A visszaigazoló e -mail értesíti egy másik személyt arról, hogy üzenetet vagy kérést kapott, még akkor is, ha nem tud azonnal teljes választ adni. Bár nem kell elismervényt küldenie minden kapott személyes e -mailről, professzionális vagy üzleti környezetben kell válaszolnia, amikor közvetlenül megszólítják. Ha csak el kell mondania a másik személynek, hogy megkapta az e -mailjét, küldjön egy rövid visszaigazolást, hogy tudassa vele. Ha a személy szolgáltatást kért vagy terméket rendelt, adjon meg további információkat arról, hogy mikor kell választ várni, vagy hogyan kell megoldani a problémákat.
Lépések
1 /2. Módszer: E -mail fogadásának megerősítése
1. lépés. Válaszoljon, ha szerepel a Címzett: sorban, vagy meg van nevezve az üzenetben
Ellenőrizze az e -mail tetején, hogy a feladó felsorolta -e az Ön e -mail címét a „Címzett:” sorban. Ha nem szerepel a listán, lapozzon az e -mail törzsén, és nézze meg, hogy a neve megjelenik -e valahol. Ha látja a nevét, mindenképpen küldjön visszaigazolást, mivel közvetlenül megcímzették.
Ha e -mail címe csak az e -mail „CC” sorában szerepel, de nem szerepel a törzsben, akkor nem kell nyugtát küldenie, mivel az üzenetet valószínűleg egy nagy csoportnak küldték
Figyelem:
Kerülje el a spam üzenetek tudomásul vételét, mivel azok továbbra is küldhetnek Önnek e -maileket, ha válaszol.
2. lépés. A köszöntőben név szerint szólítsa meg a feladót
Kezdje üdvözlését az e -mail tetején, hogy a másik személy azonnal lássa, amikor megnyitja. Használjon hivatalos üdvözletet, például „Hello” vagy „Kedves”, majd a nevüket. Ha felettesnek vagy valakinek nem ismerősnek válaszol, használja a címét, majd a vezetéknevét. Ha jól ismeri a másikat, használhatja a keresztnevét.
Üdvözölheti például: „Hello Mrs. Davis” vagy „Kedves Jonathan”
3. lépés. Röviden említse meg, hogy elolvasta az e -mailt
Csak néhány mondatot használjon a nyugtázáshoz, hogy ne tűnjön túl szövegesnek. Köszönjük a személynek, hogy elküldte az e -mailt, vagy tudassa vele, hogy megkapta az üzenetét. Ha vannak konkrét részletek, ismételje meg azokat a kezdő mondatokban, hogy megmutassa, hogy elolvasták az üzenetüket.
- Például írhat ilyesmit: „Köszönöm, hogy üzenetet küldött nekem a jövő heti találkozóról”, vagy „Megkaptam és elolvastam az e -mailjét új potenciális ügyfelünkkel kapcsolatban”.
- Ha nem volt ideje elolvasni az e -mailt, akkor mondhat ilyesmit: „Köszönöm, hogy felkereste. Megkaptam az üzenetedet, és amint lehet, elolvasom."
4. lépés. Adjon meg becsült időt a válaszra, ha az e -mail kérést vagy kérdést tartalmaz
Ha van ideje, hogy azonnal válaszoljon, tegye meg a lehető leghamarabb, hogy megmutassa, hogy megbízható és megbízható. Ellenkező esetben adjon meg egy olyan időkeretet, amelyben a másik személy újabb üzenetet várhat Öntől, hogy ne gondolja, hogy figyelmen kívül hagyja őket. Vigyázzon, nehogy túlzottan ígéretet tegyen arra, hogy milyen hamar válaszolhat, ha úgy gondolja, hogy ez tovább tart.
- Például azt mondhatja: „2 napon belül meg tudom szerezni ezeket az információkat”, vagy: „Kérek még ma, hogy megbeszéljük a problémát.”
- Ha nem tudja, mennyi ideig tart válaszolni, használja a következőt: „A lehető leghamarabb visszahívom Önt bármilyen kérdéssel vagy megjegyzéssel.”
- Ha nincs olyan kérés vagy probléma, amelyet meg kell oldania az e -mailben, akkor nem kell határidőn belül válaszolnia.
5. lépés: Az e -mailt zárással és a nevével fejezze be, mielőtt elküldi
Használjon hivatalos zárást az e -mailben, például „Legjobb” vagy „Még egyszer köszönöm”, hogy az üzenet professzionálisabb legyen. Írja be nevét a zárás után, hogy befejezze az üzenetet. Mielőtt a Küldés gombra kattint, győződjön meg arról, hogy minden helyesen van írva.
- Például írhat: „Best, Beth” vagy „Köszönöm még egyszer, Travis”.
- Telefonszámot vagy alternatív e -mail címet is megadhat a neve után, ha más módot szeretne adni a másik személynek a kapcsolatfelvételre.
6. lépés. A lehető leghamarabb kövesse a teljes válasz e -mailt
Ha az eredeti e -mailben kérés vagy kérdés volt, szánjon időt arra, hogy írjon egy teljes választ, amikor tud. Teljesen foglalkozzon az üzenetben szereplő összes aggályával vagy kérdésével annak igazolására, hogy időt szánt az üzenet átgondolására. Őrizze meg udvarias és pozitív hangvételét az üzenetben, hogy jó repertoárt tartson fenn velük.
Ha több időre van szüksége, például ha jelentésre vagy dokumentumra vár, akkor küldjön egy újabb e-mailt frissítéssel és új időkerettel, hogy a másik személy ne gondolja, hogy megfeledkezett róla
2. módszer 2 -ből: Válasz üzleti szolgáltatásokra és megrendelésekre
1. lépés. Az e -mail tetejére tegye az elérni kívánt személy nevét
Kezdje egy hivatalos üdvözlettel, például „Hello” vagy „Kedves”, hogy megőrizze szakmai hangvételét üzenetében. Ha nem ismeri jól a személyt, használja a címét, majd a vezetéknevét, hogy hivatalos maradjon. Ha jobban ismeri a személyt, vagy megadja a keresztnevét, akkor ezzel is megszólíthatja.
Köszöntőként például ezt írhatja: „Kedves Mr. Christensan” vagy „Hello Dana”
2. lépés: Köszönetet mond a személynek, és említse meg a kért terméket vagy szolgáltatást
Őszinte háláját fejezze ki a személy iránt az e -mail kezdő mondatában. Ugyanebben a mondatban fogalmazza meg újra a terméket, amelyet a személy rendelt, vagy milyen kérdéseket vagy aggályokat említett a korábbi levelezésben. Így a személy felismeri, hogy időt szakított korábbi üzeneteinek elolvasására vagy feldolgozására.
Például azt mondhatja: „Köszönjük, hogy megrendelte üzletünkben a 2 doboz csokoládét”, vagy: „Nagyra értékeljük, hogy megkereste a meghirdetett álláslehetőséget.”
3. lépés. Adja meg a személynek azt a határidőt, amikor választ vagy szállítást várhat
A következő mondatban említsd meg, hogy mennyi időbe telik, amíg a másik fél visszahallgat rólad, hogy ne érezze úgy, hogy megfeledkezett róla. Győződjön meg arról, hogy a megadott időkeret pontos és őszinte, különben felborulhatnak, ha nem válaszolnak felőled.
Például azt mondhatja: „A csomag 3 munkanapon belül várható”, vagy „Kérjük, várjon 1-2 munkanapot, amíg válaszolunk.”
Variáció:
Ha nem tudja, mennyi időbe telik a válaszadás, akkor mondjon ilyesmit: „A lehető leghamarabb felvesszük Önnel a kapcsolatot, hogy megoldja aggályait.”
4. lépés. Adjon javaslatokat, ha bármilyen probléma nem oldható meg e -mailben
Ha nem tudja közvetlenül megoldani a problémájukat, javasoljon más lehetőségeket, amelyek hasznosabbak lehetnek. Őrizze meg az udvarias és megértő hangvételt az üzenetben, hogy az ne hangozzon negatívan vagy őszintétlennek. Próbáljon meg a lehető legtöbb részletet közölni a személlyel, hogy megtehesse a következő lépéseket a problémák megoldására.
Például azt mondhatja: „Sajnálattal hallom, hogy probléma van a pénz átutalásával a folyószámlára. Próbálja meg áttekinteni a GYIK -ot, hogy lássa, megoldódott -e a problémája. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy fel kell keresnie bankját, és beszélnie kell a fiókkezelőjével a tranzakciók megerősítése érdekében.”
5. lépés. Hagyja a kapcsolattartási adatokat az e -mail alján
Az e -maileket hivatalos zárással fejezze be, például „Legjobb” vagy „Még egyszer köszönöm”, így az üzenetet jó jegyzetekkel fejezi be. A zárás után feltétlenül adja meg nevét. Ha lehetőséget szeretne adni a másik személynek arra, hogy kapcsolatba lépjen Önnel, akkor a neve után telefonszámot, alternatív e -mail címet vagy webhelyet is hagyhat.
