Barátságos emlékeztető e -mail írása bonyolult lehet. Nem akarsz rámenősnek vagy türelmetlennek tűnni, de fontos, hogy átadd az üzenetedet. Állítson be barátságos hangot e -mailjében üdvözléssel és lágy kifejezésekkel. Fedje le az emlékeztető e -mail szükséges adatait, hogy a címzett egyértelműen tudja, mit szeretne. Biztosítson hibamentes e-mailt, hogy ne csak barátságos, hanem profi is legyen.
Lépések
Rész 1 /3: Barátságos hang beállítása
1. lépés Üdvözölje a címzettet
Üzleti helyzetekben előfordulhat, hogy szabványos üdvözletet kell használnia, például "Kedves ilyen-olyan". A személyre szabott e -mailek azonban egyre inkább szabványossá válnak. Néhány e -mail üdvözlet, amelyek segíthetnek barátságos hangvételben az elején:
- szia John
- Szia
- Rég nem láttalak
- Hé!
2. Lépjen kapcsolatba a címzettel
Ha csak ragaszkodik az emlékeztetőhöz, az üzenet hidegnek tűnhet. Hivatkozz személyes kapcsolatodra a címzettel, olyan kifejezésekkel, amelyek tükrözik a barátságodat és a közös élményeidet. Ezek a következők lehetnek:
- Hogy halad az iskola?
- Barátom, hogy voltál?
- Nagyon jól éreztem magam veled a múlt hétvégén.
- Mikor beszéltünk utoljára, egy hónapja?
- Az utazás, amit együtt tettünk, nagyszerű volt! Hamarosan újra meg kell tennünk.
3. lépés Lágyítsa a kifejezéseket
Ez különösen fontos az e -mail emlékeztető részénél. Ha már egy ideje nem vette fel a kapcsolatot a címzettel, akkor lehet, hogy könnyű bocsánatkérést vagy ürügyet kér, hogy csak emlékeztetőül vegye fel a kapcsolatot. Néhány példa a lágyított kifejezésekre:
- Tudom, hogy már régen beszéltünk, de emlékeztetni akartam…
- Annyira felpörögtek a dolgok az új babával, csak most emlékeztem arra, hogy emlékeztesselek …
- Tudom, hogy elfoglalt voltál, ezért nem akartam megbántani, de emlékeztetőt akartam küldeni…
4. Légy udvarias
Ha az emlékeztető fontos, könnyű túl erősnek találni. Ne feledje, hogy a címzettnek történései vannak az életében. Ne felejtsd el azt mondani, hogy "kérlek" és "köszönöm", és ezzel egyenértékű kifejezéseket is. Udvarias kifejezéseket is tartalmazhat, például:
- Bocsánat, hogy zavarlak, de biztos akartam lenni benne…
- Ha tud, válaszoljon erre az e -mailre, amint van ideje …
- Köszönjük, hogy időt szánt erre az emlékeztetőre adott válasz elolvasására. Értékelem ezt.
- Várom válaszát.
2. rész a 3 -ból: A szükségesek fedezése
Lépés 1. Használjon tárgysort
Nem kell okos témakört írni. Azok, amelyek világosak és lényegre törőek, a leghasznosabbak lesznek. Ezek lehetővé teszik a címzett számára, hogy egy pillanat alatt megismerje az e -mail célját. A barátságos e -mail emlékeztető néhány gyakori lehetősége lehet:
- Bejelentkezés
- Gyors emlékeztető a…
- Közelgő utazás/esemény/stb.
- Utazás/rendezvény/stb. Létszáma.
2. lépés. Ne felejtse el beírni az emlékeztetőt
Ha annyira igyekszik barátságos és udvarias lenni, könnyen elhagyhat valamit, például az emlékeztetőt. Tegye emlékeztetőjét az e -mail elejére, röviddel az üdvözlés és a rövid személyes kapcsolat után. Például:
- "Szia, Régóta beszélünk, Ben. Hogy vannak a feleséged és a gyerekeid? Az enyémek eléggé elfoglaltak, de szerettem volna veled bejelentkezni…”
-
Hé!
Nagymama, üzenetet akartam küldeni neked. Sajnálom, hogy ennyire elfoglalt voltam. Csak emlékeztetni akartam az ebéd időpontunkra …"
3. lépés. Használjon tömör nyelvet
Általában igaz, hogy az udvarias nyelv hosszabb kifejezéseket használ. Például a "Dolgozz keményebben" kifejezés politikusabb lenne: "Jó ötlet lehet, ha keményebben dolgozol". Bár udvariasak, ezek a hosszú kifejezések megnehezíthetik az e -mail fókuszának meghatározását.
Használjon egyszerűsített struktúrát e -mailjeihez. Ez így nézhet ki: Üdvözlés (nyitó) → Személyes kapcsolat → Emlékeztető → Valediction (zárás)
4. lépés Szerkessze ki a szükségtelen információkat
Minden mondat és minden mondatrész esetében tegye fel magának a kérdést: "Szükséges ez?" Bizonyos esetekben a „szükséges” jelenthet olyan széles körűet, mint „Szükséges, hogy az e -mailjeim ne hangzanak hidegen”. Távolítsa el az e -mail felesleges részeit.
Általában a határozószavakat (például "nagyon", "valóban", "valóban", "rendkívül" és "határozottan") el lehet távolítani, hogy tömörebb legyen az üzenet
Lépés 5. Zárja be az e -mailt egy megjegyzéssel
A "Valediction" egy fantasztikus szó, amely "búcsúzást" jelent. A valedictions olyan kifejezéseket tartalmaz, mint a "Legjobb", "Üdvözlettel", "Tisztelettel" és "Üdvözlettel". Az aláírásnak követnie kell a vallomását. Ezek a gyakori tanácsok azonban személytelennek tűnhetnek. Esetleg próbálj ki valami ilyesmit:
- A barátod
- Egészségére
- Minden jót
- Szép napot
- Címke, te vagy az
- Várom válaszát
Rész 3 /3: Hibamentes e-mail biztosítása
1. lépés: Olvassa el az e -mailjét
Még ha egyszer vagy kétszer gyorsan végignézi az e -mailjeit, sok egyszerű hiba kiküszöbölhető, amelyek az írás közben becsúszhattak. Miután befejezte a zeneszerzést, lektorálja az e -mailt helyesírás és nyelvtan szempontjából.
- Sok e -mail szolgáltatás ingyenes nyelvtani és helyesírás -ellenőrzővel rendelkezik. Ezek minősége az Ön e -mail szolgáltatójától függ. Bizonyos esetekben ezek az ellenőrzők nem túl pontosak.
- Ne felejtse el ellenőrizni a tárgysorát, az üdvözlését és a vallomását (zárás). Könnyű ezeken felvillanni, és csak az e -mail törzsére összpontosítani.
2. lépés Olvassa el hangosan az e -mailjét
Ha fontos e -mailt ír, vagy ha igazán barátságos vagy udvarias szeretne lenni valakivel, olvassa el hangosan az elejétől a végéig. Beszélgetősnek hangzik? Ha igen, akkor e -mailje készen áll a küldésre.
Írja át a mondatokat vagy szövegrészeket, amelyek furcsán hangzanak. Ennek értékelésekor használja a legjobb megítélését. Ez személyenként változó, a beszédstílusától függően
3. lépés Nézzen át egy másik személyt az e -mailre
Fontos kommunikáció esetén, például üzleti célokra, érdemes lehet, hogy egy másik személy ellenőrizze az emlékeztetőt, mielőtt elküldi. Ha tömör e -mailt írt, ez általában kevés időt vesz igénybe, és segíthet a legkisebb hibák észlelésében is.
- Ellenőrizze online üzenetküldő szolgáltatását. Küldjön üzenetet egy barátjának az interneten, és kérdezzen rá: "Hé, elolvasná egy rövid e -mailt, amit el kell küldenem? Csak egy percet vesz igénybe."
- Ne felejtse el kifejezni háláját mindenkinek, aki elolvassa az e -mailjeit. Végül is szívességet tesznek neked.
