Egyszerűnek hangzik, de igaz? Helyes lépéseket tesz? Van egy módszer az e -mailek kezelésére a Microsoft Outlook levelezőmappái segítségével, de nem mindig nyilvánvaló, hogyan kell hatékonyan csinálni.
Lépések
1. lépés. Azonosítsa azokat a személyeket vagy embercsoportokat, akiktől rendszeresen kap e -mailt
2. lépés: Az Outlook Mail, Műveletek, Szabályok és figyelmeztetések menüpontban hozzon létre új szabályokat minden egyes csoporthoz vagy személyhez, akiktől rendszeresen kap e -mailt, és irányítsa át ezeket az e -maileket a Beérkezett üzenetek mappa alatti adott mappába
3. lépés. Határozza meg, hogy A) figyelmeztetést szeretne kapni, amikor különleges üzenetet kap ettől a személytől vagy csoporttól, és/vagy B) azonnal olvasottként jelölje meg
Tekintse át a többi műveleti lehetőséget, hogy megtudja, tudnak -e további segítséget nyújtani Önnek.
Lépés 4. Hozzon létre új szabályokat minden egyes csoporthoz vagy személyhez, akiknek rendszeresen e -mailt küld, és irányítsa ezeket az e -maileket az elküldött e -mail másolataiként való áthelyezésre az Elküldött mappa alatt
5. lépés A prioritás alapján döntse el, hogy mikor és milyen sorrendben szeretné leállítani a szabály feldolgozását
Ez különösen akkor fontos, ha olyan szabályokkal dolgozik, amelyek az Ön e -mailjeivel foglalkoznak Küld - ellenkező esetben ugyanazon e-mail több példányát menti el.
6. lépés. Legyen egy elküldött szabály az összes elküldött szabály alján, a Stop feldolgozás leállításával
Ez a szabály minden olyan e -mailt fog, amely nem került az egyes almappákba.
Lépés 7. Folyamatosan értékelje az Elküldött e -maileket, amelyek az Elküldött mappába kerülnek, és nem kerülnek áthelyezésre egy másik almappába
Az üzenetek száma a Küldött mappa jelezheti, hogy mikor kell új elküldött e -mail alkategóriákat létrehozni.
8. lépés: Folyamatosan értékelje a Beérkező levelek mappát, amely a Beérkező levelek mappába kerül, és nincs áthelyezve egy másik alkategóriába
A fő üzenetek száma Beérkező levelek mappa határozza meg, hogy mikor van ideje új alkategóriákat létrehozni a fogadott e -mailekből.
Videó - A szolgáltatás használatával bizonyos információk megoszthatók a YouTube -lal
Tippek
- Az e -mailek Microsoft Outlook használatával történő kezelésének kulcsa az, hogy megtanulja, hogyan hozzon létre e -mail kategóriákat, és rangsorolja e -mailjeit - gondoljon úgy, mint az e -mail kert metszésére és gyomlálására -, így részesülhet a rendelkezésre álló információk virágzásából.
- Fontolja meg a mappák tulajdonságainak módosítását úgy, hogy a teljes elemszámot jelenítse meg, nem pedig az olvasatlan tételek teljes számát, különösen, ha már figyelmeztetéseket kap a fontos új üzenetek fogadásáról.
- Az Ön számára létrehozott mappákhoz Küldött e -mailben, módosítsa a nézetet (kattintson jobb gombbal a mappa kijelzőjére/rendezési sávjára, Jelenlegi nézet testreszabása, mezők stb.) a Tól től és Fogadott és add hozzá a Nak nek és Küldött terület.
- Egyszer a Küldött és Fogadott az e -maileket kategorizálják, így könnyebb látni, hogy honnan származik az "e -mail növekedés", és eldönteni, hol kell metszeni és új ágakat létrehozni.
- Például érdemes lehet megnézni a hirdetési e -maileket, amikor először megérkeznek, de hamarosan leállnak és eltávolíthatók. Banki értesítések és nyugták, amelyeket érdemes tovább tartani.
- Érdemes más hasznos mezőket is hozzáadni a mappa nézetéhez. Méret lehetővé teszi az üzenet mérete alapján történő megtekintést és rendezést. Dönthet úgy, hogy letörli e -mail mappáit a nagyobb e -mailekről, és e -mail -en kívül is kezeli azokat (azaz mentheti a fontos mellékleteket, vagy menthet egy teljes e -mailt az Outlookon kívüli helyre).
- Segítségre van szüksége a spamekkel kapcsolatban az Outlook programban? spambayes. Gyors. Könnyű. Ez ingyenes.
Figyelmeztetések
- Amikor egy mappában az üzenetek száma megközelíti a meghatározott számot (50? 100? 200?), Akkor ideje értékelni a gyomlálást, metszést, az e-mailek e kategóriába sorolását.
- Mielőtt módosítaná az Outlook munkahelyi verzióját (vagy fordítva, attól függően, hogy melyik érdekli jobban), tegye az Outlook otthoni verzióját az Outlook e -mail szabályainak létrehozásához.
