Ez a wikiHow megtanítja, hogyan kell levél egyesítést végezni a Microsoft Office -ban vagy az OpenOffice.org -ban. A levél -összevonás egy rendkívül kényelmes funkció, amely lehetővé teszi, hogy automatikusan személyre szabja a dokumentumot minden címzett számára, akinek elküldi. Így nem kell külön -külön módosítania a dokumentumot minden címzettnél. Óriási időmegtakarítás, és nagyon könnyű megtenni! Az alábbi lépések lépésről lépésre végigvezetik az egész folyamaton.
Lépések
1. módszer a 3 -ból: Előkészítés
1. lépés Készítsen egy adatfájlt
Ez lehet táblázatkezelő, adatbázisfájl vagy akár szöveges dokumentum is, megfelelő formázással. A táblázatkezelő fájlokat leggyakrabban használják; ez az útmutató feltételezi, hogy táblázatot használ.
-
Az adatfájlnak tartalmaznia kell minden olyan információt, amelyet másolásról másolatra kell változtatni. Például, ha űrlaplevelet ír, akkor az adatfájl tartalmazza mindazok nevét és esetleg címét, akiknek el szeretné küldeni a levelet.
Írjon egy információt az egyes cellákba egy vonal mentén, hogy minden típusú információ (keresztnév, vezetéknév, kitüntetés stb.) A saját oszlopában legyen
-
Adjon értelmes oszlopneveket. A levelezés egyesíti az oszlopokban lévő adatokat. Feltételezi, hogy az egyes információs oszlopok első bejegyzése az adott típusú információ általános neve, ezért használjon értelmes neveket.
Például indítsa el a keresztnevek oszlopát a „keresztnév” beírásával, majd tegye alatta az összes keresztnevet. Amikor a rendszer megkérdezi, hogy melyik mezőt illessze be a levélbe, a „keresztnév” lehetőséget fogja látni, és emlékezni fog arra, hogy mit tartalmaz az oszlop
- Azok a Microsoft Office-felhasználók, akik az Outlookot is használják e-mailjeikhez, szükség esetén adatfájlként használhatják Outlook-címjegyzéküket.
2. lépés. Mentse az adatfájlt
Mentse el valahova, ahol könnyen megtalálhatja, és nevezzen el valamit, amire könnyen emlékezni fog.
3. lépés Írja ki az elsődleges dokumentumot
Ez az a dokumentum, amelybe információkat fog beilleszteni. Például, ha űrlaplevelet ír, az elsődleges dokumentum a levél. Minden olyan elemet, amelyet a körlevél kitölt, helyettesíteni kell (például a neveket), üresen kell hagyni.
2. módszer a 3 -ból: Levél egyesítés az MS Office -ban
1. lépés: Nyissa meg a levél -összevonás feladatlapot
Az elsődleges dokumentumban kattintson a panelre annak megnyitásához. Ha nem látja, nyissa meg az Eszközök menüt, és válassza a Levelezés egyesítése lehetőséget a listából.
2. lépés Válaszoljon az MS Office kérdéseire
Az Office levelező egyesítő eszközének néhány lépése megkönnyíti az életét a fájlok ügyesebb és pontosabb összevonásával.
- Kezdje azzal, hogy elmondja, milyen dokumentumot ír. Kattintson a legjobban illeszkedő, majd a Tovább gombra.
- Mondja el, hogy milyen „kezdő dokumentumot” (elsődleges dokumentumot) szeretne használni. Ha követte ezeket a lépéseket, akkor ki kell választania a „használja ezt a dokumentumot” lehetőséget. Kattintson a Tovább gombra.
3. lépés. Válassza ki az egyesíteni kívánt fájlt
Ez a korábban létrehozott adatfájl. Válassza ki a megfelelő választógombot, majd kattintson a Tovább gombra a fájl megkereséséhez és az elsődleges dokumentumhoz való csatlakoztatásához.
Ha inkább az Outlook címjegyzékét szeretné használni, kattintson erre a lehetőségre
4. lépés: Válassza ki a használni kívánt adatokat
Az Office lehetővé teszi az információs sorok tetszés szerinti kijelölését vagy törlését. Ez lehetővé teszi, hogy kiválassza, hogy az adatfájl mely elemeit szeretné egyesíteni az elsődleges dokumentummal, így az adatfájl idővel hasznosabbá válik, amikor különböző célokra használja. Ha elégedett, kattintson a Tovább gombra.
Az adatok az egyes oszlopok fejlécére kattintva rendezhetők. Ez akkor lehet hasznos, ha gyorsan keresnie kell sok információ között
5. lépés Adja meg az adatmezőket
A feladatpanel következő oldalán a rendszer felkéri Önt, hogy írja be a dokumentumot, ha még nem tette meg, és számos lehetőséget kínál arra, hogy adatokat illesszen be a fájlból a dokumentumba.
-
Illesszen be egy adatmezőt úgy, hogy a kurzort oda helyezi, ahová a mező kerül, majd kattintson a megfelelő gombra a munkaablakban, hogy beszúrja azt.
A törölt vagy ismétlődő adatmezőket a Törlés gomb megnyomásával törölheti, ugyanúgy, mint egy közönséges betűt vagy számot
-
Az előre beállított beállítások kissé változnak attól függően, hogy milyen típusú dokumentumot mondott az Office -nak. Az Office mindent megtesz, hogy az Ön által megadott adatokból kitöltse a megfelelő információkat. Például, ha üzleti űrlapot írsz, előfordulhat, hogy megjelenik egy címblokk beszúrásának lehetősége, amely tartalmazza a címzettek kereszt- és vezetéknevét, valamint teljes címét, néhány sorban.
- Néhány előre beállított opció további ablakokat nyit meg a megfelelő információk kitöltéséhez. Ezek mind többé -kevésbé egyszerűek és könnyen érthetők.
- Ha előre beállított beállítást használ, és úgy tűnik, hogy nem találja meg a megfelelő információt, kattintson a „Mezők egyeztetése” feliratú gombra, hogy megtanítsa a programnak, hogy melyik mezőnév felel meg a szokásos neveknek. Például megmutathatja, hogy az adatfájl „Családnév” kategóriáját kell használnia a „Vezetéknév” adatok kitöltéséhez egy címblokkban.
- Saját mezők használatához kattintson a "további lehetőségek" gombra. Láthatja az egyes oszlopokhoz adott neveket, és ezeket használhatja.
6. lépés. Ellenőrizze a leveleket
A Levélösszevonás mindaddig nem jeleníti meg a specifikus információkat az elsődleges dokumentumra alkalmazott mezőkben, amíg ki nem nyomtatja, de az Office kínál egy előnézeti funkciót, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrizze és megbizonyosodjon arról, hogy az információk megfelelően jelennek -e meg a dokumentum elhelyezésének megfelelően. mezőket a dokumentumban. Nyugodtan használja, amíg meg nem győződik arról, hogy minden rendben van.
7. lépés: Fejezze be az egyesítést
A levél -összevonási munkaablak utolsó képernyője arról tájékoztat, hogy minden a helyén van, és készen áll a dokumentumok kinyomtatására. Egy kinyomtatott dokumentumonként egy információs halmaz jelenik meg, és a program annyi példányt nyomtat ki, amennyi információkészletet tartalmaz.
Ha egyedi betűket szeretne szerkeszteni bizonyos betűkön, akkor ezt a munkaablak képernyőjén is megteheti, először az „egyes betűk szerkesztése” gombra kattintva
3. módszer 3 -ból: Levél egyesítés az OpenOffice.org -ban
1. lépés. Hozzon létre egy adatbázist
Az OpenOffice.org -ban az adatbázis -összevonáshoz mindig szükség van egy adatbázis -fájlra; azonban továbbra is létrehozhatja adatait először egy táblázatban.
- Az elsődleges dokumentumban nyissa meg a Fájl menüt, és válasszon új adatbázis -fájlt.
- A megjelenő ablakban válassza a „Csatlakozás meglévő adatbázishoz” lehetőséget. A legördülő menüben válassza a „táblázat” lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.
- A következő képernyőn irányítsa az OpenOffice.org webhelyet a használni kívánt táblázatfájlba. A fájl helye alatti jelölőnégyzet bejelölésével kiválaszthatja, hogy jelszóval védi -e az adatbázist. Ha készen áll, kattintson a Tovább gombra.
-
Ezen a képernyőn válassza ki, hogy regisztrálja -e az adatbázist a későbbi könnyebb hozzáférés érdekében, és döntse el, hogy megnyitja -e az adatbázisfájlt a szerkesztéshez. (Valószínűleg nem kell, ha csak létrehozta a táblázatfájlt.) Az adatbázis mentéséhez kattintson a Befejezés gombra.
Ne felejtsen el olyan nevet adni az adatbázisnak, amely könnyen megjegyezhető
2. lépés. Szúrja be a mezőket
Most, hogy adatait egy adatbázishoz kapcsolta, amelyet az OpenOffice.org meg tud érteni, egyszerű dolog ezt az adatbázist levelezés -összevonásra használni, amennyiben tudja, hol keresse.
- A Beszúrás menüben válassza a „mezők”, majd az „egyéb…” almenüt. Alternatív megoldásként beírhatja a control-F2 billentyűt.
- A megjelenő ablakban kattintson az "adatbázis" fülre.
-
Kattintson a Tallózás gombra az ablak jobb alsó sarkában, és keresse meg az imént létrehozott adatbázisfájlt.
Miután kiválasztotta az adatbázist, az megjelenik az ablak jobb oldalán található „adatbázis kiválasztása” című listában
- Az ablak bal oldalán található „típus” listából válassza a „levélösszevonási mezők” lehetőséget.
- Kattintson az adatbázis melletti + gombra, és egy táblázatfájlnak kell megjelennie alatta. Kattintson a + melletti ikonra hogy, és látni fogja a táblázatok létrehozásakor kiválasztott mezőneveket.
-
Válassza ki a beszúrni kívánt mezőt, majd kattintson a Beszúrás gombra a mező elhelyezéséhez az elsődleges dokumentumban.
- Ne felejtse el a kurzort oda beilleszteni, ahová a mezőt be szeretné illeszteni, mielőtt beilleszti, vagy vágnia és beillesztenie kell, hogy a megfelelő helyre helyezze.
- Az Office -hoz hasonlóan a szövegmezőket alfanumerikus karakterekként kezelik az elsődleges dokumentumban. A szóközzel mozgathatja őket, és törölheti a törlés gombbal.
3. lépés: Fejezze be az egyesítést
Ellenőrizze minden mező megfelelő elhelyezését. Ha kész, nyomtassa ki az elsődleges dokumentumot. A Levélösszevonás egy példányt nyomtat ki a dokumentumba egyesített fájl minden bejegyzéskészletéhez.
Tippek
- A szövegszerkesztő programok gyakran tartalmaznak sablonokat, amelyekkel elsődleges dokumentumokat hozhat létre.
- Ügyeljen arra, hogy a mezőket a lehető legkonkrétabb kifejezésekre bontja. Például használhatja az udvariassági címet (Mr., Mrs., Miss), kereszt- és vezetéknevet a névhez. Ez három mező a nevekhez, ezért használjon három külön oszlopot, egy -egy mezőtípussal minden oszlopban.
