Bár ma már nem használják őket olyan gyakran, a fax továbbra is fontos eszköz a fontos dokumentumok, nyomtatványok és kézzel írt jegyzetek gyors és hatékony továbbításához, különösen irodai környezetben. A faxkészülék aktív vezetékes vezetékes telefonvonalat használ dokumentumok küldésére és fogadására, az egyik használata pedig olyan egyszerű, mint egy telefonszám tárcsázása. Miután megfelelően beállította a faxkészüléket, és megismerkedett a faxküldés és -fogadás módszereivel, azonnal küldhet dokumentumokat!
Lépések
Rész 1 /3: A faxkészülék beállítása
1. lépés Helyezze el a faxkészüléket
Helyezze a faxgépet sík felületre, közel a konnektorhoz és a telefoncsatlakozóhoz. Győződjön meg arról, hogy a papíradagoló kifelé néz. Ez megakadályozza, hogy a bejövő faxok és beolvasott dokumentumok beszoruljanak a fal és a készülék közé, és ne sérüljenek meg.
2. lépés Csatlakoztassa az áramforrást
Csatlakoztassa a faxkészüléket a legközelebbi fali aljzathoz. Győződjön meg arról, hogy a csatlakozás megfelelő és a dugó megfelelően illeszkedik a konnektorba. Miután csatlakoztatta a faxgépet az áramforráshoz, győződjön meg arról, hogy a beállítás fennmaradó részében ki van kapcsolva.
3. lépés. Rögzítse a telefonvonalat
A faxkészülék telefonvonalat használ adatok küldésére és fogadására dokumentumok létrehozásához és nyomtatásához. Nem fognak internetes telefonvonalon keresztül működni. Ügyeljen arra, hogy legyen aktív telefonvonala és telefonszáma a faxkészülékhez, hogy a készülék jeleket küldhessen és fogadhasson a dokumentumok létrehozásához.
Ha szükséges, hívja fel a kábel- és telefonszolgáltatót, hogy vegyen fel vezetékes vezetéket
4. lépés Csatlakoztassa a telefonkábelt
Egy szabványos telefonkábelt kell csatlakoztatni a faxkészülék telefoncsatlakozójához, amely általában a készülék hátoldalán található. A kábel másik végét közvetlenül a fal legközelebbi telefoncsatlakozójába kell rögzíteni. Ellenőrizze kétszer, hogy a kábel csatlakoztatva van -e a készülékhez és a fali telefonaljzathoz.
5. lépés. Adjon hozzá papírt és tintát
A faxhoz papír és tinta szükséges a bejövő dokumentumok létrehozásához és nyomtatásához. Győződjön meg róla, hogy kéznél vannak ezek a kellékek.
- A papír behelyezése előtt fújja át vagy lapozza át a papírköteget, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem tapadnak össze. Ez segít megelőzni a papír elakadását.
- Mindegyik gép egy bizonyos típusú, méretű és számú tintapatront tartalmaz. Feltétlenül tekintse át a készülék utasításait, hogy eldöntse, melyik tinta működik a legjobban a készülékkel.
6. lépés. Ellenőrizze a csatlakozást
Miután csatlakoztatta a faxkészüléket, és behelyezte a papírt és a tintát, kapcsolja be a készüléket, és ellenőrizze a telefon csatlakozását. A faxkészülék használatához a kapcsolatnak biztonságosnak kell lennie.
- Ellenőrizze, hogy a vezetékes telefon megfelelően van -e csatlakoztatva, vegye fel a faxkészülék vevőjét, ha az elérhető a készüléken. A vevőkészüléknek telefonra kell hasonlítania. Hallgassa meg a tárcsahang zümmögő zaját, ami azt jelzi, hogy a kapcsolat biztonságos.
- Ha a fax nem rendelkezik vevővel, akkor csatlakoztathat egy telefont a faxkészülék külső telefoncsatlakozóján keresztül. Ha a kapcsolat megfelelő, akkor a tárcsahang zümmögését kell hallania.
Rész 3 /3: Fax küldése
1. lépés Kapcsolja be a gépet
A dokumentum elküldése előtt győződjön meg arról, hogy a készülék be van kapcsolva, és a telefonkábel biztonságosan a helyén van. Érdemes ellenőrizni a vevőkészülék tárcsahangját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a kapcsolat biztonságos.
2. lépés. Használjon fedőlapot
A fedőlap nagyszerű módja annak, hogy garantálja, hogy a dokumentum a megfelelő személyhez kerül. Ez különösen akkor hasznos, ha olyan vállalkozásnak küld faxot, ahol több alkalmazott használhatja ugyanazt az eszközt. A fedőlapnak tartalmaznia kell a címzett nevét, a faxszámát és az Önét, az Ön elérhetőségi adatait és a címzett által a faxban elvárható oldalak számát.
Az oldalszám feltüntetése a borítólapon hasznos a címzett számára, így tudni fogja, hogy megkapta -e az összes szükséges oldalt
3. lépés Rendelje meg megfelelően a dokumentumokat
Feltétlenül adja hozzá az oldalszámokat, és tegye a dokumentum oldalait a kívánt sorrendbe. Nem szeretné, ha a címzett összerakná az oldalakat. Ez zavart okozhat, és zavarhatja a dokumentum mögötti szándékolt jelentést. Az oldalak megrendelése és számozása biztosítja az információ hatékony továbbítását.
4. lépés Helyezze be a dokumentumokat a szkennerbe
A legtöbb faxkészülék megköveteli, hogy a dokumentumot képpel felfelé vagy képpel lefelé helyezze a faxgép szkenner részébe. Nincs szabványos módszer minden eszközön. A legtöbb faxkészülék a készülék elején található, könnyen olvasható szimbólummal jelzi, hogy melyik módszert használja.
5. lépés Tárcsázza a címzett faxszámát
A fax előlapján található billentyűzet segítségével tárcsázza a címzett faxszámát a körzetszámmal együtt. Ha nemzetközi dokumentumot küld faxon, be kell írnia az országkódot. Ha van olyan vállalati szám, amelyet külső tárcsázáshoz használnak (gyakran „7” vagy „9”), akkor ügyeljen arra, hogy ezt a számot a terület- vagy országkód és a faxszám előtt adja meg.
6. lépés: Küldje el a dokumentumokat
Miután tárcsázta a számot, a legtöbb faxkészülék megköveteli, hogy nyomja meg a „küldés” vagy a „start” gombot a dokumentum továbbításához. Figyelje a dokumentum továbbítását, ha hiba vagy papírelakadás történik. Ha a dokumentumátvitel sikeres volt, a fax kinyomtatja a folyamatjelentést vagy a megerősítő oldalt. Ha hibaüzenetet kap, próbálja meg újra elküldeni a dokumentumot.
Rész 3 /3: Fax fogadása
1. lépés. Ellenőrizze a csatlakozást
Győződjön meg arról, hogy a fax be van kapcsolva. Fontos továbbá, hogy a faxok fogadásához győződjön meg arról, hogy a faxkészülék csatlakoztatva van az áramforráshoz és a telefoncsatlakozóhoz. Érdemes felvenni a vevőt és hallgatni a tárcsahangot a megfelelő kapcsolat biztosítása érdekében.
2. lépés Ellenőrizze a papír- és tintaellátást
Biztosítani kell, hogy elegendő papír és tinta legyen a faxkészülékben. Ha faxon keresztül sok dokumentumot kap, feltétlenül ellenőrizze ezeket a kellékeket. Ellenkező esetben ez megakadályozhatja, hogy a dokumentumot teljes egészében megkapja, vagy késleltetheti annak megérkezését.
3. lépés. Hallgassa meg a csengőhangot
A fax csörög vagy betárcsázó hangot ad ki, amikor bejövő dokumentumot fogad. A gép úgy van beállítva, hogy automatikusan feldolgozza ezeket a dokumentumokat, így jelenleg nem kell semmit tennie. Kerülje a gép gombjainak megnyomását ezalatt, különben a kapcsolat megszakadhat vagy megszakadhat.
4. lépés Tekintse át a dokumentumot
Miután a faxkészülék sikeresen megkapta a dokumentumot, kinyomtatja az oldalakat a feladó által elhelyezett sorrendben. Tekintse át a fedőlapot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy Ön a címzett, és hogy az összes oldalt sikeresen továbbította és kinyomtatta.
5. lépés. Követés a feladóval
Ha meg szeretné erősíteni, hogy megkapta a faxot, vagy attól tart, hogy nem kapta meg az összes szükséges információt, telefonon vagy e-mailben lépjen kapcsolatba a feladóval. A kapcsolattartási adatok szerepelhetnek a fedőlapon, ezért keresse fel ezt az oldalt, ha nincs kéznél a feladó adatai.
