Az ügyféladatbázis sok papírmunkát megszüntethet egy vállalkozás számára, egyetlen tárhelyet biztosítva az értékes ügyfélinformációkhoz, amelyeket az értékesítési csapatok, az ügyfélszolgálati személyzet és még a számviteli csapat is használhat. Bár lehetséges olyan szoftvertermékek vásárlása, amelyek alapvető formátumokat biztosítanak az ilyen típusú adatbázisokhoz, testreszabott adatbázisok hozhatók létre, ha szem előtt tartják a formával és a funkciókkal kapcsolatos néhány alapvető tudnivalót.
Lépések
1. lépés. Vásároljon adatbázis -létrehozó szoftvert
Válasszon olyan terméket, amely kompatibilis a szövegszerkesztővel és más, az üzleti életben használt szoftver eszközökkel. Ez megkönnyíti az adatok importálását vagy exportálását más forrásokból, így elkerülhető a nagy mennyiségű adat bevitele az újonnan létrehozott adatbázisba.
2. lépés. Határozza meg az ügyfél -adatbázisban tárolt információk típusát
A legtöbb terv olyan információkat tartalmaz, mint a vállalat neve, levelezési címe, fizikai címe, kapcsolattartó neve, telefon- és faxszámai, valamint e -mail címei. Az ilyen típusú elektronikus erőforrásokban rögzített és karbantartott adatok gyakran tartalmaznak további adatokat, például a szerződési feltételekkel kapcsolatos információkat, az árakat és az egyes ügyfelekkel kapcsolatos függőben lévő feladatokra vonatkozó megjegyzéseket.
Lépés 3. Fontolja meg az adatbázis lehetséges felhasználásait
Amellett, hogy központosított erőforrást biztosít a fontos adatok lekérésére, gondoljon arra, hogy milyen típusú jelentések hozhatók létre az adatok felhasználásával, vagy ha az adatbázist erőforrásként kívánják használni levelezési címkék, e -mail listák vagy akár listák létrehozásához faxközvetítésben. Ennek szem előtt tartása segít meghatározni az egyes adatokat tartalmazó mezők elnevezésének módját, és megkönnyíti az ezekből a területekből származó jelentésformátumok létrehozását.
4. Lépés Az adatmezők rendszerezése
Hozzon létre egy egyszerű sablont, amely logikai sorrendet követ, amikor be kell írnia a neveket, címeket és egyéb elérhetőségeket. Ez megkönnyíti, hogy minimális megszakítással lépjen át az egyik mezőről a másikra, és ésszerű időn belül fejezze be az új ügyfélrekord bevitelét.
5. lépés: Állítsa be az engedélyeket minden mezőben
Ez magában foglalja annak azonosítását, hogy mely mezők kerülnek be a jelentésformátumokba, valamint amelyek alapul szolgálhatnak az adatbázis bejegyzéseinek rendezéséhez vagy kereséséhez. A megfelelő jogosultságok hozzárendelése minden mezőhöz felgyorsítja a megfelelő adatok visszakeresését, amikor és amikor szükséges.
6. lépés. Készítse el a jelentésformátumokat
Néhány gyakran használható alapvető formátum gyakran elegendő, bár a kulcsfelhasználók számára lehetővé kell tenni, hogy személyre szabott jelentéseket készítsenek, amelyek tartalmazzák a felhasználó munkakörének és az ügyféladatokhoz való hozzáférés szintjének megfelelő mezőket.
7. lépés. Állítsa be a bejelentkezési adatokat és a hozzáférési jogokat
A működőképes ügyfél -adatbázis magában foglalja a bejelentkezési hitelesítő adatok létrehozásának lehetőségét, amelyek csak az arra jogosult alkalmazottak számára teszik lehetővé az információk elérését. Továbblépve, a különböző szintű jogok kiosztása biztosítja, hogy minden felhasználó megtekinthesse, módosíthassa és beírhassa a feladataihoz kapcsolódó adatokat, de nem láthat más információkat, amelyek más személyzet számára hasznosak.
8. lépés A kiadás előtt tekintse át és tesztelje az ügyfél -adatbázist
Próbálja ki a béta verziót az alkalmazottak egy kis csoportjával, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden funkció az elképzelések szerint működik. Használja a tesztcsoport eredményeit a teljesítmény, a formátum és a könnyű használat problémáinak kiküszöbölésére. Miután minden probléma megoldásra került, a végleges változat az egész vállalatra kiterjeszthető.
Tippek
- Próbálja meg úgy megtervezni az adatbázist, hogy a vállalat igényeinek megfelelően változtasson további mezők vagy szolgáltatások hozzáadásával. Ez lehetővé teszi a termék további használatát évekig anélkül, hogy le kellene cserélni egy robusztusabb termékre.
- Nem szokatlan, hogy egy új ügyféladatbázis kifejlesztése hosszabb időt vesz igénybe. Még akkor is, ha olyan szoftvereket használunk, amelyek számos feladat egyszerű végrehajtását teszik lehetővé, hetekbe telhet, amíg megtaláljuk az ideális formátumot.
