Az e -mailnek, mint más kommunikációs formáknak is, saját etikettje és társadalmi protokolljai vannak. Ha e -mailt kell írnia visszajelzést kérve a munkahelyén vagy az iskolában, vagy írott kéziraton, akkor az e -mail elkészítésekor figyelembe kell vennie a megfogalmazást, az időzítést és a szerkezetet, hogy az a lehető leghatékonyabb legyen. Udvarias, pontos és konkrét e -mailjei segíthetnek abban, hogy megkapja a szükséges visszajelzést.
Lépések
1. módszer a 4 -ből: Visszajelzés kérése a munkahelyen
1. lépés Forduljon ahhoz a személyhez, aki a legalkalmasabb arra, hogy véleményt mondjon a munkájáról
Gyakran ez lesz az igazgató közvetlenül feletted. Mindenesetre velük kell kezdeni, vagy egy idősebb kollégával vagy munkatárssal. Tapasztalattal rendelkeznek, hogy segítsenek, és megadják a szükséges visszajelzést.
2. Légy udvarias és alázatos az e -mailben
Kövesse az irodájában az e -mailekre vonatkozó normákat. Az alázat nagyban hozzájárul a visszajelzések kéréséhez, de ne legyen olyan alázatos, hogy a főnöke vagy a menedzsere azt gondolja, hogy semmit sem tud a munkájáról. Inkább úgy fogalmazza meg a kérdéseket, hogy a projektben vagy feladatban elért haladását mutassa. Ezzel tudatja a főnökkel, hogy nem csak a kezén ülve várja a visszajelzést. Tartsa szem előtt az alábbi tippeket is.
- Mondhatod: „Dolgoztam a holnapi bemutatón, amikor beleütköztem a formátumba-nem vagyok biztos abban, hogy követem-e a cég színvonalát. Csatoltam a bemutatót. Van javaslata a formátumra? Köszönöm a segítséget ebben.”
- Ne felejtse el megköszönni nekik az e -mailt.
3. lépés: Legyen konkrét a visszajelzési kérésében
Ez segít elkerülni a túl széles körű visszajelzéseket, amelyek valószínűleg nem segítenek a munkájában. Kerülje az igen vagy nem kérdéseket, kivéve, ha szükséges. Ehelyett összpontosítson a projekt bizonyos részeire, amelyekre szükség van. Próbálja meg egyszerre nem bombázni a főnökét vagy munkatársát minden lehetséges kérdéssel, amelyek felmerülhetnek a munkájával kapcsolatban.
- Mondhatja például: „Nem voltam biztos abban, hogyan tovább az Eastman fájllal. Az ügyfél nem válaszolt az e-mailjeimre, és mivel ez kiemelt fontosságú feladat, úgy gondoltam, hogy a legjobb, ha e-mailt küldök Önnek, hogy mit tegyek.”
- Ha általánosabb visszajelzést szeretne felülvizsgálat vagy jelentés formájában, kérje ezt kifejezetten. Segít az udvarias, tömör és a lehető legpontosabban. Például kérhet jelentést a hatékonyságáról vagy kreativitásáról. Ha visszajelzést kér azoktól, akik jelentést tesznek Önnek, előfordulhat, hogy névtelen felmérést kell végeznie.
SZAKÉRTŐ TIPP
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Munkahelyi edző
Próbálja ki a KISS módszert, amikor általános visszajelzést kér.
A KISS modell nagyszerű módja annak, hogy segítsen az embereknek megfelelő, cselekvőképes visszajelzést adni. Kérdezd meg az illetőt,"
tart? Mit kéne javítani? Mit kéne Rajt? És mit kéne álljon meg?"
4. lépés. Ha válaszoltak, küldjön egy köszönő e-mailt
Ha a visszajelzések azt sugallják, hogy sokat kell javítani, vagy a munkája nem megfelelő, akkor feltétlenül mellékeljen egy rövid nyilatkozatot a javítás módjáról. Adjon időt magának az érzelmek feldolgozására, mielőtt azonnal válaszol.
Feltétlenül válaszoljon legfeljebb 1-2 napon belül
2. módszer a 4 -ből: Visszajelzés kérése az iskolában
1. lépés. Azonosítsa magát
A tanárnak több száz tanulója lehet, különösen, ha főiskolai tanár. Meg kell adnia a nevét (első és utolsó), osztályát és szakaszát. Ha még középiskolás, akkor ez jelentheti a menstruációját vagy az időtartamát. Így nem pazarolja a tanár idejét arra, hogy rájöjjön, ki vagy, és több időt fog fordítani a szükséges visszajelzésekre.
2. lépés: Tartsa hivatalosan
Néha a diákok küzdenek ezzel, amikor először írnak e -mailt a tanároknak. Mondhatja „Szia Dr. Smith” vagy „Kedves Turner asszony”. Ha a tanár e -mailt küldött Önnek, ne legyen kevésbé hivatalos, mint korábban. Tartsa professzionális hangvételt. Ehelyett azt mondod: „Hé, mit gondolsz az újságomról? Nem ez a legnagyobb - mondjuk -, nem vagyok benne biztos, hogy értem a feladatot. Voltak konkrét kérdéseim a papírral kapcsolatban.”
3. lépés: Tartsa röviden
Ne aggódjon a kérdések összes kontextusának elmagyarázása miatt, kivéve, ha a kontextus szükséges ezekhez a kérdésekhez. Például, ha visszajelzést kér egy lehetséges meghosszabbításról, a tanárnak szüksége lehet a kontextusra, de ha egyszerűen csak kérdést szeretne feltenni egy feladattal kapcsolatban, ne mondja el neki azt a történetet, hogy a kutyája miért késett el, és miért Ön most e -mailt küld (kivéve, ha nagyon közel van a hozzárendelési időhöz), vagy bármi mást, ami nem releváns a jelenlegi feladathoz.
4. lépés. Ne várja meg, hogy visszajelzést kérjen a vizsga vagy esedékesség előtti éjszakáig
A tanár nem csak az esedékességhez közeli visszajelzéseket nem valószínű, hanem az is irritálja, hogy az utolsó pillanatig várt, hogy visszajelzést kérjen tőlük. Ha utolsó pillanatban kell kérdéseket küldenie, legyen rövid, konkrét és bocsánatkérő. A tanár nagyobb valószínűséggel válaszol, feltéve, hogy időben látja az e -mailt.
5. lépés. Használja a tanár által kért fájlformátumokat
Gyakran a tanár a tantervben megmondja, hogy milyen fájlformátumokat fogad el a feladatokhoz vagy e -mailekben. Például, ha a tanára.doc fájlt ad meg, ne küldjön.pdf vagy.pages fájlt. Ha bizonytalan, küldhet.rtf vagy.pdf fájlt, vagy egyszerűen megkérdezheti.
6. lépés Kérjen visszajelzést a már beküldött papírról vagy vizsgáról
Egyszerűen e -mailt kell küldenie a professzornak, és udvariasnak kell lennie. Ha a professzornak van hivatali ideje, akkor meglátogathatja azokat, vagy időpontot egyeztethet. Azt mondhatja: "Kedves Smith professzor, nem sikerült olyan jól a vizsgám, mint vártam. Segítenétek abban, hogy átdolgozzam néhány hibámat, hogy jobban teljesítsek a következő vizsgán?" A professzornak általában kedvezően kell reagálnia egy ilyen kérésre.
3. módszer a 4 -ből: Visszajelzés kérése kéziratról
1. lépés Küldjön e -mailt valakinek, akit először ismer
Ha figyelmes visszajelzést szeretne, akkor a legjobb személy, aki ismeri, lehetőleg egy barátja vagy kollégája. Amikor e -mailt küld egy ismerősének visszajelzés céljából, ügyeljen rá, hogy a szokásos módon küldje el neki. Ha általában hívja őket, akkor valószínűleg ezt kell tennie. Ne küldje el a kéziratot az első e -mailben, hacsak nem tudja, hogy valószínűleg igent mond (valaki, akinek elolvasta a kéziratot, vagy valaki, akinek felajánlották, hogy elolvassa a tiédet).
Rövid leírást vagy kivonatot is megadhat attól függően, hogy az e -mailben küldött személy barát vagy kolléga
2. lépés Küldjön e -mailt egy szakértőnek
Ha valóban szakértői tanácsra van szüksége, küldjön egy e -mailt egy ismerős szakértőnek, és magyarázza el projektjét, és miért van szüksége visszajelzésre. Ne legyünk tolakodóak, hanem kedvesen köszönjük meg figyelmüket, és mondjuk: "Értem, ha nincs ideje visszajelzést adni." Érdemes megkérdezni, hogy tudnak -e valakit, akinek van ideje és szakértelme, aki segíthet, ha nem tud.
3. lépés. Ne küldjön hideg e-mailt valakinek kéziratnak
Ez valószínűleg válasz nélkül marad, hacsak nem mondja meg nekik, hogy fizetni fog a segítségükért. Ha híres szerzőről van szó, nem valószínű, hogy válaszolnak egy ilyen e -mailre, mivel rengeteg ilyen e -mailt kapnak. Ehelyett először kérdezze meg barátait, kollégáit, professzorait stb. Nagyobb valószínűséggel tudnak neked segíteni, és nagyobb valószínűséggel akarnak segíteni.
4. lépés: Legyen konkrét, mit szeretne a visszajelzéseiktől
Ha csak pozitív visszajelzést szeretne, mondja meg nekik. Mondja el nekik, hogy részletes visszajelzést, helyi vagy globális visszajelzést kap -e, és esztétikai, nyelvtani vagy strukturális visszajelzést szeretne -e. Ez sokat segíthet abban, hogy az olvasó tudja, mit szeretne tőlük.
- A pozitív visszajelzéseknek nem kell konstruktívnak lenniük. Ha elmagyarázzák, miért szeretik azt, amit szeretnek, akkor sokat megtudhat a kéziratáról.
- Ha negatív visszajelzést kap, adjon időt magának a válaszra. Ha a barátod, valószínűleg csak segíteni akarnak. Ha professzorok, bármennyire is dühösnek vagy idegesnek érzi magát, nem szabad így reagálnia. Ehelyett köszönjük meg a segítséget, és lépjünk tovább. Egy idő után azt tapasztalhatja, hogy a visszajelzés hasznos volt, még akkor is, ha a kézbesítés módja nem volt megfelelő.
5. lépés Adjon időt az olvasónak, hogy válaszoljon
Ha részletes visszajelzést kért egy új kéziratról, ne várjon visszajelzést egy napon vagy akár egy héten belül. Időbe telik egy ilyen hosszú kézirat szerkesztése. Ha van határideje, amelyen dolgozik, tudassa ezt olvasójával. Azt is egyszerűen megkérdezheti tőlük, hogy elvégezhetik -e a szerkesztéseket egy bizonyos dátumig. Ne feledje, hogy saját életük és kötelezettségeik vannak.
6. lépés. Köszönöm nekik a segítséget
Ha barátja, érdemes ajándékot vásárolnia nekik, mint egy doboz csokoládé, vagy egyszerűen vissza kell adnia a szívességet időben. Ha professzor, akkor írjon egy köszönő e -mailt, hogy tudassa velük, hogy értékeli munkájukat és idejüket. Ha elfelejti megköszönni az olvasójának, használhatja és/vagy értékelhetetlennek érezheti magát, és kevésbé valószínű, hogy segít a jövőben.
4. módszer a 4 -ből: Visszajelzés kérése az ügyfelektől
1. lépés: Ne tegyen fel túl sok kérdést
Az ügyfeleket túlterhelik a felmérések, amelyek nagyjából minden ottani vállalkozásból származnak. Ha szeretné biztosítani, hogy az ügyfél automatikusan törli az e -mailjét, amikor elolvasta, töltse fel rengeteg kérdéssel. Ha meg akarja tartani az ügyfél érdeklődését, tegyen fel egy -két kérdést, és hagyja annyiban.
2. lépés Nyitott kérdéseket tegyen fel
Inkább az igen/nem kérdések használatával tegye fel a teljesebb válaszokat kiváltó kérdést. Ahelyett, hogy azt kérdeznéd: "Ajánlanál minket egy barátodnak?", Kérdezd meg: "Hogyan írnál le minket egy barátodnak?" Ezek a kérdések több információt adnak a válaszokban, mint egy egyszerű igen/nem kérdés.
3. Lépés. Tájékoztassa az ügyfelet, hogy gyorsan vissza fog térni hozzájuk
Ettől az ügyfél úgy érzi, hogy véleménye nem csak egy óriási postaládába kerül, ahol lehet, hogy nem olvassák el vagy nem. Valószínűleg őszintébb visszajelzéseket is kap, ha tudják, hogy válaszol.
Amikor válaszol, legyen őszinte és profi. A mai vírusos internetes kultúrában egy másodperc alatt tönkreteheti egy cég hírnevét, ha a professzionalizmuson és az őszinteségen kívül bármi mással válaszol
4. lépés: Ne használjon vakut vagy más lassú betöltésű szolgáltatásokat
Ha az ügyfélnek lassú a kapcsolata, valószínűleg azonnal törli az e -mailt, ha látja, hogy nem tud betölteni. Ne feledje, hogy a visszajelzések gyakran fontosabbak számukra, mint ők.
5. lépés: Jól megtervezett betűtípust és formátumot használjon
Szeretné, ha e -mailje tiszta és professzionális megjelenésű lenne. A silány grafikával vagy képregény nélküli betűtípussal rendelkező e -mail valószínűleg nem fogja lenyűgözni ügyfeleit. Ehelyett használjon szabványos betűtípusokat, például Times New Roman vagy Arial, ha nem biztos a betűtípusban, és a minimálisra csökkentse a felesleges grafikákat.
6. lépés. Győződjön meg arról, hogy az e-mail eszközbarát
Az egyoszlopos formátum rugalmasabb, mint a többoszlopos kivitel. Arra is ügyelni kell, hogy a betűtípusok ne legyenek túl kicsik. Azt szeretné, ha az e -mail előnyös lenne laptopokon, telefonokon és táblagépeken. Annyi ember ellenőrzi az e -mailjeit telefonján, ezért e -mailjeit ennek megfelelően kell formáznia.
Súgó e-mail írásban
A visszajelzést kérő e -mailben felveendő dolgok
Kerülendő dolgok a visszajelzést kérő e -mailben
Jegyzettel ellátott e -mail visszajelzést kér
Videó - A szolgáltatás használatával bizonyos információk megoszthatók a YouTube -lal
Tippek
- Ne haragudjon az embereknek a visszajelzésekért.
- Tartsa be a megfelelő e -mail etikettet a helyzetnek megfelelően.
- Egy kis alázat sokat segít.
