Ha egy ideje dolgozik, valószínűleg tudja, mennyire fontosak az e -mailek. Mivel nincs mód a hangnem vagy a testbeszéd közvetítésére az interneten keresztül, könnyen félreérthető valakinek az üzenete, ha azt a képernyőn látja. Olvassa tovább, hogy megtudja, hogyan írhat világos, tömör és hatékony e -maileket professzionális környezetben.
Lépések
1. módszer a 10 -ből: Írjon e -maileket, amikor tud koncentrálni
1. lépés. Ha elvonja a figyelmét, előfordulhat, hogy az e-mailjei nincsenek olyan jól összerakva
Ha írni szeretne egy e -mailt, próbáljon megszakítás nélkül leülni, amikor nem gondol egymillió más dologra. Az írásod világosabb lesz, és képes leszel összpontosítani a nyelvtanodra, a hangodra és az általános üzenetedre.
- Ez különösen akkor fontos, ha e -mailjei több embernek is eljutnak.
- Írjon e -maileket egy csendes szobában, és tegye el a telefont és egyéb zavaró tényezőket.
2. módszer a 10 -ből: Állítsa be a hangot az első néhány szóval
1. lépés. A kezdő mondat nagy hatással lehet
Ha azt szeretné, hogy hangja könnyű és alkalmi legyen, nyisson ki valami ilyesmit: „Szia Jessica! Remélem jól telt a hétvégétek.” Ha egy kicsit professzionálisabb akar lenni, csak mondjon valamit: „Szia David”.
Próbáljon kerülni mindent, ami túl fülledt, például „Kedves Robert”. Kicsit személytelennek tűnik
3. módszer a 10 -ből: Legyen rövid az e -mailje
1. lépés. A hosszúra nyúlt üzenetek összezavarják a címzettet
Próbáljon rövid és tömör lenni, ha lehetséges. Tartsa rövidre a mondatait, és ne adjon hozzá túl sok részletet-ha 1 vagy 2 bekezdésnél többet ír, akkor valószínűleg videocsevegésen vagy személyesen kell megadnia az információkat az embereknek.
- Próbáljon gyorsan a lényegre térni, és kerülje a rengeteg kellemesség írását.
- Az emberek hajlamosak rövid sorozatokban olvasni az e -maileket. Ha túl sok információt ad hozzá, nagy valószínűséggel egyesek elvesznek.
- Legyen rövid az e-mailje, de próbálja elkerülni a tompa mondatokat vagy az egyszavas válaszokat. Ezek kissé durvanak tűnhetnek, különösen a számítógép képernyőjén.
4. módszer a 10 -ből: Világosan fogalmazza meg, mire van szüksége
1. lépés. Ha valamit kér, győződjön meg arról, hogy érthető
Ne verje körül a bokor-állapotot, amire szüksége van egyértelműen és közvetlenül, hogy ne legyen félreértés. Ha van idővonal, akkor azt is feltétlenül tüntesse fel. Ügyeljen azonban arra, hogy a hangja világos legyen. Például:
- "Hétfő estére szükségem van a havi előrehaladási jelentésre a postaládámban."
- "Ha a hét végéig megkapná nekem ezt a csapat -visszajelzési űrlapot, az nagyszerű lenne."
5. módszer a 10 -ből: Szervezze gondolatait bekezdésekkel
1. lépés. Segít az embereknek könnyen elolvasni az információkat
Amikor új témára tér, válassza el azt egy új bekezdéssel, hogy az e -mailjei áttekinthetők legyenek. Segít az olvasónak az üzenet gyors beolvasásában, hogy megtalálja a számára leginkább releváns részeket.
Használja a „szintén”, a „következő” és az „utolsó” szavakat a bekezdések kezdéséhez
6. módszer a 10 -ből: Adjon hozzá egy konkrét tárgysort
1. lépés. Tudassa az emberekkel, hogy pontosan miről is szól az e -mail
Győződjön meg arról, hogy tárgya konkrét; például a „Jelentés” megírása helyett próbáljon ki valamit: „Havi tervezési jelentés: 2021. június”. Kollégái nagyobb valószínűséggel nyitják meg és olvassák el, ha tudják, hogy fontos és releváns számukra.
Ez segít abban is, hogy e -mailjei ne kerüljenek a spam mappába
7. módszer a 10 -ből: Helyesbítés az elírásokhoz
1. lépés. A hibák valóban eldobhatják az üzenetet
Bár a legtöbb helyesírás-ellenőrző hibás szavakat fog el, nem fogja tudni a rossz szóválasztást vagy valakinek a rosszul írt nevét. Olvassa el a hiányzó írásjeleket vagy nyelvtani hibákat is, mivel ezek azt gondolhatják, hogy nem érdekli. Töltsön el 2-3 percet az e -mail elolvasásával, mielőtt elküldi, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nincsenek kirívóan nyilvánvaló hibák.
Professzionális környezetben nagyon fontos valakinek a nevét helyesen írni. Szánjon egy percet arra, hogy kétszer is ellenőrizze, hogy megvan -e, mielőtt elküldi, hogy elkerülje a kellemetlenségeket a jövőben
8. módszer a 10-ből: Olvassa el újra az e-maileket a hangjelzés érdekében
1. lépés Gondolja át, hogy a címzettek hogyan fogják olvasni az üzenetet
Valami ilyesmi: „Beszéljünk később” ártatlannak tűnhet számodra, de az olvasó kollégája azt gondolhatja, hogy bajban vannak, vagy hogy haragszik. Módosítsa valami ilyesmire: „Van ideje beszélgetni később a jelentés közelgő változásairól?” hogy egy kicsit világosabb legyen.
- Soha ne használjon nagybetűket az e -mailjeiben! Ha egy mondatot nagybetűvel írunk, azt általában úgy tekintjük, mintha valaki kiabálna valakivel a számítógép képernyőjén keresztül.
- Ahelyett, hogy „Küldje be változtatásait holnap reggelig”. próbálkozzon valami ilyesmivel: „Mivel a határidő holnap délután van, holnap reggelre szükségem lesz a változtatásokra. Tudassa velem, hogy ez az idővonal megfelel -e Önnek.”
9. módszer a 10 -ből: Szünet, mielőtt válaszol a gyulladásos e -mailre
1. lépés Ha olyan e -mailt kap, amely dühösnek érzi magát, szánjon egy percet a lélegzetvételre
Vágó válasz készítése helyett számoljon 10 -ig (vagy 1000 -ig), amíg nyugodtnak érzi magát. Ezután olvassa el újra az e-mailt, hogy megtudja, valóban sértő-e vagy sem. Valószínűleg kicsit félreértette az üzenetet, és valójában nem is olyan rossz.
Ha továbbra is szükségét érzi a dühös válasznak, várjon 24 órát, mielőtt elküldi. Ezután egy nap múlva nézze meg újra a válaszát, hogy megnézze, továbbra is el szeretné -e küldeni
10. módszer a 10 -ből: Adja meg az embereknek a kétely hasznát
1. lépés. Nehéz pozitív hangot közvetíteni egy e -mailben
Ha elolvas valamit, amit egy kolléga küldött Önnek, és azonnal megsértődik, tegyen egy lépést hátra, és olvassa el újra, amit írt. Próbálja meg feltenni magának a kérdést, hogy lehet-e más módon értelmezni a hangot-ez az e-mail valóban durva, vagy csak tompa?
Például valaki azt írhatja: „Szükségem van erre a jelentésre ma estig.” Első pillantásra ez kicsit hidegnek és érzelemmentesnek tűnik. Ez azonban nem feltétlenül durva, csak tényszerű és rövid
Tippek
Az e-maileket gyakran nem sürgősnek tekintik. Ha azonnal választ szeretne kapni, próbáljon személyesen vagy videocsevegésen keresztül beszélni kollégájával
Figyelmeztetések
- Annak ellenére, hogy a hangulatjelek és hangulatjelek hangot jeleznek, ne használja őket professzionális e -mailekhez.
- Ne küldjön sértő vagy gyulladó e -maileket, különösen olyan személynek, akit nem nagyon ismer.
