Ha elfogy a hely az IBM Notes e -mailben, de nem áll készen az e -mailek törlésére, fontolja meg az archiválást. Az e -mailek archiválása azt jelenti, hogy üzeneteket másol a számítógép egy másik helyére. Megtanulja, hogyan archiválhatja az IBM Notes alkalmazást, hogy felszabadítson helyet a fiókjában, miközben elmenti az eredeti e -maileket. Ezenkívül segíti a számítógépet és a szoftvert a legjobb teljesítményben.
Lépések
1. lépés: Korlátozza a levelezési fájl méretét
Tartsa az e -mail fájl mérete 500 MB -nál kisebb. (Egyes szervezetek megkövetelhetnek szigorúbb korlátozást, például 200 MB.)
- Az adatok méretét a Fájl, Adatbázis, Tulajdonságok menüpontban ellenőrizheti. A Lotus 8 programban lépjen a Fájl, Alkalmazások, Tulajdonságok menüpontra.
- Kattintson az "i" fülre. A "Lemezterület" utáni szám az, hogy mennyi adat áll rendelkezésre az IBM Notes alkalmazásban.
2. lépés Ismerje meg szervezete előre meghatározott beállításait
Ha az IBM Notes alkalmazást használja iskolába vagy munkába, előfordulhat, hogy már léteznek archív beállítások. Ez segít a szervezeteknek szabályozni a felhasználónkénti e -mailek mennyiségét, valamint a szervezeten belüli számítógépek általános teljesítményét. Ha az archiválási beállítások már be vannak állítva, forduljon a műszaki rendszerek személyzetéhez, hogy megtudja, módosíthatók -e.
3. lépés. Határozza meg a kívánt archiválási beállításokat
Archiválhatja az összes IBM Notes e -mailt, vagy kiválaszthat bizonyos e -maileket. Azt is el kell döntenie, hogy milyen gyakran szeretné archiválni az IBM Notes alkalmazást.
- Nyissa meg a megfelelő alkalmazást (Mail).
- Lépjen a Műveletek, Archiválás, Beállítások oldalra.
- Lépjen a Feltételek fülre, és győződjön meg arról, hogy az "Alapértelmezett az utolsó módosításhoz" van kiválasztva.
- A módosítások mentéséhez kattintson az "OK" gombra.
- Győződjön meg arról, hogy a Feltételek engedélyezve van.
4. lépés. Ütemezze be az automatikus archiválást
Az automatikus archiválás ütemezése biztosítja, hogy rendszeresen és következetesen archiválja. Időt is megtakarít.
- Nyissa meg a megfelelő alkalmazást (Mail).
- Lépjen a Műveletek, Archiválás, Beállítások oldalra.
- Lépjen az Ütemezés fülre. Győződjön meg arról, hogy az "Archiválás ütemezése" ki van választva.
- Válassza ki a megfelelő időpontot és napot, amikor a számítógép archiválni szeretné fájljait.
5. lépés: Az IBM Notes kézi archiválása
Még ha automatikus archiválást is ütemez, bármikor manuálisan archiválhatja.
- Nyissa meg a megfelelő alkalmazást (Mail).
- Nyissa meg az archiválni kívánt levelet vagy mappát.
- Lépjen a Műveletek, Archiválás, Archiválás most oldalra.
- Kattintson az Igen gombra az archiváláshoz az előre meghatározott beállításoknak megfelelően.
6. lépés. Archiválás a drag and drop módszerrel
Ez egyszerűen egy másik módja az IBM Notes kézi archiválásának.
- Nyissa meg a megfelelő alkalmazást (Mail).
- Nyissa meg az archiválni kívánt levelet vagy mappát.
- Válassza ki a megfelelő üzenetet.
- Húzza az üzenet (eke) t a kívánt archívumba a navigációs panelen.
7. lépés Az archivált üzenetek megtekintése
Bár archivált egy e -mailt, előfordulhat, hogy időnként hozzá kell férnie. Az archív fájl utánozza az IBM Notes -fiókjában beállított mappákat. Minden rendben marad, ahogy tervezted.
- Nyissa meg a megfelelő alkalmazást (Mail).
- Kattintson a Archiválás gombra a navigációs panelen.
- Válassza ki a megfelelő archívumot (azaz Alapértelmezett az utolsó módosításhoz).
Tippek
- Biztonsági másolat készítése a fontos e -mailekről. Ha fontos e -mailjei vannak az IBM Notes alkalmazásban, mindenképpen másolja át őket egy másik helyre, például CD -re vagy DVD -re. Ez extra másolatot biztosít Önnek arra az esetre, ha valami történne a szerverrel vagy a személyi számítógépén tárolt másolattal.
- Törölje a régi és felesleges üzeneteket, különösen, ha mellékleteket tartalmaznak. Ez segít csökkenteni az adatok méretét és javítja a számítógép teljesítményét.
