ha valami nagyon sürgős, vagy valóban meg kell győződnie arról, hogy a címzett megkapta az üzenetét, vegye fel a telefont, és használja inkább.
- Ha valami kellemetlen érzést kelt, például egy továbbított pletykát, akkor törölje azt. Nem akarsz részese lenni ennek.
Figyelmeztetések
- Kerülje a számítógépes zaklatást. Ez illegális, és óriási hatással lehet másokra, különösen a tizenévesekre (például öngyilkosságot okozhat).
- Ne használjon minden kupakot. Ez szükségtelen gyakorlat, és bosszanthatja a címzettet, cserébe lánglevelet kaphat. Minden nagybetűt a "kiabálás" megfelelőjének tekintünk.
- Tartózkodjon a láncos levél továbbításától. Kevés olyan ember lenne, aki örülne az állandó szükségtelen üzenetek fogadásának. Az ilyen típusú e-mailek arról voltak híresek, hogy veszélyes és káros vírusokat szennyeznek, amelyeket számítógépre és számítógépről lehet átvinni. Célja, hogy csak azokat az üzeneteket továbbítsa, amelyeket közvetlenül a beszélgetőpartnerektől kapott.
- Ne használja munkahelyi aláírását személyes e -mailekhez - barátságtalannak tűnik.
