Azt gondolhatja, hogy csak az iskolai tanároknak kell aggódniuk a részvétel miatt, de valójában ez is fontos üzleti gyakorlat. Kis- és nagyvállalkozások számára egyaránt a pontos részvételi adatok sokat elárulhatnak a hatékonyságról, a jövedelmezőségről és a munkavállalók elégedettségéről. A modern technológiának köszönhetően számos módja van az alkalmazottak részvételének rögzítésére és az adatok hatékony felhasználására.
Lépések
1. módszer a 3 -ból: Jelenléti adatok gyűjtése
1. lépés Egyszerű táblázatot csak akkor használjon, ha kisvállalkozást üzemeltet
Ha 5 vagy kevesebb alkalmazottja van, és esetleg 10 vagy kevesebb alkalmazottja, akkor egy nagyon egyszerű jelenléti rögzítési módszer használata az Ön számára is hasznos lehet. A Microsoft Office vagy a Google Dokumentumok táblázatban nyomon követheti a részvételt és az órákat, vagy akár támaszkodhat a papír táblázatokra. Válassza azonban a fejlettebb követési lehetőségeket, ha több mint 5-10 alkalmazottja van.
- A vállalkozás méretétől függetlenül mindig használjon világos rendszert a részvétel és az órák rögzítésére. Ne bízzon emlékezetében vagy az alkalmazott szavában, amikor nyomon követi a dolgokat!
- Ha inkább a papíralapú táblázatot választja, keresse meg az interneten az igényeinek megfelelő nyomtatható sablont.
2. lépés Készítsen Office vagy Dokumentumok sablont a táblázat egyszerűsítéséhez
Mind a Microsoft Office, mind a Google Dokumentumok kiegészítő sablonokat kínálnak az alkalmazottak jelenlétének és óráinak rögzítésére. Egy általános táblázathoz képest ez az opció megkönnyítheti az alkalmazottak számára a nyitvatartási idő megadását, valamint az adatok nyomon követését és elemzését.
Bár ez a lehetőség hatékonyabb, mint egy alap papír vagy elektronikus táblázatkezelő, ezt a lehetőséget mégis a legjobb a kisvállalkozásokra bízni-talán a legfeljebb 20 főt foglalkoztató vállalkozásokra
Lépés 3. Szerződjön ki a nyilvántartás vezetéséről, ha az idő- és költséghatékony
Sok kis- és nagyvállalkozás számára a részvételi adatok rögzítésének legjobb módja az, ha valaki mást fizet érte! A legtöbb esetben alkalmazottai beírják részvételüket és óráikat egy webportálba vagy alkalmazásba, a vállalkozó pedig tárolja az adatokat, és ezek alapján rendszeres jelentéseket nyújt Önnek.
Egyes vállalatok átalánydíjat számítanak fel a munkavállalói szintek alapján-például havi 20 USD-t legfeljebb 10 munkavállalóért-, míg mások alkalmazottonként. Hasonlítsa össze a költségeket, a szolgáltatásokat és a szolgáltatásokat, amikor harmadik féltől származó vállalatot választ, hogy nyomon kövesse alkalmazottai jelenlétét és óráit
4. lépés: A házon belüli nyilvántartást csak akkor kezelje, ha rendelkezik informatikai kapacitással
Közepes vagy nagyvállalatként előfordulhat, hogy nem biztos, hogy kényelmesen gazdálkodik nyilvántartásaival, esetleg pénzügyi vagy biztonsági okokból. A 100, 1 000 vagy akár 10 000 alkalmazott részvételének és óráinak nyomon követéséhez erős informatikai részlegre van szükség, amely képes kifejleszteni és fenntartani a szükséges adatgyűjtési, tárolási és elemzési infrastruktúrát. Az informatikai és HR osztályának is jól kell tudnia együttműködni!
Gondosan mérlegelje a nyilvántartás vezetésének költségeit és előnyeit, szemben a harmadik féllel kötött szerződéssel
2. módszer a 3 -ból: A technikai részvétel nyomon követése
1. lépés. Az alkalmazottak személyi igazolványukkal „csúsztassanak be” és „kifelé”
Ez alapvetően a modern verziója annak, hogy az alkalmazottak papírbélyegző kártyával „be- és kint” vannak. Ennek előnye, hogy az adatokat közvetlenül a saját vagy harmadik fél nyilvántartási infrastruktúrájába küldik tároláshoz és elemzéshez.
A csúsztatható kártyaállomások azokkal az alkalmazottakkal működnek a legjobban, akik egy helyhez ragaszkodnak, és rendes munkaidőben dolgoznak a szokásos munkanapjukon-például irodai dolgozók, tanárok vagy gyári dolgozók
2. lépés Biometria vagy videó segítségével korlátozza a „haveri lyukasztást” az azonosító szkennereknél
Míg a késői vagy távollévő munkatársakra való bejelentkezés-úgynevezett „haveri lyukasztás”-könnyebb volt lyukasztó kártyákkal, mégis lehetséges, hogy ellopja a munkatársa személyazonosító okmányát, és elérje ugyanazt a célt. Ha aggódik amiatt, hogy ez problémát jelent a munkaerő körében, fontolja meg, hogy befektethet olyan intézkedésekbe-például videokamerákba vagy biometrikus szkennerekbe-, amelyek javítják a lapkártya-állomások biztonságát és pontosságát.
- A biometrikus szkennerek, amelyek általában ujjlenyomat -engedélyt igényelnek, használhatók személyi igazolvány -szkennerekkel együtt.
- A biztonsági kamerák telepítése az ellopókártya -állomásokon segíthet azonosítani a gyanús „haveri ütéseket”.
3. lépés Kövesse nyomon az irodán kívüli alkalmazottak óráit egy telefonos alkalmazással
Az ellopkártyák nem működnek jól azoknál az alkalmazottaknál, akik otthonról vagy több helyről dolgoznak. Ehelyett kérje meg őket, hogy „ütközzenek be” és „ki” egy alkalmazással, amelyet a munkahelyi vagy személyes telefonjukra telepítettek. Sok esetben egyszerűen meg kell nyomniuk egy gombot, hogy elindítsák és leállítsák a futó órát, amely követi a részvételt és az órákat.
Ha vállalkozása már harmadik félnek bízja meg nyilvántartását, akkor az ilyen típusú alkalmazások a csomag részeként szerepelhetnek. Ebben az esetben az alkalmazottak saját bejegyzett részvételi adatainak zökkenőmentesen be kell épülniük az általános nyilvántartásba
Lépés 4. Fontolja meg a GPS hely- és időkövetést a széles körben utazó alkalmazottak számára
Ez a fajta nyomkövető rendszer akkor működik jól, ha vannak alkalmazottai, akik munkájuk során meghatározott helyek között utaznak. Munkatelefonjaik GPS -je nyomon követi, amikor a meghatározott munkazónákban voltak, és ez alapján megállapítható a teljes munkaidő.
A GPS nyomkövetés opcionális funkció néhány „időkártya” alkalmazásban. Ezt a funkciót minden bizonnyal a legjobban a munkahelyi telefonokkal lehet használni, mivel az alkalmazottak nyomon követése a személyes telefonjukon kissé túlságosan „nagytestvér” érzésű lehet
3. módszer 3 -ból: A jelenléti adatok kezelése
1. lépés. Törölje össze a számokat, és nézze meg, hogy a jelenléti problémák hogyan befolyásolják az Ön vállalkozását
A pontos munkavállalói részvételi nyilvántartás vezetésével kiszámíthatja, hogy a pozitív és negatív jelenléti minták milyen hatással vannak az eredményre. Ezeket az adatokat pedig felhasználhatja a munkahelyi és HR -stratégiák beállításához a nagyobb hatékonyság érdekében.
Néhány gyors számítás például megadhatja az „incidenciaarányt”-a 100 munkavállalóra jutó hiányzások számát egy meghatározott időtartam alatt. Hasonló adatpontok, mint például az „inaktivitási arány” és a „súlyossági arány” is használhatók a jelenlét és a távolmaradás gazdasági hatásának megállapításához
2. lépés Ismerje fel azokat a munkavállalókat, akik betartják a megfelelő jelenléti eljárásokat
Egy kis pozitív megerősítés sokat segíthet! Használja az összegyűjtött adatait azon személyazonossággal foglalkozó alkalmazottak számára, akik csillagászati jelenléti rekordokkal rendelkeznek. Adjon nekik nyilvános elismerést, dicséretet és esetleg jutalmakat-még néhány ajándékkártya vagy egy kis bónusz is ösztönözhet másokat, hogy kövessék példájukat.
Ne feledje, hogy a „jó részvétel” nem feltétlenül jelenti azt, hogy a munkavállaló soha nem hagyja ki a munkát. Ez azt is jelenti, hogy lelkiismeretesen kell pihenni, például a szabadság előtti megfelelő értesítéssel, vagy otthon maradva, amíg felépülnek a betegségből
Lépés 3. Találkozzon egy alkalmazottal, akinek jelenléti problémái vannak, mielőtt intézkedne
Amikor az adatok a jelenléti problémával küzdő munkavállalót azonosítják, ne ugorjon egyenesen a fegyelemhez vagy a felmondáshoz. Ehelyett találkozzon velük (és egy HR -képviselővel vagy hasonló érintett féllel), hogy megvitassák a problémát. Írjon írásban egy cselekvési tervet, amely egyértelmű útmutatást és referenciaértékeket ad a munkavállalónak a részvételi elvárások teljesítéséhez.
Lehet, hogy például egy elkötelezett alkalmazottal van dolga, aki otthon sürgető problémákkal küzd. Ebben az esetben előfordulhat, hogy az ütemezést vagy a munkaterhelést módosítani kell, ahelyett, hogy egy értékes dolgozót elhamarkodottan elszabadítana
Lépés 4. Óvatosan navigáljon a bürokrácia alatt, amikor fegyelmezi vagy felmondja a munkavállalót
Mindig kövesse az egyértelmű, következetes eljárást, amikor fegyelmezést ad ki a jelenléti problémákkal küzdő munkavállalónak, és különösen az elbocsátás előtt. Ideális esetben jogi tanácsadónak kell tanácsot adnia, elsősorban a munkajoggal. Ellenkező esetben a vágott-szárított tüzelés drága pert eredményezhet.
