Az Access egy relációs adatbázis -kezelő, amely lehetővé teszi egy vagy több Excel -adatbázis importálását a rendszerébe, így illeszkedhet a közös mezők közé vagy közé. Mivel egyetlen Access -fájl több Excel -táblázatot is tartalmazhat, a program nagyszerű módja annak, hogy nagy mennyiségű információt összesítsen vagy elemezzen. Először azonban importálnia kell az Excel táblázatot az Access szolgáltatásba. Ez csak néhány kulcsfontosságú lépést igényel.
Lépések
Rész 1 /3: Felkészülés az Excel Access -be történő importálására
1. lépés Nyissa meg mindkét programot a számítógépén
Meg kell vásárolnia és le kell töltenie egy Microsoft Office csomagot, amely Excel és Access szolgáltatást is tartalmaz. Ezt megteheti online a Microsoft webhelyén keresztül.
- A programok letöltése után kattintson a "Start" gombra a Windows rendszerben, és válassza a "Minden program" lehetőséget.
- Kattintson a "Microsoft Office" elemre, majd válassza a "Hozzáférés" (vagy "Excel") lehetőséget a legördülő menüből. Lehet, hogy már létrehozott egy Excel -táblázatot, amelyet valaki más küldött Önnek, vagy amelyet máshonnan töltött le. Ha az Office számítógépen van, megnyithatja azt.
2. lépés. Tisztítsa meg Excel -táblázatát, mielőtt importálja az Access -be
Könnyebb lesz, ha néhány egyszerű lépést megtesz, mielőtt importálja az Excel táblázatot az Access szolgáltatásba. A lényeg az, hogy adatainak konzisztensnek kell lenniük az importált táblázatok között.
- Érdemes meggyőződni arról, hogy az Excel -táblázat első sora tartalmazza az oszlopfejléceket (vagy mezőneveket), és hogy ezek nagyon világosak és könnyen érthetők. Például az emberek vezetékneveit tartalmazó oszlopok esetén érdemes az oszlopfejlécet/mezőnevet "vezetéknévnek" nevezni. Legyen világos és pontos, mert megkönnyíti, ha megpróbálja egy Excel -munkalap oszlopfejléceit egyeztetni a másikkal.
- Az Access lehetővé teszi a közös mezők összekapcsolását két vagy sok táblázat között. Tegyük fel, hogy rendelkezik Excel -lappal, amely bérszámfejtési információkat tartalmaz. Ide tartozik az emberek kereszt- és vezetékneve, címe és fizetése. Tegyük fel, hogy az érvelés kedvéért azt a lapot szeretné egyeztetni az Accessen belül egy második Excel -lappal, amely információkat tartalmaz a kampányfinanszírozási hozzájárulásokról. Ez a második lap tartalmazza az emberek nevét, címét és adományait. Az Access lehetővé teszi, hogy összehangolja a különböző oszlopfejléceket. Összekapcsolhatja a névfejléceket, hogy lássa például, hogy mely azonos nevű személyek jelennek meg mindkét adatbázisban.
- Olvassa be az Excel -lapokat, és győződjön meg arról, hogy minden típusú adatot azonos módon kezel, és tisztítsa meg, mielőtt importálja őket az Access -be. Biztosan ezt nevezi az Access "relációs" -nak. Például, ha a bérszámfejtéshez használt hipotetikus táblázat egy oszlopban tartalmazta a keresztnevet, a vezetéknevet és a középső kezdőbetűt, de a második táblázat csak az utónevet és a vezetéknevet tartalmazta külön oszlopokban, az Access ezt nem egyezésként regisztrálja. Egyező oszlopfejléceket/mezőket kell megadni.
Lépés 3. Az adatok megosztása az Excel oszlopában
A probléma megoldásához érdemes az Excel oszlopában felosztani az információkat, hogy azok ne tévedjenek „nincs egyezés” -ként az Accessben.
- Példaként érdemes felosztani az utónevet saját oszlopába, a középső kezdőbetűt saját oszlopába, a vezetéknevet pedig saját oszlopába. Ha ez már a második táblázatban is így történt, amikor mondjuk a vezetéknevet vezetéknévvel kapcsolja össze az Accessben, akkor az egyezéseket kell generálnia, ha a nevek megegyeznek.
- Ha oszlopot szeretne felosztani az Excelben, jelölje ki azt az oszlopot, amelyben a felosztani kívánt információ szerepel. Kattintson az "adatok" elemre az Excel program eszköztárában. Kattintson a "szöveg oszlopokba" gombra. Általában a "határolt" lehetőséget választja. Kattintson a következő gombra.
4. lépés: Folytassa a varázsló használatával az egyesített oszlopok felosztását
Most már készen áll arra, hogy befejezze az egyesített információk egy oszlopban több oszlopra történő felosztását.
- Válassza ki, hogy az oszlopban lévő adatok hogyan legyenek „határolva”. Ez azt jelenti, hogy az oszlop minden információját elválasztja valami. A leggyakoribb lehetőségek közé tartozik a szóköz, a vessző vagy a pontosvessző. Gyakran az információkat csak szóköz választja el egymástól. Mint a következő példában: tegyük fel, hogy a "John A. Doe" név egyetlen oszlopban jelenik meg. A János keresztnevet az A középső kezdőbetűről szóköz választja el. A Doe vezetéknevet szóköz választja el az A középső kezdőbetűtől. Tehát válassza a teret a határolt varázslóban.
- Kattintson a következő gombra. Kattintson a Befejezés gombra. A programnak John, A. és Doe három oszlopra kell osztania. Ezután az új oszlopoknak új fejlécneveket adhat, amelyek jelzik az azokban tárolt információkat (vezetéknév, keresztnév stb.). Érdemes több üres oszlopot létrehozni a felosztott adatok jobb oldalán, mielőtt ezt megteszi, mert az adatokat az új üres oszlopokba tolja (a már információt tartalmazó oszlopok helyett).
2. rész a 3 -ból: Excel importálása az Access -be
1. lépés: Nyissa meg az Access programot a számítógépén
Lépjen a Start menübe, válassza a Microsoft Office lehetőséget, majd kattintson a Microsoft Access elemre. Egy új üres Access adatbázist kell megnyitnia az Excel -lap importálásához.
- Válassza az "üres asztali adatbázis" lehetőséget, ha új adatbázist szeretne létrehozni az Access programon belül.
- Ha akar, adjon új nevet. Kattintson a "létrehozás" gombra.
2. lépés: Excel -táblázat importálása az Access -be
A következő lépés az Excel táblázat (vagy több) behúzása az Access adatbázisba.
- Kattintson az eszköztár "Külső adatok" elemére, miután belépett az Access adatbázis -kezelőjébe. Válassza az "Excel" lehetőséget. Az Access egyes verzióiban ezt a funkciót az eszköztár "fájl" és a "Külső adatok lekérése" elemére kattintva találja meg.
- Ahol azt írja: "fájlnév", kattintson a "Tallózás" gombra. Ez lehetővé teszi, hogy megtalálja Excel -lapját a számítógépén.
- Hagyja bejelölve azt a négyzetet, amely azt mondja: "importálja a forrásadatokat az új adatbázis új táblájába". Alapértelmezés szerint ellenőrizni kell.
- Ha megtalálta a számítógépen importálni kívánt Excel táblázatot, kattintson rá. Kattintson az "OK" gombra. Ezzel megnyílik az Excel varázslóba az Access Access -be való importálásához.
Rész 3 /3: A varázsló használata az importálási folyamat befejezéséhez
1. lépés. Végezze el a varázsló lépéseit, amelyek az Access -en belül jelennek meg
A táblázat importálásának befejezéséhez el kell végeznie a varázsló lépéseit.
- Válassza ki az importálni kívánt munkalapot az Excel táblázatban. Néha ez egyszerű, mert az Excel táblázat csak egy lap. Néha azonban az emberek több oldalt hoznak létre egyetlen Excel táblázatban, amelyet a táblázat alján található fülekre kattintva láthat. Ebben az esetben meg kell mondania az Access varázslónak, hogy melyik táblázatot választja. Kattintson a következő gombra.
- A következő oldalon van egy mező, amely megkérdezi, hogy az Excel -lap első sora tartalmaz -e oszlopfejléceket. Ez azt a táblázatot tartalmazó sort jelenti, amely azonosítja az egyes oszlopok adatait (például vezetéknév, cím, fizetés stb.). Jó ötlet, ha először kitisztította az Excel -lapot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az első sor egyértelműen meghatározott oszlopfejléceket tartalmaz. Ezután ellenőrizze, hogy igen, hogy az első sor oszlopfejléceket tartalmaz. Ez a legegyszerűbb megközelítés. Kattintson a következő gombra.
- Ha az első sor nem tartalmaz oszlopfejléceket, a következő oldal megkérdezi, hogy szeretné -e átnevezni az Access mezőinek nevezett mezőket (ezek oszlopfejlécek). Ha még nem nevezett meg minden mezőt valami világos és könnyen felismerhető importálás előtt (ajánlott), akkor itt megteheti.
2. lépés: Fejezze be az importálási folyamatot
Már csak néhány lépés van hátra az importálási folyamatban. A varázsló következő oldala megkérdezi, hogy szeretne -e azonosítani egy elsődleges kulcsot.
- Ezt nem kell megtenni, de megteheti. Az elsődleges kulcs azt jelenti, hogy a számítógépes program minden egyes információs sort egyedi számhoz rendel. Ez később hasznos lehet az adatok rendezése során. Kattintson a következő gombra.
- A varázsló utolsó képernyője tartalmaz egy helyet, amely alapértelmezett nevet ad. Megváltoztathatja az importált Excel -munkalap nevét (az asztal bal oldalán az Access "táblája" lesz, amikor befejezi az importálást).
- Kattintson az "import" gombra. Kattintson a "bezárás" gombra. A képernyő bal oldalán megjelenik az asztal. Most importálva van az Accessen belül.
- Ha egynél több adatkészletet szeretne összekapcsolni, ismételje meg ezt a folyamatot egy másik vagy több Excel -táblázat segítségével. Most már készen áll az Access -beli munkalapok adatainak egyeztetésére.
Videó - A szolgáltatás használatával bizonyos információk megoszthatók a YouTube -lal
Figyelmeztetések
- Ha az Excel fájl az Office nem az Access verziójától származik, akkor gondot okozhat a fájlok zökkenőmentes importálása.
- Nem lehet eléggé aláhúzni: az Excel -táblázatot tisztítania kell, mielőtt importálja. Ez részben azt jelenti, hogy elemezni kell a rendelkezésre álló adatok problémáit.
- Mindig őrizze meg az eredeti táblázatok másolatát, így ha elrontja őket, megismételheti a folyamatot.
- Legfeljebb 255 mezőt importálhat az Access -be.
