Ez a wikiHow megtanítja, hogyan kell automatizálni az adatok jelentését a Microsoft Excel programban. Külső adatok esetében ez a wikiHow megtanítja, hogyan kell lekérdezni és jelentéseket készíteni bármely külső adatforrásból (MySQL, Postgres, Oracle stb.) A munkalapon belül, Excel bővítmények használatával, amelyek összekapcsolják a munkalapot külső adatforrásokkal.
Az Excel munkalapon már tárolt adatok esetében makrókat használunk a jelentések elkészítéséhez és exportálásukhoz különféle fájltípusokban egy gomb megnyomásával. Szerencsére az Excel beépített lépésrögzítővel rendelkezik, ami azt jelenti, hogy nem kell saját maga kódolnia a makrókat.
Lépések
1 /2 módszer: Az Excelben már szereplő adatokhoz
1. lépés. Ha a jelenteni kívánt adatokat már tárolja, frissíti és karbantartja az Excelben, akkor a makrók használatával automatizálhatja a jelentési munkafolyamatokat
A makrók egy beépített funkció, amely lehetővé teszi az összetett és ismétlődő feladatok automatizálását.
2. lépés: Nyissa meg az Excel programot
Kattintson duplán (vagy kattintson, ha Mac-en van) az Excel alkalmazás ikonjára, amely zöld alapon fehér "X" -re hasonlít, majd kattintson Üres munkafüzet a sablonok oldalon.
- Mac esetén előfordulhat, hogy rákattintania kell Fájl majd kattintson Új üres munkafüzet a megjelenő legördülő menüben.
- Ha már rendelkezik Excel-jelentéssel, amelyet automatizálni szeretne, akkor kattintson duplán a jelentés fájljára az Excelben való megnyitásához.
3. lépés Ha szükséges, írja be a táblázat adatait
Ha még nem adta hozzá azokat az oszlopcímkéket és számokat, amelyeknek az eredményeit automatizálni szeretné, akkor a folytatás előtt tegye meg.
4. lépés: Engedélyezze a Fejlesztő lapot
Alapértelmezés szerint a Fejlesztő fül nem jelenik meg az Excel ablak tetején. Az operációs rendszertől függően a következőképpen engedélyezheti:
- Windows - Kattintson Fájl, kattintson Lehetőségek, kattintson Szalag testreszabása az ablak bal oldalán jelölje be a "Fejlesztő" négyzetet az ablak jobb alsó sarkában (előfordulhat, hogy először le kell görgetnie), majd kattintson rendben.
- Mac - Kattintson Excel, kattintson Preferenciák…, kattintson Szalag és eszköztár, jelölje be a "Fejlesztő" négyzetet a "Fő lapok" listában, és kattintson a gombra Megment.
5. lépés Kattintson a Fejlesztő gombra
Ennek a lapnak most az Excel ablak tetején kell lennie. Ezzel egy eszköztár jelenik meg az Excel ablak tetején.
6. lépés. Kattintson a Makró rögzítése elemre
Az eszköztáron van. Megjelenik egy felugró ablak.
7. lépés. Írja be a makró nevét
A "Makró neve" szövegmezőbe írja be a makró nevét. Ez segít a makró későbbi azonosításában.
Például, ha olyan makrót hoz létre, amely diagramot készít a rendelkezésre álló adatokból, akkor nevezze el "Diagram1" -nek vagy hasonlónak
8. Létrehoz egy gyorsbillentyű kombinációt a makróhoz
A billentyűparancs létrehozásához nyomja meg a ⇧ Shift billentyűt egy másik gombbal (például a T billentyűvel) együtt. Ezt fogja használni a makró későbbi futtatásához.
Mac számítógépen a gyorsbillentyűkombináció a következő lesz: ⌥ Option+⌘ Command és a billentyű (pl. ⌥ Option+⌘ Command+T)
9. lépés. Tárolja a makrót az aktuális Excel dokumentumban
Kattintson a "Makró tárolása itt" legördülő listára, majd kattintson a gombra Ez a munkafüzet hogy a makró mindenki számára elérhető legyen, aki megnyitja a munkafüzetet.
A makró mentéséhez az Excel fájlt speciális formátumban kell mentenie
10. lépés. Kattintson az OK gombra
Az ablak alján van. Ezzel elmenti a makróbeállításokat, és rögzítési módba helyezi Önt. A felvétel leállításáig megtett lépések rögzítésre kerülnek.
11. lépés. Végezze el az automatizálni kívánt lépéseket
Az Excel nyomon követ minden beírt kattintást, billentyűleütést és formázási lehetőséget, és hozzáadja őket a makró listájához.
- Ha például adatokat szeretne kiválasztani, és diagramot szeretne készíteni belőlük, akkor jelölje ki az adatait, kattintson a gombra Beszúrás az Excel ablak tetején kattintson egy diagramtípusra, kattintson a használni kívánt diagramformátumra, és szükség szerint szerkessze a diagramot.
- Ha a makró segítségével értékeket szeretne hozzáadni a cellákból A1 keresztül A12, kattintson egy üres cellára, írja be = SUM (A1: A12), és nyomja meg az. Enter billentyűt.
12. lépés. Kattintson a Felvétel leállítása gombra
Ebben van Fejlesztő fül eszköztárát. Ezzel leállítja a felvételt, és a rögzítés során tett lépéseket egyéni makróként menti.
13. lépés. Mentse el az Excel-lapot makró-engedélyezett fájlként
Kattintson Fájl, kattintson Mentés másként, és módosítsa a fájlformátumot erre xlsm ahelyett xls. Ezután megadhat egy fájlnevet, kiválaszthatja a fájl helyét, és kattintson a gombra Megment.
Ha ezt nem teszi meg, akkor a makró nem kerül mentésre a táblázat részeként, vagyis a számítógépen lévő más személyek nem tudják használni a makrót, ha elküldi nekik a munkafüzetet
14. lépés. Futtassa a makrót
Ehhez nyomja meg azt a billentyűkombinációt, amelyet a makró részeként hozott létre. Látnia kell, hogy a táblázat a makró lépései szerint automatizálódik.
A makróra kattintással is futtathat Makrók ban,-ben Fejlesztő lapon válassza ki a makró nevét, majd kattintson a gombra Fuss.
2. módszer 2 -ből: Külső adatokhoz (MySQL, Postgres, Oracle stb.)
1. lépés: Töltse le a Kloudio Excel beépülő modulját a Microsoft AppSource -ból
Ez lehetővé teszi, hogy állandó kapcsolatot alakítson ki egy külső adatbázis vagy adatforrás és a munkafüzet között. Ez a bővítmény a Google Táblázatokkal is működik.
2. lépés: Hozzon létre kapcsolatot a munkalapja és a külső adatforrás között a + gombra kattintva a Kloudio portálon
Írja be az adatbázis részleteit (adatbázis típusa, hitelesítő adatok), és válassza ki a biztonsági/titkosítási beállításokat, ha bizalmas vagy vállalati adatokkal dolgozik.
3. lépés: Miután létrehozta a kapcsolatot a munkalapja és az adatbázisa között, az Excel elhagyása nélkül lekérdezhet és készíthet jelentéseket külső adatokból
Hozza létre egyéni jelentéseit a Kloudio portálról, majd válassza ki őket az Excel legördülő menüjében. Ezután további szűrőket alkalmazhat, és kiválaszthatja a jelentés frissítésének gyakoriságát (így az értékesítési táblázatot hetente, napon vagy óránként automatikusan frissítheti.)
4. lépés. Ezenkívül adatokat is bevihet a csatlakoztatott munkalapra, és frissítheti a külső adatforrást
Hozzon létre egy feltöltési sablont a Kloudio portálról, és manuálisan vagy automatikusan feltöltheti a táblázatban végrehajtott módosításokat a külső adatforrásba.
Videó - A szolgáltatás használatával bizonyos információk megoszthatók a YouTube -lal
Tippek
- Csak akkor töltse le az Excel beépülő modulokat a Microsoft AppSource -ból, ha nem bízik a külső szolgáltatóban.
- A makrók az egyszerű feladatoktól (pl. Értékek hozzáadása vagy diagram létrehozása) az összetett feladatokig (pl. A cella értékeinek kiszámítása, diagram létrehozása az eredményekből, a diagram címkézése és az eredmény kinyomtatása) bármire használhatók.
- Amikor megnyit egy táblázatot a makróval együtt, előfordulhat, hogy kattintania kell Tartalom engedélyezése a makró használata előtt az ablak tetején található sárga sávban.
Figyelmeztetések
- A makrók rosszindulatúan használhatók (például fájlok törlésére a számítógépen). Ne futtasson makrókat nem megbízható forrásokból.
- A makrók szó szerint minden lépést végrehajtanak a felvétel során. Győződjön meg arról, hogy véletlenül nem adja meg a helytelen értéket, ne nyisson meg egy programot, amelyet nem szeretne használni, vagy töröljön egy fájlt.
