A megfelelő üdvözléssel indítani egy e -mailt bonyolult lehet. Ha professzionális e -mailt küld vagy ír valaki számára, akit nem ismer, általában a legjobb megoldás az, ha egy egyszerű, sokoldalú üdvözletet választ, mint például a „Szia”, mielőtt a személy vezetéknevével szólít meg. Ha egy barátjának, családtagjának vagy valaki másnak ír, akivel kötetlenebb a kapcsolata, akkor rendben van, ha egyszerűen csak a keresztnevén hivatkozik rájuk.
Lépések
1. módszer a 4 -ből: A megfelelő üdvözlet kiválasztása
Lépés 1. Mondja „Szia”, hogy barátságos jegyzetben kezdje e -mailjét
Egy egyszerű „Szia”, majd a személy neve, az e -mailek többségénél tökéletesen működik. Nyugodt és személyes, anélkül, hogy túlságosan formálisnak vagy alkalminak érezné magát. És mivel ilyen rövid és közvetlen, nem fogja elterelni az olvasó figyelmét, és nem fog kinézni a helyéről.
A „Szia” lehetőséget akkor is használhatja, ha egyszerre több címzettet szólít meg, mint például a „Sziasztok mindenkinek”
Tipp:
A „szia” nagyszerű, mindenre kiterjedő üdvözletet jelent, függetlenül attól, hogy e-mailje egy barátnak, felügyelőnek vagy egy idegennek szól.
2. lépés: Nyissa meg a „Kedves” billentyűt a hivatalosabb üzenetekhez
A „Kedves” sokoldalú üdvözlet-helyesebb, mint a „Szia”, de mégis meleg, kellemesen régimódi gyűrűvel rendelkezik. Ez tökéletes módja annak, hogy levelezést hívjon meg közeli szeretteivel és olyan emberekkel, akiket nem nagyon ismer.
Ez az üdvözlet barátokra és családra is használható
1. lépés.
- A „Kedves” szó magában hordozza az illem és a tisztelet jegyét is, amit a kevésbé formális üdvözletek nem.
- Ennek a nyitónak az egyik hátránya, hogy egyesek számára kissé túl formálisnak tekinthető, különösen üzleti környezetben.
2. lépés Névtelen üdvözlés, ha nem tudja a címzett nevét
Az „Üdvözlet” és a „Kinek szólhat” két leggyakoribb, sértő névtelen üdvözlet. Biztonságos fogadás azokban az időkben, amikor nem biztos abban, hogy ki fogja elolvasni az üzenetét.
- Kipróbálhat egy kétértelmű dolgot is, például: „Tisztelt Uram vagy Hölgyem”, bár ez kissé fülledtnek bizonyulhat a formálisabb e -mailek kivételével.
- A névtelen üdvözleteket leggyakrabban csoportoknak, például vállalkozásoknak és szervezeteknek írják, nem pedig egyéneknek.
Lépés 3. Írja be a személy nevét önmagában, ha a lényegre akar térni
Ha elgondolkodik azon, hogy melyik üdvözletet használja, vagy inkább hagyja, hogy az üzenete kerüljön a középpontba, teljesen rendben van, ha kimondja a címzett nevét, és ezt hagyja. Csak adjon hozzá vesszőt, hagyjon ki egy sort, és mondja ki, amit mondani szeretne.
- "Kisasszony. Thompson”nem hangzik többé -kevésbé formálisan, mint a„ Szia Ms. Thompson”, és lehetővé teszi, hogy megkerülje a legmegfelelőbb üdvözlés kiválasztásának határozatlanságát.
- A személy nevének üdvözlésként való használata önmagában is hasznos lehet a későbbi levelezésben, ha nem feltétlenül akar minden alkalommal új üdvözletet választani.
2. módszer a 4 -ből: A címzett megszólítása
1. lépés Hívja a személyt a keresztnevén, ha jól ismeri
Ez a szabály meglehetősen egyszerű: ha keresztnévvel él valakivel, nem árt a keresztnevét használni. Ellenkező esetben érdemes ragaszkodni a vezetéknevükhöz, nehogy elbizakodott legyen, és esetleg rossz irányba dörzsölje őket. F
Ha egy ismert ismerősének ír, akkor maga vezethet a nevével, vagy bevezetőként mellékelhet egy kötetlenebb üdvözletet (azaz „Hey Jackie”)
Figyelem:
Soha ne hivatkozz valakire, akivel még nem találkoztál a keresztnevén, hacsak nem mondja meg, hogy rendben van. Csak nem udvarias!
2. lépés. Hivatkozzon a professzionális és ismeretlen kapcsolatokra vezetéknevükön
Válasszon megfelelő üdvözletet (ne feledje, a „Szia”, a „Kedves” és az „Üdvözlet” különböző helyzetekben hasznos), majd ragadja meg a személy családi nevét. A legtöbb elküldött e -mail valószínűleg a címzett vezetéknevével kezdődik, különösen, ha azok működnek.
- Ha az e -mailt küldő nő nő, használja az „Ms” előtagot „Mrs.” helyett hacsak nem tudja pontosan, hogy házas.
- Ha a címzett vezetéknevét használja, udvarias és tiszteletteljes hangnemet teremt a követendő levelezéshez.
3. lépés Ha több címzettet köszönt, használjon olyan kifejezést, mint a „Mindenki”
A nagy csoportok sokféle embert tartalmazhatnak, és nem kíván feltételezéseket tenni a nemük vagy az ismeretségi szintjük tekintetében. Mivel az olyan kifejezéseket, mint a „srácok” és a „hölgyeim és uraim”, úgy is lehet értelmezni, mint a nemeket korlátozó fogalmakat, ezért a legjobb, ha valami befogadóbb mellett döntenek.
- Ügyeljen arra, hogy kerülje a túlságosan alkalmi üdvözléseket is, mint például „emberek” vagy „y’all”.
- A rossz kollektív névmás kidobása azt eredményezheti, hogy valamelyik olvasója marginalizáltnak vagy teljesen figyelmen kívül hagyottnak érzi magát.
4. lépés. Említse meg a személy címét vagy pozícióját, ha az releváns az üzenetéhez
Normális körülmények között furcsának tűnhet, ha e -mailt küld a „Üdvözlet Ügyfélszolgálati Képviselő” -nek. Ha azonban a személy pozíciója közvetlenül kapcsolódik az írás indokához, ez jó módja lehet annak, hogy felkészítse őt egy kérdésre, kérésre vagy panaszra.
- E -mail címe a „Direct of Communications” -nek, nem pedig „Mr. Everett”tájékoztatja a címzettet arról, hogy a szóban forgó ügy egyéni feladatainak ellátását jelenti.
- Hasonlóképpen, amikor kapcsolatba lép egy szervezet vezetőjével, a következő üdvözléssel fejezheti be a dolgot: "Kedves Salt Lake City -i Szervező".
3. módszer a 4 -ből: A gyakori üdvözlő hibák elkerülése
1. lépés. Ne felejtsen el mindig üdvözletet adni
Az e -mail üdvözlet írásának első számú szabálya, hogy győződjön meg róla, hogy van ilyen. Borzasztó lehet egy e -mail megnyitása és egy szövegblokk, amely nem tartalmaz bemutatkozást vagy személyes örömöket, és csak néhány másodpercbe telik néhány szó beírása, hogy összefoglalja a kommunikáció szándékát.
Az üdvözlet nélküli e -maileket sokan hiányosnak fogják tekinteni. Ennek eredményeként rosszul tükrözheti Önt vagy a hatékony kommunikációs képességet
Tipp:
Ne gondolja túl-ha nem tudja, mit tegyen még, válasszon egy egyszerű „Szia” lehetőséget, és irányítsa agyi erejét az e-mail többi részének megírására.
Lépés 2. Kerülje a „Hé” kifejezést, hacsak nem áll közel az írott személyhez
A „szia” olyan alkalmi, amennyire csak lehet. Emiatt elfogadható módja annak, hogy e-mailt küldjön a legjobb barátjának vagy az azonos rangú munkatársának, de nem egy magasabb rangú személynek vagy bárkinek, akivel először kommunikál.
- Bár ártalmatlannak tűnhetnek, a túlságosan informális üdvözletek, mint például a „Hé”, akaratlanul is jelezhetik a címzett tiszteletének hiányát.
- Más oldott címzési módokat, mint például a „Mi újság” vagy „Yo”, soha ne használja az e-mailekben. Ezeket az üdvözleteket inkább szöveges üzenetváltásokra lehet fenntartani.
3. Légy óvatos, ha olyan időfüggő üdvözléseket használ, mint a „Jó napot
”Az írás idejére való hivatkozás személyre szabottabb hangulatot kölcsönözhet e -mailjeinek, és lehetővé teszi, hogy jobban kapcsolatba léphessen a címzettel. Ezt azonban csak akkor tegye, ha biztos abban, hogy ugyanabban az időzónában vannak. Ha nem, akkor a végén tanácstalannak vagy meggondolatlannak tűnhet.
- A „Jó reggelt” mondás valakinek, aki a világ másik végén él, zavart okozhat, különösen akkor, ha e-mailjei időérzékeny információkat tartalmaznak.
- Ha a szívét ezen üdvözlések valamelyikén használja, nem árt, ha egy pillanatra megnézi, hogy mennyi idő (és dátum!) Van azon a helyen, ahol a címzett elolvassa az üzenetet.
4. lépés: Az írásjelek legyenek egyszerűek és megfelelőek
A legjobb módja annak, hogy bármilyen üdvözletet formázzon, írja be üdvözletét és a címzett nevét, majd illesszen be egy vesszőt, hogy segítsen a szemüknek átjutni az e -mail törzsébe. Azt gondolhatja, hogy a felkiáltás kifejezőbb, de van esély arra, hogy fiatalkorúként vagy szakszerűtlenül olvassák.
- Bizonyos esetekben a köszöntést kettősponttal vagy kötőjellel fejezheti be, hogy formálisabb vagy alkalmibb hatást érjen el.
- A túl sok izgalom közvetítése akár bosszanthatja is azt, akinek ír, ha nem osztja a lelkesedését.
5. lépés. Győződjön meg róla, hogy helyesen írta be a címzett nevét
Mielőtt megnyomná a „küldés” gombot, ellenőrizze kétszer a személy nevének helyesírását, amint az egy korábbi e-mailben vagy eredeti dokumentumban szerepel. Az ártatlan helyesírás nem a szó vége, de ugyanazt a hibát többször elkövetve azt mondja, hogy nem törődik eléggé a helyes megoldással.
- Ha különösen kihívó vagy szokatlan névvel találkozik, ellenőrizze, hogy másolhatja -e és beillesztheti -e azt közvetlenül az e -mailbe külső forrásból.
- Fennáll annak a kockázata, hogy elidegeníti olvasóját, ha következetlenül rosszul írja be a nevét.
4. módszer a 4 -ből: Az e -mail nyitó sorának kialakítása
1. lépés. Azonnal jelezze az e -mail célját
Az első mondat segítségével mondja el a címzettnek, hogy pontosan miért ír. Így nem maradnak lógva. Ez általában olyan egyszerű, mint az, hogy az üzenet törzsében megbeszélt dolgokat központi gondolattá pároljuk, és rövid bevezetővé alakítjuk.
- Az e -mailek megfelelő nyitója lehet: „Írok, hogy érdeklődjek…” vagy: „Szeretném kikérni a véleményét…”
- Ne unja meg címzettjét hosszadalmas bevezetővel vagy felesleges információkkal. Nem kell verni a bokrot-csak ugorjon bele.
2. lépés Köszönje meg címzettjének, ha választ ír
Amikor visszatér valakihez az Ön által küldött üzenetről, szokás egy pillanatra megköszönni. Ha valamiért megköszönik, nagyon örömteli lehet, és egy kis köszönetnyilvánítás segít megbizonyosodni arról, hogy levelezése a jobb lábon indul.
- Az első mondat megfogalmazása során ügyeljen arra, hogy ismerje el vagy foglalja össze az eredeti e -mail célját, például a „Köszönjük, hogy a közelmúltbeli tapasztalataival kapcsolatban felvette a kapcsolatot az Acme Corporation -nel” vagy a „Köszönöm, hogy ilyen gyorsan válaszolt.”
- Ha levelezése nem az üzleti tevékenységhez kapcsolódik, akkor valami ilyesmit nyithat: „Köszönöm, hogy felkereste. Olyan régen beszéltünk!"
3. lépés: Köszöntje a közeli kapcsolatokat személyesebb megjegyzéssel
Ha ésszerűen ismeri a címzettet, akkor inkább szentimentálisabb megközelítést választ, ha bejelentkezik hozzájuk, vagy frissítéseket kér az életéről. A személyes üdvözletek bensőséges hangulatúak, és barátságos, szívből jövő dinamikát teremtenek.
- Használhat egy vezető sort, mint például: „Gratulálok az új babához!” vagy „Éppen Brooklynban voltam, és sok jó emléket idézett fel”, hogy emlékeztessen egy rokonát vagy nyájas irodatársát arra, hogy a gondolataiban vannak.
- Győződjön meg arról, hogy bármilyen személyes megjegyzése vagy kérdése helyénvaló, figyelembe véve a címzettjével való kapcsolatát. Kérdezd meg: „Hogy tetszik az új lakásod?” kikerülhet valakit, akivel csak egyszer vagy kétszer találkozott.
4. Lépés egy kis humorral, mint figyelemfelkeltő jégtörő
Míg a szakmai világban gyakran elriasztják a humort, egy pillanatra üdvözülést nyújthat a gyakorlati mindennapi kommunikáció merész természetéből, ha ésszerűen használják. A legtöbb ember hozzászokott a száraz, lényegre törő e-mailek átfutásához, így a vicces üdvözletek hatással lehetnek az olvasóra, és elkötelezettebbé teszik őket.
"Ha kicsit fel akarja világosítani a dolgokat, próbáljon ki egy nyitó sort, mint például:" Már péntek van? " vagy: „Tudom, mennyire szereted először hallani rólam reggel.”
Figyelem:
Egy gyors észjárás vagy egy buta szójáték hasznos lehet a színtelen professzionális e-mailek felélénkítéséhez, de csak akkor, ha a helyzet megkívánja.
Tippek
- Annak ellenére, hogy rövid, az üdvözlés az üzleti e -mailek egyik legfontosabb része. Ez lényegében megadja a címzettnek az első benyomást rólad és a szakmai viselkedésről.
- A legtöbb ember adott vagy preferált neve megtalálható a feladói adatokban vagy az e -mail címükben.
- Ha véletlenül megtudja a névtelen címzett nevét az első e -mail után, feltétlenül írja be azt a későbbi üzenetekbe, hogy tudomásul vegye a változást és személyesebb legyen.
